Anmeldungen nehmen wir nicht entgegen», sagt der Veranstalter des Anlasses. Entweder, man wird eingeladen – oder man bleibt draussen. So einfach ist die Welt von Zurich Minds. Diese Konferenz, sie fand schon zum fünften Mal statt, ist ein Meilenstein für die Konferenzbranche, denn an dieser Veranstaltung ist vieles anders als sonst im Konferenzbetrieb: Keine langatmigen Vorträge, auf der Leinwand vorne kein Folientsunami, im Auditorium nicht die übliche graue Melange aus der Business-Community.

Angefangen hat alles im Jahr 2008. Veranstalter Ralf Dobelli mietete sich eine Bar, lud 20 CEO und 20 Wissenschafter ein; Letztere liess er vortragen. Sie sollten das Neue aus ihrem Arbeitsgebiet zeigen, aber in einer Sprache, die jedermann versteht – und kurz musste es sein. 18 Minuten sind bei Dobelli das Mass für einen guten Vortrag, länger braucht man in seinen Augen nicht, um eine Idee überzeugend vorzutragen.

Kurz, exklusiv, selektiv, mit diesem Format haben die Veranstalter einen Treffer gelandet. Tatsächlich ist die ganze Branche derzeit im Aufbruch, sie sucht das Neue. Denn seit sich jeder in Echtzeit mit seinen Berufskollegen in eine Community auf Facebook, Xing oder LinkedIn zusammenschalten kann, stehen die Anbieter physischer Business-Zusammenkünfte unter Druck. Wer sich über Themen von «Personalmarketing» über «Demografiemanagement» bis hin zu «Call-Center-Steuerung» schlau machen will, kann das auch in einer Online-Gruppe etwa auf Xing oder LinkedIn tun. Dafür braucht es keinen Konferenzbesuch mehr: Mittelmässige Vorträge und 500 Powerpoint-Folien an einem Tag mögen sich viele Fach- und Führungskräfte nicht mehr antun. «Für Konferenztourisums hat keiner mehr Zeit», sagt Jutta Wolf, Mitglied der Geschäftsleitung der Management Circle AG, die erst vor wenigen Tagen die Konferenz «Global Female Leaders» in Zürich organisierte.

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Selektive Einladungen

Eine zentrale Herausforderung für jeden Anbieter von Konferenzanlässen ist die Langeweilefalle. Sie nagt viel stärker als früher an den Erfolgschancen von Business-Zusammenkünften. Denn ein nicht gelungener Anlass wird von den Teilnehmern sofort abgestraft. Sobald ein Beitrag auf der Bühne abläuft, der die Erwartungen des Publikums nicht bedient, spielt sich weltweit immer dasselbe Verhalten ab. Businessleute greifen in die Tasche, schalten das Smartphone ein, oder sie klappen iPad oder Notebook auf – und wenden sich Maileingang und Facebook-Account zu.

«Langweilige Vorträge, müde Moderation, das ist die alte Welt. Solche Formate ziehen heute keine Teilnehmer mehr», sagt Elke Wiedmaier. Sie ist Geschäftsführerin von Managementforum Starnberg, einem Konferenzveranstalter, und sieht die Veränderung am Markt ganz nüchtern: «Der Wettbewerb ist enger geworden. Es kommen neue Veranstalter auf den Markt. Alle kämpfen um begrenzte Aufmerksamkeit.»

Ein hartes Gefecht, das schon bei der Teilnehmerakquise anfängt: In vielen Business-Zielgruppen sind die Postfächer voll, jede Woche strömen neue Einladungen nach. Konferenzveranstalter wie Management Circle, Euroforum Schweiz AG, IIR und andere haben einen Gang hochgeschaltet, sie bieten mehr als früher. Von März bis Mitte Juni sowie von September bis November läuft das Konferenzgeschäft heiss. Aber mehr als zwei, drei Anlässe pro Jahr sind bei den meisten Managern und Führungskräften ohnehin nicht drin. «Der Engpass ist selten die Teilnehmergebühr, sondern eigentlich immer die Zeit. Welche Führungskraft kann es sich heute noch erlauben, fünfmal im Jahr auf eine Veranstaltung zu gehen?», fragt Expertin Wiedmaier.

Das hat Folgen für die Formate. Die Erfolgsregel «kurz schlägt lang» ist zum Überlebensrezept jedes Anbieters geworden. Zurich Minds zeigt, wie das geht. Hier werden zehn Vorträge in einen Anlass gepackt, der nur dreieinhalb Stunden dauert – und damit ist dieses Angebot nicht allein. Gastgeber Dobelli hat sich diesen Aufbau beim TED-Imperium abgeschaut: Der Konferenz-Multi mit Sitz in New York und Vancouver hat die 18 Minuten pro Redner zu einem weltweit akzeptierten Standard gemacht.

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Raum für Networking

Auch beim St. Gallen Symposium sind die Reden ähnlich kurz: Moderator Lord Griffiths of Fforestfach, der jedes Jahr aus London einfliegt, wirft seinen ganzen Charme in die Waagschale, um die Referenten zuverlässig durch die kurzen Slots zu führen. Überdies wurde die Konferenz im Jahr 2010 von drei auf zwei Tage geschrumpft. Schnell rein, schnell raus, so lautet das neue Mantra nicht nur dieses Veranstalters. Tagesformate sind inzwischen häufiger Standard, Laufzeiten von anderthalb und zwei Tagen werden gerade noch akzeptiert, alles, was länger dauert, braucht schon sehr gute Begründungen. «Charaktere sehen, Ideen von Querdenkern kennenlernen, Denkanstösse bekommen», beschreibt Stefan Vogler, Mitglied im Organisationskomitee der Women‘s Business Conference der Hochschule Luzern und Markenexperte, die typischen Erwartungen von Teilnehmern. Für diese Zwecke seien die kurzen Formate vollkommen ausreichend. «Wer mehr über ein präsentiertes Thema wissen will, sucht das Gespräch mit dem Referenten oder liest ein Buch», sagt Vogler. Lange Vorträge braucht es dafür nicht.

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Diese Regel gilt auch für das Innenleben der Anlässe. «Teilnehmer erwarten eine abwechslungsreiche Gestaltung», beschreibt die Managementforum-Chefin. Gefragt ist ein Programm, dessen Inhalte Impulse und beruflichen Nutzen bieten. Das Trendforum etwa, das Wiedmaier jedes Jahr gestaltet, bedient dieses Interesse, indem wechselnde Formate angeboten werden. Eine Kurzpräsentation von 15 Minuten macht den Anfang, gefolgt von zwei halbstündigen Vorträgen, Break-up-Sessions mit interaktiven Elementen und moderierten Talk-Runden.

Überdies braucht jede Konferenz Raum für Kontaktpflege. «Anders als im Netz kann man offline noch richtige Freundschaften pflegen», sagt der Zürcher Unternehmer Werner Kieser mit Blick auf das ganze Facebook-Getümmel. Gut gemachte Anlässe wie Zurich Minds seien dafür der richtige Ort – nur muss der Veranstalter das eben auch einplanen. Management Circle nimmt seine Teilnehmer deshalb richtig an die Hand.

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«Wir sehen uns in einer Rolle als Gastgeber, der auch die Aufgabe hat, Kontakte zu ermöglichen», sagt Jutta Wolf. Auf einigen Veranstaltungen gibt es deshalb das, was der Dienstleister «animiertes Networking» nennt. Schon vor dem Anlass können Teilnehmer Wünsche angeben, mit wem sie sprechen wollen. Management Circle organisiert dann die Eins-zu-eins-Gespräche. «Das kommt sehr gut an», freut sich Wolf. Die persönliche Begegnung, und sei sie noch so kurz, vermag eben doch mehr zu leisten als die Online-Freundschaft auf Facebook.

Vier Faktoren für die perfekte Konferenz

Diversität
Ein gut aufgesetzter Anlass bietet eine Mischung aus Vortrag, Diskussion, Roundtablegespräch unter Teilnehmern und Workshops mit den Vortragenden.

Betreuung
Vor der Konferenz bieten Veranstalter digitale Anmelde- und Bezahloptionen, Zugriff auf Inhalte und Anbahnungsmöglichkeiten für persönliche Kontakte. Aktive Networkingunterstützung ist Pflicht.

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Dauer
Der 45- oder 60-Minuten-Slot ist schon lange nicht mehr das Nonplusultra. Weil viele Redner um die knappe Zeit des Anlasses konkurrieren, sollten Veranstalter kurze Formate bevorzugen.

Spezialisierung
Überall verfügbares und leicht durch Lesen erschliessbares Material muss nicht auf Konferenzen vorgetragen werden. Was Konferenzteilnehmer in Zukunft wollen, ist der fachlich hochwertige, beratungsähnliche Nutzen.