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Digitalisierter Einkauf
Abschied vom Papier

Photo Taken In Köln, Germany
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Die digitale Lieferkette führt zum engeren Austausch zwischen Einkauf und Lieferant und zeigt Aktivitäten des jeweils anderen.

Von Ladina Camenisch
am 03.10.2018

Die meisten Unternehmen haben in den letzten Jahren Verträge neu verhandelt und dort bereits das Maximum an Einsparungen herausgeholt. Und obwohl das Einkaufsvolumen eher steigt, ist auch der Einkauf häufig vom Trend einer schlankeren Organisation betroffen. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, müssen Einkaufsabteilungen bereit sein, die Beschaffungsprozesse mit digitalen Technologien neu zu erfinden. Dabei geht es um mehr als um die Automatisierung von Prozessen und den Abschied von Papier.

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Einkauf End-to-End

Swisscom hat ein Projekt gestartet,um die Abläufe und Entscheidungsgrundlagen bis im Jahr 2020 über die gesamte Planung, Bestell und Lieferkette zu standardisieren und zu automatisieren. Mit dem sogenannten Swisscom-Kaufhaus soll die Beschaffung in einer komplett integrierten End-to-End-Sicht abgebildet werden. Adrian Schwaller, Lead Digital Supply Chain bei Swisscom: «Ein zentraler Bestandteil ist dabei die Integration unserer Lieferanten in ein virtuelles Unternehmen.» Die Arbeitsschritte von Einkauf, Controlling, Buchhaltung und Lieferanten werden anschliessend zu einem einzigen Prozess und ohne Medienbrüche zusammengeführt. Diese virtuelle Integration verwischt folglich die Grenzen der prozessualen Abläufe: Strategische Lieferanten werden Teil von Swisscom, was die Effizienz auf beiden Seiten erhöht. Ausserdem fördert sie die Zusammenarbeit zwischen Einkäufer und Lieferant. «In Zukunft wird der Einkauf gemeinsam mit den Lieferanten ein Mittreiber der Innovation bei Swisscom sein», ist Schwaller überzeugt. Um der zunehmend strategischen Rolle gerecht zu werden, braucht die Einkaufsabteilung ein tiefes Verständnis der gesamten Lieferkette. Technologische Innovationen wie Big Data und künstliche Intelligenz (KI) werden die Arbeit des Einkaufs in den kommenden Jahren stark beeinflussen. Sie werden Prozesse vereinfachen und zu noch mehr Kosteneinsparungen führen. Ausserdem ist es essenziell, dass Entscheidungen aufgrund von vorliegenden Daten gefällt werden. «Predictive Analytics» sollen dem Einkauf helfen, proaktiv bezüglich zukünftiger Trends zu handeln. Die dazu notwendige Technologie wird natürlich nicht innerhalb des Beschaffungswesens entwickelt, sondern in darauf spezialisierten Abteilungen. Die Mitarbeitenden im Einkauf müssen allerdings in der Lage sein, diese Reports zu interpretieren und daraus Schlüsse zu ziehen – und dafür ist ein tiefes Geschäftsverständnis notwendig. Entsprechend gehen Branchenkenner von einer erneuten Dezentralisierung des Beschaffungswesens aus: Ein kleines Kernteam gibt die Strategie vor und versorgt dezentrale Einkaufs-satelliten in der Linie mit transparenten Echtzeitdaten über Bedarf, Angebot, Preis, Lieferanten, Risiken und vielem mehr. All das ist möglich durch den Zugriff auf Beschaffungsnetzwerke wie zum Beispiel SAP Ariba. Solche Einkaufsplattformen ermöglichen es Unternehmen, mit nur einer einzigen Schnittstelle zum Netzwerk Zugriff auf eine weltweite Partnerlandschaft mit den entsprechenden Produkten und Services zu erhalten. «Im Swisscom-Kaufhaus werden ein paar wenige Applikationen der Katalysator und Treiber der Transformation sein», erklärt Schwaller. «Sie werden vom zentralen Einkaufsteam betreut und allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Aber auch unsere Lieferanten werden darauf Zugriff haben.» Von dieser neuen, virtuellen Art des Einkaufs profitiert nicht nur das Beschaffungswesen, sondern auch Compliance und Corporate Responsibility ziehen daraus Vorteile. Lieferketten werden transparent gemacht, sodass beispielsweise Kinderarbeit, Diskriminierungen oder auch Umweltverstösse von Zulieferern frühzeitig identifiziert und die schwarzen Schafe entsprechend ausgeschlossen werden.
 

Digitalisierung als Chance

Auch ineffiziente Prozesse werden dank digitalen Abläufen sehr viel schneller identifiziert und behoben. Damit der Einkauf aber wirklich von der digitalen Transformation profitieren kann,muss er Mut beweisen. Schwaller: «Wir sollten die Digitalisierung als grosse Chance ansehen, den Status quo infrage zu stellen. Dann stehen uns alle Möglichkeiten offen.» Zur Realisierung des SwisscomKaufhauses evaluierte Swisscom verschiedene Beschaffungsplattformen. Da SAP Ariba in der Lage ist, alle Prozessschritte von der Vertragsgrundlage über die Bestellung bis zur Zahlung der Rechnung im Netzwerk abzubilden, hat sich Swisscom für diese Lösung entschieden. Auch die Grösse war ein Entscheidungsfaktor: Im AribaNetzwerk finden Käufer und Lieferanten aus mehr als drei Millionen Unternehmen und 190 Ländern zusammen, um gemeinsam Transaktionen abzuwickeln. Swisscom SAP Services hat das Projekt selbst implementiert und übernimmt diese Aufgabe auch für ihre Kunden. «Wir haben bei der Implementierung viel dazugelernt», so Schwaller. «Diese Erfahrungen kommen natürlich