Schlag neun Uhr gehen die Türen zu. Was die vier Männer und drei Frauen dann besprechen, bleibt ihr Geheimnis – abgesehen von ­gelegentlichen Indiskretionen und wichtigen Beschlüssen, die später den Medien verkündet werden. Etwa 2500 Sitzungen gibt es im Jahr für den Bundesrat – meistens an einem Mittwoch. Diese Treffen sind wohl wesentlich effizienter, als was die meisten Menschen im Alltag erleben und was Umfragen seit vielen Jahren ­bestätigen. Sitzungen sind eine praktische Alternative zur Arbeit, Verschwendung von kostbarer Zeit und bieten oft Anlass zu Ärger.

Zwar ist es durchaus vernünftig, in Gruppen zusammenzusitzen, um die Lösung für ein Problem zu finden. So etwas lässt sich in kurzer Zeit erledigen. Doch dies ist genau das, was Sitzungsfetischisten nicht wollen. Haben sie schon einmal die Unterlagen zusammengerafft, den Weg zum Sitzungszimmer zurückgelegt, ein paar nette Worte gewechselt und sich an den Tisch gesetzt, wollen sie nicht gleich wieder aufstehen. Die lang erwar-tete Gelegenheit, endlich zu Wort zu kommen, lassen sie nicht ungenutzt verstreichen – egal worüber, Hauptsache ist, sie sprechen.

Grösste Produktivitätskiller

Fredmund Malik, Gründer des Manage­mentzentrums St.Gallen, hat festgestellt, dass Sitzungen immer häufiger erforderlich sind, «nicht um zu arbeiten, sondern um mit Schlampereien fertig zu werden. Gute Teamarbeit zeigt sich unter anderem darin, dass Sitzungen immer seltener nötig sind.» Damit geht er den Liebhabern gepflegter Plaudereien ans Allerheiligste. Er ist nicht der Einzige. Das internationale Consultingunternehmen Alexander Proud­foot hat in Umfragen festgestellt, dass ­Sitzungen zu den grössten Produktivitätskillern überhaupt gehören. Als die Berater an 150 zufällig ausgewählten Sitzungen teilnahmen, kamen sogar sie ins Staunen. Denn für die Hälfte der Meetings gab es keine Traktandenliste oder sie war den Teilnehmern unbekannt.

Isabelle Odermatt ist Doktorandin am Psychologischen Institut der Universität Zürich und schreibt eine Dissertation über Sitzungen. Das verbreitete Unbe­hagen – Sitzungen seien überflüssig, langweilig, schlecht geführt, wenig effizient – ist ihr nicht verborgen geblieben. «Diese Aussagen sind aber oft pauschal und ­geprägt von Erinnerungen an besonders schlechte Meetings», erklärt sie. «Wer hin­gegen konkrete Fragen zu einer Sitzung stellt, welche nicht weit zurückliegt, wird erkennen, dass die Zufriedenheit der Teilnehmer zum Teil deutlich grösser ist.»

In vier Studien mit zwischen 50 und 500 Teilnehmern wollte sie herausfinden, wie zufrieden Mitarbeiter in Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und ­anderen Organisationen mit ihren Sitzungen sind. Sie prüfte zahlreiche Kriterien, die zu Zufriedenheit oder Unzufriedenheit der Teilnehmer beitragen können. Dazu gehörten etwa der Führungsstil des Sitzungsleiters, das Verhalten der Teilnehmer, die Sitzungsvorbereitung und deren Umsetzung, der Einfluss von Merkmalen des Formats und des Ablaufes.

Dabei fiel Isabelle Odermatt auf, wie sehr das Verhalten der Teilnehmer die Zufriedenheit beeinflussen kann. Als besonders störend werden jene Teilnehmer wahrgenommen, die sich der Diskussion entziehen, mit Handy oder Laptop hantieren, sich nie zu Wort melden und so ihr Desinteresse signalisieren. Das ist nicht nur unhöflich, sondern könnte auch ein Zeichen sein, dass die falschen Leute eingeladen wurden. Denn die Zufriedenheit der Teilnehmer hängt auch davon ab, «ob die Teilnahme an Sitzungen einen Gewinn oder einen Verlust an arbeitsbezogenen Ressourcen bedeutet», sagt Isabelle Odermatt. «Dies wird besonders dann deutlich, wenn Leute zu einer Sitzung eingeladen werden, zu deren Inhalt sie nichts beitragen können und von dessen Thematik sie nicht betroffen sind.»

Zeitbedarf festlegen

In dieser Hinsicht ist der Bundesrat vorbildlich. Ausser den sieben Departementsvorstehern sind an einem Mittwoch nur die Bundeskanzlerin und die beiden Vizekanzler im Sitzungszimmer. Dass eine schriftliche Agenda vorliegt, die Akten schon auf dem Tisch jedes Mitglieds bereitliegen und die Ziele der Sitzung definiert sind, versteht sich von selbst und gilt auch für die Meetings von Geschäftsleitun­gen und Verwaltungsräten erfolgreicher Unternehmen. Für sie wäre Zeitverschwendung eine Todsünde.

In ihren Studien hat Isabelle Odermatt festgestellt, dass auch alltägliche Sitzungen recht gut vorbereitet sind, dass es aber häufig an klar formulierten Zielen fehlt. «Es macht für den Verlauf einen Unterschied, ob für ein Problem eine konkrete Lösung gefunden oder erst einmal Sichtweisen abgeglichen und ein gemeinsames Problemverständnis hergestellt werden soll», sagt sie. «Ziele sind essenziell, sie steuern unser Handeln.»

Dass auch die einfachsten Regeln oft nicht eingehalten werden, zeigt sich an den Wünschen der zahlreichen Teilnehmer, die Isabelle Odermatt zu Studien­zwecken an Sitzungen eingeladen hat. Zum Beispiel wird die Zufriedenheit messbar grösser, wenn Meetings pünktlich beginnen und enden, wenn Teilnehmer genügend Platz und Licht haben, wenn eine schriftliche Agenda vorliegt, wenn Anwesende in die Entscheidungen einbezogen werden. Und besonders schätzen sie es, wenn der Zeitbedarf für ein Meeting zum vornherein festgehalten und dann auch eingehalten wird.

Eigentlich wäre anzunehmen, dass Unternehmen Richtlinien zur Vorbereitung oder Durchführung von Meetings erlassen. Das tun aber die wenigsten, sagt Isabelle Odermatt. Auch dass die Sitzungen evaluiert und die Teilnehmer zu einem Feedback aufgefordert werden, kommt selten vor.

Immerhin gehören in manchen Unternehmen Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen zum Training der Führungskräfte. «Diese sollten allerdings langfristig angelegt sein, damit sie auch eine Wirkung zeigen.» Die Chefs könnten da zum Beispiel lernen, sich vor jeder Sitzung zu fragen: Was geschieht im schlimmsten Fall, wenn sie nicht stattfindet?

 

Sechs Tipps: So gelingen Sitzungen 

  1. Keine Sitzung ohne konkrete Ziele. Mit der Einladung verschickt man Traktanden, reserviert einen Raum, organisiert die Infrastruktur. Die Ziele müssen konkret – am besten messbar – und an Termine gebunden sein.
  2. Die Teilnehmer schalten auf Empfang. Zuhören, wenn die anderen reden, darauf reagieren, keinem ins Wort fallen, alle persönlichen Angriffe vermeiden.
  3. Leerlauf lässt sich nicht protokollieren. Ist nach fünf Minuten nichts protokolliert, muss der Protokollführer eingreifen.
  4. Der Sitzungsleiter ist streng, aber gerecht. Er muss Abweichler, die den Verlauf der Sitzung hemmen, zur Vernunft bringen.
  5. Es nimmt nur teil, wer zu den Traktanden etwas Wesentliches beizutragen hat.
  6. Eine Sitzung dauert höchstens zwei Stunden, danach flacht die Diskussion mangels Konzentration ab.
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