Weg mit der IT

Über 99 Prozent aller Schweizer Unternehmen sind kleine oder mittelgrosse Betriebe. Trotz der teilweise kleinen Mitarbeiterzahl benötigt rund die Hälfte dieser Unternehmen eine komplexe IT-Infrastruktur. Doch diese muss gewartet und gepflegt werden. Viele Kleinbetriebe betreiben Server und Arbeitsplatz-Computer noch im eigenen Haus und beschäftigen einen oder zwei IT-Spezialisten oder sie haben einen Wartungsvertrag mit einer IT-Firma abgeschlossen.

Wäre es für diese Unternehmen nicht sinnvoller, die gesamte IT-Infrastruktur extern zu betreiben? Um diese Frage zu beantworten, müssen zuerst die Bedürfnisse und die Anforderungen von kleineren Betrieben an die Informatik bekannt sein.

Klein, aber anspruchsvoll

Kleinbetriebe unterscheiden sich in Bezug auf die Bedürfnisse hinsichtlich IT-Infrastruktur nicht von Grossunternehmen. Einer der grossen Unterschiede ist die Verhältnismässigkeit der zur Verfügung stehenden Mittel in Bezug auf die Grösse. Während Grossunternehmen Heerscharen von IT-Spezialisten beschäftigen, haben KMU nur wenige IT-Spezialisten, die sich um die Pflege der IT-Infrastruktur kümmern. Schon aus diesem Grunde wäre es sinnvoll, die IT-Infrastruktur einem grösseren Outsourcing-Partner zu übergeben. Weil er für mehrere Unternehmungen die IT wartet, kann dieser mehr IT-Spezialisten beschäftigen. Effizienz und Expertenwissen sind die Vorteile dieser Lösung. Auch Ausfälle, etwa durch Krankheit oder Ferien, lassen sich leichter kompensieren.

Trotzdem gibt es heute noch viele Kleinbetriebe, die den Betrieb der IT nicht gerne aus den Händen geben. Viele Unternehmer begründen dies mit der Wichtigkeit der Daten, aber auch mit der Verfügbarkeit und dem sicheren und schnellen Zugriff auf die Daten.

Daten im Ausland zu lagern ist heikel

Die Telekommunikation hat sich in den letzten Jahren so stark entwickelt, dass zu niedrigen Preisen grosse Bandbreiten genutzt werden können. Was noch vor Jahren pro Monat mehrere Tausend Franken gekostet hat, ist heute für deutlich weniger Geld erhältlich. Auch die Sicherheit der Datenübertragung zum Provider hat sich enorm verbessert. Das heisst, dass ich mich heute über meine eigenen Gebäude- bzw. Firmengrenzen hinaus über das öffentliche Telekommunikationsnetz mit Hilfe von Virtual Private Networks (VPN) einfach mit meinem Outsourcing-Partner verbinden kann. Solche Verbindungen sind sicher, schnell und zuverlässig. Oder anders gesagt, externe Partner sind gleich wie interne Benutzer im lokalen Netzwerk (LAN). Doch wie steht es um die Sicherheit meiner Daten, wenn ich diese einem externen Outsourcing-Partner übergebe? Diese Frage ist genau zu prüfen, und anhand der Anforderungen müssen die richtigen Outsourcing-Partner ausgewählt werden. Die rechtliche Grundlage spielt eine Rolle, dann kann vom Outsourcing-Partner der Nachweis angefordert werden, dass die Daten dort verwaltet werden, wo ich das als Kunde möchte. Für die Rechtssicherheit ist wichtig zu wissen, dass jedes Land eigene Gesetze für die Datenhaltung hat. Es ist demnach nicht egal, wo die Daten schlussendlich gelagert werden.

Verträge schaffen Klarheit

Bietet beispielsweise ein Outsourcing-Partner Cloud Computing an, so wäre es wichtig zu wissen, wo genau diese Daten überall gelagert werden. Auch wenn die Daten verschlüsselt vorgehalten werden, besteht ein Restrisiko, dass sie aufgrund der rechtlichen Lage nicht so sicher sind wie etwa in der Schweiz. Da die Daten aufgrund von Performance und Sicherheit an mehreren Stellen gelagert werden, ist es auch wichtig zu wissen, wo zum Beispiel die Daten-Backups aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich auf jeden Fall, diese Frage zu prüfen und mit dem Outsourcing-Partner einen Vertrag abzuschliessen, der diese Aspekte genau regelt. Der Outsourcing-Partner muss den Nachweis erbringen, dass er zu jeder Zeit den Vertrag einhält. Diese Nachweise können erbracht werden, wenn der Outsourcing-Partner entsprechende Datenlogs führt und diese jeweils auswertet und archiviert. Solche Datenlogs können mit Hilfe von Infrastruktur-Software erstellt, ausgewertet und archiviert werden.

Sind diese Anforderungen erfüllt, lohnt sich Outsourcing. Der zusätzliche Nutzen, der erzielt werden kann, sind die laufende Nachführung der Infrastruktur, die Ausfallsicherheit, die Verfügbarkeit und Skalierbarkeit sowie die Nutzung von teurer Infrastruktur-Software, die sich eine kleinere Unternehmung sonst nicht leisten könnte und welche die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit massiv erhöht. Das heisst, mit einem gut ausgewählten Outsourcing-Partner können kleine Unternehmen heute den Betrieb der gesamten IT-Infrastruktur wesentlich sicherer, skalierbarer, verfügbarer und kostengünstiger betreiben. Sie können sich somit auf ihre Kerntätigkeit konzentrieren und die IT-Infrastruktur den entsprechenden Experten überlassen.