Nehmen Sie den Inhalt sämtlicher Bücher, die jemals geschrieben wurden, und multiplizieren Sie ihn mit 5000000 - das ist ungefähr die Menge der Informationen, die wir Menschen im Jahr 2007 erschaffen haben. Tendenz zunehmend. «In der Schweiz wächst der digitale Datenberg bis 2010 auf 10 Exabyte», sagt Christophe Touton, General Manager Xerox Switzerland. Würde alles ausgedruckt, müsste jeder von uns rund 320 t Bücher ins Regal stellen - Auflage jeweils ein Stück, wohlverstanden. Und wer liest das alles? Wir natürlich.

Allein mit E-Mails beschäftigt sich der Schweizer Arbeitnehmer 1 Stunde und 20 Minuten pro Tag - im Durchschnitt. Touton: «Laut einer Studie von Basex vernichtet die Informationsflut in den USA jährlich rund 650 Mrd Dollar an Produktivität.»

Da hilft nur eines: Schneller lesen? «Nein, denn das ist nur mehr vom Gleichen», sagt Ruth Wenger, Entwicklerin von «Alphaskills» aus Baar. Es brauche einen neuen Umgang mit der Information - und vor allem einen anderen Zugang zum Gehirn. Der Engpass beim Lesen ist das Wernicke-Zentrum: Es liegt in der linken Hirnhälfte, arbeitet sequentiell, schafft höchstens drei Wortpakete pro Sekunde. Das ergibt beim durchschnittlichen Leser 200 bis 250 Wörter in der Minute. Mit Schnell-Lese-Techniken bringe man es auf bis zu 450. Aber da ist Schluss. «Liest man schneller, kommt es zu einem Overload - die Augen folgen den Zeilen, aber man nimmt nichts mehr auf.»

Den Alphazustand erlernen

Haben wir keine Zeit, die Informationen zu verarbeiten, geraten wir in Stress: Die Herzfrequenz steigt, die Muskeln verspannen sich. Und im Gehirn sind vorwiegend Beta-Wellen (14-40 Hertz) messbar - es laufen Nebenprogramme, in der Gehirnforschung «random thinking» genannt, unwillkürliches Denken. Das reduziert die Aufnahmefähigkeit, wir geraten noch mehr unter Druck. Eine Negativspirale, die durch schnelleres Lesen nicht durchbrochen werden kann.

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Wer mehr Information aufnehmen und verarbeiten will, muss auf die visuellen Gehirnfunktionen umschalten - sie nehmen schneller und umfassender wahr. «Unser Gehirn erkennt den Inhalt eines Bildes in 1/24 Sekunde», sagt Ruth Wenger. Lerne man, schriftliche Information visuell aufzunehmen, steige die Kapazität um ein Vielfaches: Relevante Informationen werden mit bis zu 3000 Wörtern pro Minute geortet.

Damit das funktioniert, müsse man sich in einen physisch entspannten, mental klaren Zustand versetzen - tiefe Herzfrequenz, geringe Muskelspannung, im Gehirn Alpha-Wellen (8-14 Hertz). «Der Alpha-Zustand ist die Grundlage visueller Lesetechniken», sagt Ruth Wenger. Und eine Voraussetzung, damit die Information selbst bei sehr hohem Tempo kognitiv aufgenommen werden kann. Sich in den Alpha-Zustand zu versetzen, könne man innerhalb einer Stunde lernen. Dann noch zwei, drei Tage üben - und man sei fähig, Informationen drei- bis fünfmal schneller zu verarbeiten.

Die Übersicht nicht verlieren

Weitere Strategien gegen Datenberge: Reduzieren, Filtern, Redundanzen eliminieren. Willy Knüsel, Trainer für Arbeitstechnik aus Solothurn, empfiehlt, sich einige Binsenwahrheiten zu Herzen zu nehmen (siehe Box). Ausserdem: Wer E-Mails unnötigerweise beantwortet, etwa mit «Mach ich», ist ein Spammer - überflügelt nur noch von jenen, die dafür auch noch eine Lesebestätigung anfordern.

Und wie bewältigt man die Informationsflut in Extremsituationen, in einer Krise oder bei einer Katastrophe? Martin Haller, Chef Ausbildung Führungsorgane beim Bundesamt für Bevölkerungsschutz: «Indem man die möglichen Szenarien definiert, diskutiert und trainiert.» Zudem lege man vorab fest, welche Informationen in welcher Form verdichtet werden und wo sie hinzuleiten sind. Im Krisenfall umzusetzen sei dies dann vom Chef Triage - eine Person, die alle Zusammenhänge kennt und vernetzt denken kann.

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Vier bis sechs Stunden halte ein Mensch in dieser Funktion durch, dann müsse er ausgewechselt werden. Und wenn man die Übersicht verloren hat? Dann werde die Lage im Rahmen eines Stabsrapports neu analysiert. Martin Haller: «Der krisenresistente Manager merkt, wenn er die Übersicht verliert und lässt sich auswechseln - der Unerfahrene rasselt rein.»

Frank Brinken, CEO des Maschinenbauers StarragHeckert, bewältigt die Informationen pragmatisch bis drakonisch: An ihn adressierte E-Mails werden automatisch markiert, nicht beflaggte löscht er ungelesen, wenn die Zeit knapp ist. Und wie schützt er sich vor unerwünschten E-Mails? «Intern durch ein ruhiges Wort, externe werden konsequent abgemahnt - im Wiederholungsfall über den Anwalt.» Das wirke, ebenso wie klare Spielregeln: Maximal fünf Personen auf dem Verteiler, Anhänge müssen kleiner als 1 MB sein. Frank Brinken erhält pro Tag 30 bis 50 Mitteilungen, fast nie komme etwas mehrfach.

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Scannen, digitalisieren, kategorisieren, sortieren und zusammenstellen - auch computergestütztes Dokumentenmanagement kann helfen, der Informationsflut Herr zu werden. Xerox, IBM, Microsoft, Intel und weitere führende IT-Unternehmen haben 2008 die «Information Overload Research Group» gegründet. Sie soll Lösungen entwickeln zur Bewältigung der Informationen aus Handys, E-Mails, Instant Messengers und Druckdokumenten. Das Ziel: Die unnötigen Unterbrüche des Arbeitsflusses reduzieren - diese beanspruchen inzwischen 28% des Arbeitstags eines «Kopfarbeiters». Weitere 45% verbrauche er beim Verarbeiten von Information und an Meetings, 15% für Recherchen. Zum Nachdenken und Reflektieren verblieben ihm noch magere 12% - eine knappe Stunde pro Tag.

Mehr Kompetenzen gefragt

«Wir brauchen mehr Kompetenz im Umgang mit Information», sagt Ruth Wenger. Filtern und aufnehmen sei das eine. Verarbeiten, verknüpfen, ablegen und erinnern das andere. «Am besten funktionieren visuell strukturierte Ankermethoden.» Dann brauche das Gehirn zum Erinnern lediglich Stichworte: Wer das Haar vom Schwanz vom Elefanten in der Hand hat, kann den Elefanten wieder herbeiziehen. Und, ganz wichtig, Stress vermeiden. Denn: «Wann kommen Ihnen die besten Ideen oder die Lösungen zu Problemen?» Am Morgen nach dem Aufwachen, unter der Dusche, beim Joggen - immer dann also, wenn man sich gar nicht explizit mit den Fragen auseinandersetzt. Wenn das Gehirn den Freiraum hat, jene Verknüpfungen zu machen, die zum richtigen Entscheid führen.

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