Um seine Materialbewirtschaftung effizienter und papierfrei zu gestalten, machte sich das Spitalzentrum Biel (SZB) auf die Suche nach einer moderneren Lösung. Das alte Materialbewirtschaftungssystem vermochte nur noch Grundbedürfnisse abzudecken und konnte den wachsenden Anforderungen nicht mehr standhalten. Deshalb musste es notgedrungen abgelöst werden. Wichtigstes Kriterium für das neue System: Es soll eine Integration der Finanzsysteme unterstützen und damit eine Automatisierung der Bestell- und Rechnungsprozesse ermöglichen.

Dem SZB schwebte eine Materialbewirtschaftung mit durchgängig elektronischen und damit komplett papierlosen Abläufen von Bestellung und Lieferung bis hin zu Leistungserfassung und -verrechnung vor. Dank einfacherem Handling soll das digitale System nicht nur die Fehlerquote, sondern auch die Betriebskosten erheblich senken.

Ferner war auch die angestrebte Reduktion von Abhängigkeiten gegenüber externen Experten ein treibender Faktor. «Die Mängel des herkömmlichen Systems wie fehlende Integration in die Finanzsysteme, stetige Redundanzen, eine notwendige manuelle Rechnungserfassung und -prüfung sowie die grosse Personenabhängigkeit wollten wir mit der neuen Lösung allesamt beheben», fasst Bernhard Roder, Leiter Materialwirtschaft des SZB, die ambitionierte Ausgangslage zusammen.

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Eine ERP-Gesamtlösung

Im Jahr 2015 wurde schliesslich die schrittweise Ablösung des bislang aktiven APH-Logistiksystem-Tools in Angriff genommen. Für die Koordination der Spitallogistik hatte es gut funktioniert, war agil, jedoch nicht ins Gesamtsystem eingebettet. Die Gesamtprozesse von Bestellung bis Leitungserfassung und Rechnungsstellung konnten mit diesem System über Jahre hinweg nicht optimiert werden. Auch die Serviceleistungen vonseiten der Hersteller hatten mangels Ansprechpartner gelitten.

Der Entschluss der Spitalleitung stand fest, das Logistic Tool AHP durch eine integrierte ERP-Gesamtlösung zu ersetzen. Der Bedarf dafür war enorm, wofür folgende Zahlen sprechen: Total werden von der SZB-Materialwirtschaft heute jährlich rund 5700 Bestellungen mit ungefähr 22 000 Bestellpositionen abgewickelt. In der angeschlossenen Apotheke sind es nochmals rund 4000 Bestellungen mit insgesamt rund 14 000 Bestellpositionen.

Geprüft wurden drei Anbieter aus dem Spitalumfeld. «Unsere Wahl fiel schliesslich auf Conextrade, die Swisscom-Plattform für digitale Beschaffungs- und Rechnungsprozesse. Sie verfügt im Hinblick auf zukünftige Logistikprozesse über das überzeugendste Leistungsprofil», so Roder.

E-Procurement und Optimierung

Conextrade kann nahtlos in die SAPProzesse integriert werden und entspricht damit auch in diesem Bereich dem Anforderungsprofil des SZB, das überall SAPModule einsetzt. Die Prozesse sind voll integriert, durchgängig und basieren auf SAP-Best-Practice-Methoden, die durch Conextrade implementiert wurden. Das alte Materialbewirtschaftungssystem konnte mithilfe des SAP-Best-Pratice-Ansatzes abgelöst werden.

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Per Ende 2016 startete das SZB die Zusammenarbeit mit dem digitalen Beschaffungsprozess (E-Procurement) von Conextrade. Sie beinhaltete in einem ersten Schritt den Versand von Bestellungen an Medical- und Non-Medical-Lieferanten. Mittlerweile sind für das SZB bereits mehr als 450 Lieferanten aufgeschaltet. Mittels Pilotversuchen konnten 2016 sämtliche Prozesse vorbereitet und justiert werden. 2017 erfolgten weitere Anpassungen und Optimierungen. Im Februar 2018 wurden die Conextrade-Services vom SZB vollständig in Betrieb genommen.

Kontrolle der Bestellprozesse

Die ersten zwei bis drei Monate der Testphase wurden explizit dem Thema Bestellprozesse gewidmet. Ein spezielles Tool, das das Spital selbst entwickelt hat, schlägt im Falle einer Bestellung, die nicht ihren Zielort erreicht, sofort Alarm. Conextrade prüft jede Bestellung auf Unregelmässigkeiten. Ausserdem haben alle beteiligten Parteien stets Zugriff auf den gesamten Prozess, «was viel Sicherheit schafft», erklärt Bernhard Roder.

Schliesslich brauche das SZB die Sicherheit und Gewährleistung, dass eine Bestellung versendet wurde. Die Etablierung von Conextrade erfolgte in Etappen, in einem ersten Schritt mit zehn Lieferanten und einem laufenden Ausbau auf über 450 Lieferanten bis Februar 2018.

Bernhard Roder resümiert zufrieden: «Das Projekt ist sehr gut gelaufen und es gab nur wenige Details, an denen etwas länger gearbeitet werden musste. Dank dem schrittweisen, präzisen Vorgehen gab es nie Probleme, sodass auch nach der Implementierung von Beginn weg keine Lieferengpässe und Terminverzögerungen resultierten.» Dank Conextrade können im SZB jetzt die zentralen Anforderungen an ein Materialbewirtschaftungssystem erfüllt werden. Ein zentraler Nutzen ist, dass der Prozess automatisiert, prozesssicher, verlässlich und nicht mehr mit Papier bestritten werden muss. Einkäufer können ab sofort komplett auf Faxund E-Mail-Bestellungen verzichten.

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Vertraulichkeit und Sicherheit sind weitere wichtige Elemente. Es ist nun einfacher für alle, insbesondere auch für die Lieferanten. Der automatisch angelegte Kundenauftrag birgt auch keine Fehler. Die Einkäufer haben nun mehr Zeit für Wichtigeres. «Wir bestreiten seit der Einführung von Conextrade jede Woche ein Meeting mit dem IT-Betreuer, der mit dem Betrieb sehr zufrieden ist. Wir haben unser Ziel erreicht.»

Zukünftige Projekte

Für das zweite Quartal 2018 ist die Einführung von elektronischen Bestellbestätigungen geplant. Im weiteren Fokus stehen Lieferscheine, E-Invoicing und die Digitalisierung von Papier- und PDFRechnungen. «Ist alles funktionstüchtig, verfügen wir über ein sehr gutes System und Konzept», sagt Bernhard Roder voller Zuversicht.