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Bots in der modernen Beschaffung

Chatbot concept. Virtual chatbot interface with greeting message tag on double exposure of man using smart phone and coffee shop environment.Blue tone.
Quelle: ©Montri - stock.adobe.com

Inkrementelle, machbare und nutzenstiftende Innovationsschritte zur Automatisierung und Digitalisierung der Beschaffung. Der Einkauf in seiner interdisziplinären Schnittstellenfunktion zwischen Produktion und Lieferanten mit seiner koordinierenden und gestalterischen Funktion auf technischer und vertraglicher Ebene eignet sich vorzüglich, intelligente Automatisierung durch Digitalisierung gewinnbringend einzusetzen.

Veröffentlicht am 30.11.2018

Cognitive Procurement

Um die operative Beschaffung zu entlasten und zu stabilisieren, werden zunehmend sogenannte «Deep-Learning-Technologien» eingesetzt. Spracherkennung, Assistenzsysteme oder Planungs-Tools mit KI-Unterstützung werden genutzt um Reklamationen, Auftragseingänge oder Bestellungen zu analysieren, zu bewerten oder zu verarbeiten. Basierend auf diesen Daten entwickeln selbstlernende Systeme Routinen für Aufgaben wie z.B. Lieferanten on-boarding Prozesse, Voraussage von Preisentwicklungen und Kostenspanne der Branche, Erstellung von Vertragsunterlagen sowie die Bewertung von Lieferanten

Agilität und Datenqualität gefordert

Hohe Qualität und Verfügbarkeit von Daten sind zentrale Voraussetzung dafür, damit ein System mittels Deep- und Machine Learning qualifizierte Entscheidungen selbstständig treffen kann. Sind diese Voraussetzungen geschaffen, ist das Potential für effiziente Abwicklungen der Beschaffungsprozesse enorm. Potentiale hinsichtlich Einkaufspreisen sowie Verfügbarkeiten tragen das ihre dazu bei.

Vorteile von digitalen Einkaufsassistenten

In einem weiteren Schritt versucht die kognitive Beschaffung die Interaktion in der Beschaffung von ursprünglich grafischen Benutzeroberflächen (z.B. Einkaufsportale) zu sprachlichen Benutzeroberflächen, sogenannten Chatbots, weiterzuentwickeln. Data Mining, Mustererkennung und die Verarbeitung natürlicher Sprachen ermöglichen es, menschliche Aktivität nachzuahmen sowie sich wiederholende Beschaffungsaufgaben zu automatisieren.
Digitale Einkaufsassistenten können direkt mit Lieferanten kommunizieren, um aktuelle Verfügbarkeiten von Produkten abzuklären oder aktualisierte Konditionen für einen bestimmten Bedarf auszuhandeln, alle Lieferanten auf gleiche Weise einzubinden und mit ihnen zu interagieren. Das System kann systemübergreifend in Echtzeit auf alle Unternehmensdaten zugreifen und dank dauerhafter Verfügbarkeit jederzeit Auskunft über Bestell- und Rechnungsstatus erteilen sowie mit Lieferanten interagieren. 

Kostenreduktion durch Chatbots

Der Einsatz von Chatbots reduziert nicht nur die Prozesslast der Einkäufer erheblich, sondern auch Rückmeldungen aus der Interaktion mit dem Lieferanten können direkt wieder ins System zurück gespeist werden. Erkenntnisse aus Einkaufsdaten werden mit prädiktiven, unstrukturierten Informationen kombiniert, um die Entscheidungsgeschwindigkeit und Qualität im Einkaufsmanagement zu optimieren. Das System kann die Daten schneller, genauer und neutraler interpretieren als jeder noch so routinierte Mitarbeite
Aufgrund leider noch nicht durchgängiger Qualität von Stamm- und Bewegungsdaten, stellt die Implementierung einer kognitiven Beschaffung so manches Unternehmen noch vor eine grosse Herausforderung – aber daran zu arbeiten, und dies möglichst zeitnah, lohnt sich.

Sechs Tipps:

1. Qualität von relevanten Daten erhöhen (Stammdaten, Bewegungsdaten)

2. Datenverfügbarkeit im System sicherstellen

3. Prozesse und erforderliche künstliche Intelligenz definieren

4. Nutzstiftende Algorithmen und Analytics Methoden auswählen

5. Banale Aufgaben an den Chatbot übergeben

6. Schrittweise vorgehen und ‘Learning by Doing’

Fazit: Die kognitive Beschaffung gewinnt zunehmend an Fähigkeiten und übernimmt größere analytische Verantwortlichkeiten. Unternehmen, die sich frühzeitig auf die Transformation begeben, lernen früher und gewinnen rascher.

Autoren: Ralph M. Bush, Partner und Mitglied der Geschäftsleitung, Sandro Schlauri, Manager, beide Helbling Business Advisors AG

 

 

Für weitere Informationen:
www.helbling.ch/hba
info-hba@helbling.de