Der Weltraum, unendliche Weiten. Wir schreiben das Jahr 2007. Dies sind die Abenteuer der Enterprise Edition von MOSS, Microsofts Office SharePoint Server. Viele Lichtjahre von der Erde entfernt, dringt das Raumschiff Enterprise in neue Kommunikations-Galaxien vor, die nie ein Mensch zuvor gesehen hat. Denn das SharePoint-Universum dehnt sich seit seinem Urknall 2001 mit Lichtgeschwindigkeit aus.

Immer neue Features und Webparts werden entdeckt, verknüpft, erweitert, entwickelt und zu neuen Kollaborations-Lösungen aggregiert. So entstehen aus Wikis, Blogs, MySites, Collaboration-Sites, Publishing-Sites, Excel-Services, Workflows und weiteren neuen Features ganze Galaxien von neuen Möglichkeiten der virtuellen Zusammenarbeit.

Die Gegenwart

Auf dem kleinen, blauen Planeten Erde verrichtet derweil die Spezies «Information Worker» (IW) ihre tägliche Arbeit. Die einzelnen IWs haben gelernt, mit MS Office und ihrer überquellenden E-MailBox umzugehen. Emsig wird kollaboriert, indem Dokumentenversionen an E-Mails befestigt, rund um den Globus verschickt, überarbeitet, abgenommen oder auch nur zur Kenntnis genommen werden.
Noch ahnt der einzelne Mitarbeiter nichts vom bevorstehenden Paradigmenwechsel. Doch ein brandneues Raumschiff aus der Serie Enterprise MOSS 2007 wurde durch die Geschäftsleitung zur Effizienzsteigerung bereits abgesegnet und eingekauft.
Noch nehmen Spezialisten kleinere Anpassungen an der Basis-Raumschiff-Version vor: Obgleich das Firmenlogo einfach anzubringen war, müssen noch etliche Einstellungen vorgenommen werden, bevor das Raumschiff abheben und ins SharePoint-Universum vorstossen kann.

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Die Zukunft

Jeder Mitarbeitende sieht sich bald mit mannigfaltigen Möglichkeiten der effektiven Zusammenarbeit konfrontiert. Der IW muss aber erst einmal kräftig umdenken, da seine Dokumente nun plötzlich weder lokal, noch auf dem Firmen-Filesystem zu finden sein werden. Dafür kann er auf dem brandneuen Portal dank Metadaten und raffinierten Suchkriterien die Dokumente schneller finden. Die Dokumente werden auf der Web-Plattform via Internet-Explorer zentral verwaltet und die schlanken E-Mails enthalten
nur noch Benachrichtigungen über Änderungen an den Dokumenten.

Der Weg zum Ziel

Obschon die Geschäftsleitung verständlicherweise das gekaufte Raumschiff schnellstmöglich starten möchte, ist sie gut beraten, folgenden wichtigen Faktoren noch vor der Einführung Beachtung zu schenken:

Klare Strukturierung: Die Unterteilung des Web-Portals in (für den Endnutzer) verständliche Bereiche ist für das Navigieren und Auffinden von Informationen zentral. Die Strukturen sollten zudem «eingeschränkt erweiterbar» sein, um den Wildwuchs neuer Bereiche und Seiten einzudämmen. Mittels Metadaten und Dokumentenvorlagen können auch die gemeinsamen Dokumentenablagen effizient verwaltet werden.
Rollenverteilung und Zugriffsberechtigung: Nicht jeder IW muss alles verändern und einsehen können. In den verschiedenen Bereichen müssen auf allen Ebenen die verschiedenen Rollen wie zum Beispiel Administratoren (inklusive Stellvertretung), Mitglieder (mit Lese-/Schreibzugriff) und Besucher (nur Lesezugriff) sorgfältig definiert werden.
Funktionsumfang einschränken: Obschon die vielen neuen Features richtig eingesetzt eine klare Arbeitsunterstützung bieten, wird die Fülle den IW zu Beginn eher erschlagen als unterstützen. Weniger ist hier mehr. Eine sukzessive Feature-Einführung unterstützt die Lernkurve ebenfalls.
Intensive Schulung: Vor und während der Einführung sollten alle beteiligten Parteien in die neue Arbeitsweise eingeführt werden. Viele Benutzer assoziieren mit einer Webseite eine Ansammlung von Links, welche sie klicken müssen, um ans Ziel zu gelangen. Der Umgang mit der komplexen SharePoint-Webapplikation, den neuen Kollaborationsmöglichkeiten sowie der Office-Integration muss einfach, verständlich und grossflächig eingeführt werden. Idealerweise mit E-Learning-Modulen als Hilfe zur Selbsthilfe.

Das Resultat

Das SharePoint-Universum wird sich weiter ausdehnen. Es werden noch viele SharePoint-Galaxien entstehen, jede mit ihren eigenen Kollaborationsgesetzen und Lösungsansätzen. Noch bevor wir alle Möglichkeiten der aktuellen SharePoint-Version auszuschöpfen wissen, wird uns wohl bereits wieder die nächste Generation der Enterprise mit Warp 10 überholen. Und Spock würde mit erhobener Augenbraue feststellen: «Faszinierend!»

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Oliver Staubli, Technical Consultant, Crealogix AG.