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Digitalisierung
Viel Potenzial an allen Ecken

HERBERT ZIMMERMANN/13 PHOTO
 Quelle: Herbert Zimmermann/13 Photo

Mit einer ganzheitlichen Roadmap kann die Transformation in der Beschaffung zum Erfolg führen.

Veröffentlicht am 03.10.2018

Die Digitalisierung gilt als Megatrend, der Menschen in deren Berufswelt genauso erfasst wie im Privaten. Vereinfacht kann Digitalisierung als zunehmende Computerisierung immer weiterer Lebensbereiche verstanden werden. Ein laues Lüftchen der Veränderung? Mitnichten! Das bisher an Veränderungen Beobachtete dürfte kaum eine Vorstellung davon geben, was noch folgen wird. Kommunikation, Datenverarbeitung, Geschäftsmodelle, Wertschöpfungsketten, Finanzierungsformen, Vertragsvereinbarungen und vieles mehr wird zum Teil fundamentale Veränderungen erfahren.
Digitalisierung bewirkt eine Transformation und wirkt in ihrer disruptiven Kraft über vier Dimensionen: durch digitale Daten, Vernetzung, Automatisierung und
digitalen Kunden/ Lieferantenzugang. Digitalisierung ist somit weit mehr als nur die digitale Abbildung des Bestehenden.

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Digitalisierung als Topthema

Einkaufsleiter namhafter Unternehmen in der Schweiz haben an den jährlichen Veranstaltungen CPO Agenda von Procurement Partner und Procure.ch, dem Fachverband für Einkauf und Supply Management, zweimal in Folge die Digitalisierung als das entscheidende Thema auf der Agenda der Einkaufsleiter gewählt. In der Diskussion mit Einkaufsspezialisten an weiteren Veranstaltungen verdeutlicht sich das Interesse an den verschiedenen Formen der Digitalisierung im Beschaffungswesen und deren Folgen.Quer durch alle Branchen haben einige Unternehmen erste Schritte erfolgreich umgesetzt und konnten Nutzen ziehen aus effizienteren Abläufen, neuen Zusammenarbeitsformen oder erhöhter Transparenz. Viele Unternehmen jedoch realisieren erst vereinzelt die Potenziale der Digitalisierung. Und einige stehen aussen vor – noch ganz am Anfang. Ist es der Erfolg des aktuellen Geschäftsmodells, der Veränderungsprozesse bremst? Ist es fehlendes Wissen, wie Projekte hinsichtlich ihres Potenzials bewertet und priorisiert werden? Ist es die Vielfalt an Möglichkeiten, die lähmt? Die Digitalisierung der Kernprozesse des Beschaffungswesens von der Bedarfsbeantragung bis zur Rechnungsbezahlung ist in grossen und mittleren Unternehmen weitgehend eingeführt. Nun erfasst diese Welle auch die «Followers». In der Folge bietet sich damit die Gelegenheit, weitere Themen und Prozesse zu hinterfragen und neu zu gestalten. Darunter zum Beispiel das Management der Lieferantenverträge. Elektronisch unterstützte Verwaltung und Archivierung waren vor rund zwanzig Jahren der Einstieg ins Thema. Als Nutzen daraus konnten Verträge einfach zugänglich und deren Metadaten auswertbar gemacht werden. Ebenso erleichterten Alarmfunktionen die Einhaltung wichtiger Vertragstermine. Die internetbasierte, kollaborative Erstellung von Verträgen mit internen und externen Stellen, revisionssichere Änderungsnachweise, digitale Signatur und selbst die automatisierte Prüfung von Verträgen auf Nicht Standard Klauseln sind neuere Funktionen, die ein nochmals beträchtlich erweitertes Nutzenpotenzial versprechen.

Potenzialanalyse als Weg zum Erfolg

Bei Entscheidungen zur Weiterentwicklung der Beschaffung spielen die Nutzenpotenziale durch die Digitalisierung eine zentrale Rolle. Ausgangspunkt für das Ableiten von Optionen und deren Bewertung ist das systematische Erfassen von Ausgangslage, Rahmenbedingungen und relevanten Zielen. Procurement Partner hat dazu mit ihrer Potenzialanalyse eine strukturierte Methodik entwickelt, die im Ergebnis zu einer belastbaren und realistischen Roadmap für die Digitalisierung der Beschaffung führt. Die Erfahrung zeigt, dass Entwicklungsmassnahmen Zeit benötigen, bis sie konzipiert, umgesetzt und von den Organisationen angenommen sind. Dies gilt für die Digitalisierung – genauso wie für andere Entwicklungen. Sind die Hausaufgaben gemacht und ist eine Roadmap erstellt, steht dem Erfolg der Digitalisierung nichts mehr im Weg.