So mancher Arbeitnehmer reagiert richtiggehend allergisch auf Meetings: Zeitraubende und ineffiziente Geschäftstreffen, bei denen sich gewisse Mitarbeiter profilieren wollen und andere gelangweilt einschlafen. Der Ruf ist schlecht. Dennoch sind Meetings im Geschäftsalltag unabdingbar und daher sollten die Beteiligten alles daran setzen, diese produktiv und positiv zu gestalten.

Einen wichtigen Anteil am guten Gelingen einer Besprechung hat der Moderator. Diese Meinung vertritt Managementberater Bernd Steffens. In seinem neuen Buch «Meetings – Das überfällige Praxishandbuch» erklärt der Experte, was einen erfolgreichen Besprechungsleiter auszeichnet und wie er den schlechten Ruf von Meetings retten kann.

Diese sieben Begabungen muss ein Moderator mitbringen, um erfolgreich Meetings führen zu können:

1. Dreifache Intelligenz

Ein guter Moderator muss ganzheitlich schlau sein, also über rationale, soziale und auch emotionale Intelligenz verfügen. Rationale Intelligenz wird benötigt, um die verschiedenen Vorschläge oder Situationen in Meetings zu verstehen, analysieren und schliesslich den getroffenen Entscheid auch umzusetzen.

Soziale Intelligenz ermöglicht dem Moderator, Beziehungen mit den Meeting-Teilnehmern zu pflegen und diese als Team zu führen. Zudem wirkt diese Art der Intelligenz als Schutz vor schlechten Lösungen etwa durch Gruppenzwang. Als dritte Intelligenz trägt die emotionale dazu bei, dass der Gesprächsleiter seine eigenen sowie die Emotionen der anderen versteht und mit ihnen umgehen kann. Emotionen gilt es in die richtigen Bahnen zu lenken, so dass sie zum Erreichen der Ziele beitragen.

2. Mut zur eigenen Meinung und Zivilcourage

Unpopuläre Meinungen vertreten und dabei das Diskussionsfeld über altbekannte, mehrheitsfähige Ideen und Selbstverständlichkeiten öffnen, gehört zu den Aufgaben eines Moderators. Dabei muss er Mut beweisen und darf sich nicht etwa von der Angst leiten lassen, sich unbeliebt zu machen. Diese Begabung kann Alternativlösungen zu Tage fördern, wodurch sich gleichzeitig Fehler oder Irrtümer vermeiden lassen.

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3. Mut zu konstruktivem Ungehorsam

Bessere Alternativen verstecken sich manchmal hinter geltenden Normen und Regeln. Hier ist vom Moderator Mut zu Ungehorsam und ein gesundes Vertrauen auf den eigenen Verstand gefordert.

4. Positives Verhältnis zu Konflikten

Verschiedenste Meinungen und viel Emotionen machen Meetings zu wahren Konfliktherden. Die Aufgabe eines Moderators ist es nicht etwa Konflikte zu verhindern, sondern lenkend einzugreifen und sie konstruktiv für alle aufzulösen. Harmoniebedürftige Moderatoren können mehr schaden, als nutzen.

Wichtig ist es, den richtigen Zeitpunkt zu erwischen – so lange die Teilnehmer noch miteinander reden – und zu erkennen, wann ein Konflikt zu nichts führt. Es gibt nämlich auch überflüssige oder unlösbare Konflikte. Zu dieser Begabung gehört es ausserdem, die Feedback-Kultur zu fördern, auch wenn es unangenehm oder ineffizient scheint.

5. Toleranz für die Beteiligten und ihre Standpunkte

Die Anwesenden und ihre Positionen nimmt ein guter Moderator ernst und hält sich mit besserwisserischen Ratschlägen zurück. Ungewohnte oder schwer verständliche Meinungen darf er denn auch nicht von Anfang an ausschliessen. Dafür muss der Gesprächsleiter in der Lage sein, sich in andere und ihre Perspektive versetzen.

6. Kommunikationsfähigkeit

Das Amt des Moderators verlangt nach einem hervorragenden Kommunikator. Dazu gehört: Zuhören und Teilnehmer ausreden lassen, sich kurz zu fassen und möglichst auf wertgefärbte Aussagen verzichten. Selbstverständlich sollte der Moderator der Besprechung seine volle Aufmerksamkeit schenken und nicht gleichzeitig SMS versenden oder ähnlichen Nebenbeschäftigungen nachgehen.

Weiter muss er ein Gespür für verdeckte Kommunikation haben, also für das, was die Teilnehmer zwar nicht laut sagen, aber leise denken. Ansonsten entstehen rasch Missverständnisse, Verunsicherung oder auch Angst. Ein guter Moderator muss sich als Goldgräber betätigen und tief nach Verborgenem schürfen.

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7. Verantwortlichkeit

Sollten Fehler passieren, ist es am Moderator, dafür einzustehen und die Konsequenzen zu tragen. Die Schuld auf andere abzuschieben, ist ein Zeichen fehlender Verantwortlichkeit oder Ich-Stärke, wie es der Autor nennt.

Diese sieben Begabungen mögen womöglich selbstverständlich erscheinen und doch fehlt es oft an dem einen oder anderen Punkt. Ist ein Moderator beispielsweise nicht kommunikationsfähig oder beharrt er allzu sehr auf altbekannten Ansichten, dann kann ein Meeting schnell zur Qual werden. Eine Erfahrung, die wohl die meisten schon gemacht haben werden. Vielleicht ist es gar nicht so sehr eine Frage der Begabung, wie der Autor schreibt. Möglicherweise fehlt es eher am Bewusstsein, welche Fähigkeiten gefordert sind. In der Hitze des Gefechts fallen wohl viele Moderatoren in alte Denkschienen zurück.

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