Meldet sich ein Interessent für einen Anlass mit Catering ausser Haus, gilt es als Erstes, den Ort zu besichtigen. Dabei muss abgeklärt werden, was am Standort bereits vorhanden ist und was noch alles organisiert werden muss. Mit einem Fotoapparat werden alle Details aufgenommen, um sich im Büro immer wieder die Infrastruktur vor Augen zu führen und somit zu verhindern, dass etwas nicht einbezogen wird. Zur Erstellung der Offerte für einen solchen Event werden viele Informationen benötigt und die Offertstellung ist entsprechend aufwendig.

Was bei einem Catering ausser Haus neben der Gestaltung der Verpflegung auch nicht vergessen werden darf, ist die Organisation der elementaren Infrastruktur wie die sanitären Anlagen, Strom und Wasser. Des Weiteren müssen auch die Kosten für das Unterhaltungsprogramm, die Dekoration und die eventuell benötigte Bühne berechnet werden. Erst nach all diesen Vorbereitungen ist es möglich, eine detaillierte, transparente und umfassende Offerte zu erstellen. Jegliche Kosten betreffend den gastronomischen und infrastrukturellen Teil sollen enthalten sein. Es soll für den Kunden keine negativen Überraschungen im Nachhinein geben. Leider ist ein Vergleich mit Mitanbietern oft nicht möglich, weil Kostenelemente fehlen, welche erst im Verlauf der Organisation angesprochen werden. Denn eine genaue Offerte beinhaltet nicht nur die Verpflegung und den Service, sondern auch die Infrastruktur.

Die wichtigsten Kostenblöcke

Bei einem Anlass ausser Haus wird der Durchführungsort besichtigt. Im Gegensatz dazu werden bei einem Inhouse-Event dem Kunden die Lokalitäten gezeigt. In der Regel wird ein Catering ausser Haus doppelt so teuer wie ein Anlass in den hauseigenen Lokalitäten. Dies ist auf verschiedene Punkte zurückzuführen. Zum Beispiel muss ein Transport für die Lebensmittel, das Geschirr, das Mobiliar organisiert und bezahlt werden und auch den Personalkosten liegt eine andere Kalkulation zugrunde.

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Ein grosser Kostenanteil entfällt auf die Vorbereitungs- und Rückschubzeit. Hier kann man mit einem 60% höheren Aufwand rechnen. Die Offertstellung ist aufwendiger, die Vorbereitungen mittels Checklisten, das Einpacken des benötigten Materials nach Anzahl Gästen, das Ausladen sowie Aufbauen, das erneute Einpacken nach dem Anlass, der Rücktransport und die Reinigung des gesamten Geschirrs, Bestecks und weiterer Utensilien. Ein Vergleich mit einem fahrenden Zirkus versinnbildlicht den Umfang der anfallenden Aufbau- und Abbauarbeiten. Das stetig wechselnde Umfeld bei Anlässen ausser Haus fordert zudem eine grösser Flexibilität der Mitarbeiter, die sich immer wieder auf die wechselnde Situation einstellen müssen.

Einer der heikelsten und zugleich wichtigsten Punkte ist die Hygiene, diese geht mit dem Einhalten der Kühlkette einher. Die Kühlkette darf nie unterbrochen werden, um die Qualität der Produkte aufrechtzuerhalten. Auch eine strikte Trennung von reiner und unreiner Zone ist unabdingbar.

Worst-Case-Szenario

Um eine funktionelle Infrastruktur zu erarbeiten, ist es wichtig, dass im Vorfeld bei der Organisation eine Tabelle mit den Energie- und den Wasseranschlusswerten erstellt wird. Dies sichert bei der Durchführung das problemlose Funktionieren der Geräte. Bei der Planung wird immer vom Worst-Case-Szenario ausgegangen, wie etwa strömender Regen, ein Kälteeinbruch oder Geräteausfall. Aus diesem Grund begleitet immer ein Techniker den Anlass, um Strom-, Heizung- und Wasserlieferung abzusichern.

Auch die Mitarbeiter verdienen besondere Aufmerksamkeit. Bei Anlässen ausser Haus ist die Gefahr, krank zu werden oder sich zu verletzen durch die unbekannte Umgebung, erhöht. Hier wird deshalb grosser Wert auf die korrekte Arbeitskleidung gelegt. Für die Mitarbeiter wird, falls es keine anderen verfügbaren Räumlichkeiten gibt, ein Zelt errichtet, das als geschlossener Aufenthaltsraum dient und von Vorteil mit einem Holzboden ausgestattet ist.

Infrastruktur

Je nach Lokalität muss alles beschafft werden und variiert je nach Anlass. Die Anforderungen können breit gefächert sein. Das heisst von der Garderobe über das WC bis zum Parkplatz – je nach Beschaffenheit braucht es eventuell Schirme.

Alle Gäste sollen es trocken und warm haben unabhängig vom Wetter. Diese Vorgabe setzt oftmals eine Heizung voraus. Eine Beleuchtung vor dem Zelt wird auch häufig benötigt, da die Anlässe meistens in der Nacht enden. Zudem müssen die Zubringerwege ausgeleuchtet werden.

Beim Speisenangebot gibt es für Inhouse- und Outhouse-Anlässe keinen Unterschied mehr im Angebot für den Gast, vorausgesetzt natürlich, dass mit der heutigen Technologie gearbeitet wird. Es ist jederzeit möglich, den gleichen Standard und den gleichen Schwierigkeitsgrad zu bieten wie bei Anlässen im Haus. Aus Platzgründen wird jedoch oftmals ein serviertes Menü vorgezogen, da ein Buffet mehr Platz beansprucht und zudem eine Belastung für den zeitlichen Ablauf ist.