Die modernen Kommunikationstechniken haben vieles einfacher, aber auch gleichzeitig vieles komplizierter gemacht. Mit Mail, Handy, Instant Messaging, Videoconferencing, virtueller Gruppenarbeit und VoIP (Voice over IP, Internettelefonie) haben sich innerhalb weniger Jahre zusätzlich zum guten alten Festnetztelefon eine ganze Reihe von Möglichkeiten etabliert, mit denen wir jederzeit und praktisch überall passend zur jeweiligen Anforderung kommunizieren können.

Diese ununterbrochene Erreichbarkeit zerrt auf Dauer nicht nur an unseren körperlichen und geistigen Ressourcen. Die Vielfalt der Technologien und Endgeräte führt auch zu unzähligen Doppelspurigkeiten. Die Kontaktdaten von Festnetztelefon, Mailprogrammen, Handy und Instant Messenger müssen abgeglichen werden. Je nach Kombination der Gerätehersteller ist dies eine alles andere als sauber automatisierbare Angelegenheit. Zudem hat die gleiche Person auf jedem Kanal eine andere Identität.

Eine Adresse für alles

Genau für dieses Technologie-Durcheinander verspricht Unified Communications (UC) Abhilfe. Statt auf viele Insellösungen verteilt, die einzeln gepflegt werden müssen, wird die gesamte Kommunikationspalette in einem zentralen Server zusammengefasst und auch verwaltet. Meldungen gehen automatisch über den Kanal an den Empfänger, auf dem dieser zurzeit gerade erreichbar ist. Pro Person ist nur noch eine Adresse respektive eindeutige Identifikationsnummer notwendig. Den Rest übernimmt die Serversoftware im Zusammenspiel mit einem zentralen Verzeichnisdienst automatisiert.

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Damit erfüllt UC einen Traum jedes modernen, sogenannten Information Workers; jener Teil der arbeitenden Bevölkerung also, dessen Aufgabe hauptsächlich in der Aggregierung, Erweiterung und gezielten Weitergabe von Informationen besteht.Solche UC-Lösungen werden von Kommunikationsspezialisten wie Avaya, Nortel, Siemens, Cisco und Alcatel schon länger angeboten. Sie richteten sich jedoch bisher – nur schon preislich bedingt – hauptsächlich an Konzerne und andere Grossorganisationen.

Wenn jetzt Microsoft im grossen Stil in dieses Geschäft einsteigt, ist dies ein untrügliches Zeichen, dass die vereinigten Kommunikationsmöglichkeiten langsam, aber sicher auch für mittelständische und kleinere Betriebe erschwinglich werden. KMU konnten zwar schon bisher ähnliche Funktionalitäten über Internetservices wie Skype oder Gizmo nutzen. Diese sind aber, was die Sprachqualität und die Verfügbarkeit anbelangt, nur sehr beschränkt unternehmenstauglich. So muss der persönliche PC immer eingeschaltet sein, und eine Einbindung des für viele heute zentralen Mobilfunks ist nicht möglich. Ganz zu schweigen von der Abhängigkeit vom Dienste-Provider. Skype war in den letzten Jahren mehrere Male für längere Zeit schlicht nicht erreichbar.

Unendliches Pingpong

UC ist für ein KMU jedoch nicht bloss eine Preisfrage. Moderne Kommunikationsmöglichkeiten ermöglichen zwar auf der einen Seite einen viel schnelleren Informationsfluss und erhöhen damit die Produktivität. Auf der anderen Seite können sie aber unüberlegt genutzt auch zu eigentlichen Produktivitätskillern werden.

Gemäss einer Studie der Berner IT-Beratungsfirma Dr. Pascal Sieber & Partners wenden Schweizer Arbeitnehmer heute im Schnitt schon fast einen ganzen Arbeitstag pro Woche für die Bearbeitung ihrer E-Mails auf. Kommt dazu, dass die dauernd hereintröpfelnde elektronische Post auch zwischendurch die Konzentration stört.

Führt ein Unternehmen im Zuge einer Unified-Communications-Strategie nun auch noch Instant Messaging und die intern kostenlose VoIP-Telefonie ein, vergrössert sich der Zeitaufwand für die Kommunikation noch einmal massiv. Vor allem Instant-Messaging-Diskurse haben aufgrund ihrer unkomplizierten und informellen Art ein intrinsisches Potenzial, zu einem nicht enden wollenden Pingpong auszuwachsen.

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Nur für die, dies brauchen

Um solche negativen Auswirkungen in Grenzen zu halten, empfiehlt es sich in einem ersten Schritt, nicht alle Mitarbeiter mit den vollständigen UC-Möglichkeiten auszustatten, sondern nur jene, die in ihrem Arbeitsalltag aus den technischen Möglichkeiten auch einen Effizienzgewinn erzielen können.

Zudem will der sinnvolle Umgang mit den umfassenden Möglichkeiten von UC auch gelernt sein. Regelmässige Schulungen im Umgang mit den Technologien sind darum eine gute Investition. Damit kann auch sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter die jeweils einem bestimmten Arbeitsablauf am besten dienende Technik nutzen. Schliesslich haben wir alle eine gewisse Resistenz gegenüber Veränderungen unserer Alltagsgewohnheiten, und die kann bei den wenigsten mit einer einmaligen Einführung überwunden werden.

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