Auf den ersten Blick scheint es, als stünden stetige Erreichbarkeit und zunehmende Mobilität in nicht vereinbarem Widerspruch zueinander.

Wie soll man seine Mails lesen, Kontakte verwalten oder Termine verschicken, wenn man im Zug, am Flughafen oder bei einem Kunden sitzt? Vor einigen Jahren wäre dies tatsächlich eine Herausforderung gewesen. Heute ist das mobile Büro jedoch einfacher zu realisieren, als manch einer denkt. Mit drei Schritten ist man bereits am Ziel.

Abgleich aller Daten

Der erste Schritt betrifft den Betrieb eines Exchange-Servers. Dieser ermöglicht überall und jederzeit den Zugriff auf sämtliche Outlook-Funktionen, sofern man ans Internet angebunden ist.

Man muss sich diesbezüglich entscheiden, ob man diesen Server selbst kauft und verwaltet - was teuer sein kann und beträchtliches Know-how erfordert - oder ob man ihn bei einem professionellen Anbieter «hostet», also mietet. Dieser Entscheid hängt von den individuellen Bedürfnissen der Firma ab. Ein sogenanntes Hosting bietet sich für KMU an, die keine eigene IT-Infrastruktur aufbauen und trotzdem stets über die neueste Technologie und Software verfügen wollen.

In einem zweiten Schritt muss definiert werden, mit welchem Gerät man auf die Outlook-Daten zugreifen will. Bereits mit dem Handy lassen sich alle Grundfunktionen des mobilen Büros gebrauchen, weil man damit auf den oben genannten Exchange-Server zugreifen kann: E-Mails, Termine und Kontakte sind immer in Echtzeit verfügbar.

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Mit dem richtigen Gerät online

Für KMU sind vor allem Mobile Assistants (etwa von HTC, Nokia oder SonyEricsson), Blackberry (RIM) oder das iPhone (Apple) interessant. Auch hier hängt die Wahl wieder von den Bedürfnissen und der bestehenden Infrastruktur ab: Mobile Assistants eignen sich vor allem für Nutzer, die sich in der Windows-Welt bewegen, Blackberry richten sich aufgrund der aufwendigeren Infrastrukturanbindung eher an Unternehmen mit erhöhten Sicherheitsansprüchen. Das iPhone findet wegen des einzigartigen Bedienungserlebnisses branchenübergreifend Anklang.

Wenn man mit Handys trotz ihrer vielseitigen Funktionen in mancherlei Hinsicht an Grenzen stösst, beispielsweise bedingt durch die Tastatur oder den Bildschirm, kann man auf die zweite Option, das Notebook, ausweichen.

Dieses bietet sich dann an, wenn unterwegs zusätzlich Office-Dokumente wie Powerpoint-Präsentationen bearbeitet und verschickt werden sollen.

Das optimale Abo wählen

Der dritte Schritt betrifft die mobile Anbindung der Zugriffsgeräte. Arbeitet man von zu Hause aus, kann man sich mit dem Handy oder dem Notebook über den privaten Internetzugang mit dem geschäftlichen Outlook verbinden. Für den Gebrauch unterwegs sollte man sich für ein mobiles Datenabonnement entscheiden. Das Portfolio reicht von Prepaid-Angeboten über Tagespauschalen bis hin zu monatlichen Flatrates, die unbegrenzten mobilen Internetzugang gewähren. Man kann so unter einer Vielzahl von Angeboten dasjenige auswählen, das den eigenen Bedürfnissen am besten entspricht.

Weiter ausbaubar

Die Aufstellung zeigt: Bereits mit drei Schritten kann man sich ein mobiles Büro einrichten. Aufbauend auf diesen drei Basisschritten, lässt sich die Lösung aber auch beliebig erweitern.

So gibt es beispielsweise für Firmen mit besonders hohen Ansprüchen an die Sicherheit noch zahlreiche Ausbaumöglichkeiten, die unter anderem für den sicheren Zugriff auf heikle Firmendaten sorgen.

Mit dem mobilen Büro lassen sich die beiden Komponenten Mobilität und stetige Erreichbarkeit ideal vereinen. Und nebenbei fallen auch noch unproduktive Transferzeiten im Zug oder am Flughafen weg.