Vor dem Kauf oder der Miete einer neuen Fläche für die Firma gilt es auf jeden Fall, den Platzbedarf zu ermitteln – wenn am bestehenden Standort nicht mehr genügend Platz zur Verfügung steht, sollte der effektive Bedarf also vor Vertragsunterzeichnung sorgfältig geprüft werden.

In der bestehenden Situation können Gewohnheitsrechte oder andere Traditionen, Lagervolumen, Doppelablagen der Akten, die Nutzung der Stauräume im Bürobereich und auf der Etage kaum verändert werden. Der Domizilwechsel bietet dann die optimale Gelegenheit, Gewohntes zu verändern, die Firma zu entschlacken und besser zu strukturieren.

Soll-Zustand definieren

Die Ist-Situation ist bekannt. Es gilt nun, diese auch zu erfassen. Mit welchen Personengruppen ist man in Kontakt, wie wird die Firma von externen Betrachtern wahrgenommen? Wo bestehen Defizite? Auf dieser Basis kann ein neues Konzept erstellt werden.

Ein bestehendes Gebäude bestimmt vieles. Ob die Räume einen Doppelboden oder eine abgehängte Decke haben, ob die Kernzone mit Lift- und WC-Anlagen im Zentrum steht oder am Rand des Gebäudes untergebracht ist, hat einen grossen Einfluss auf die möglichen Büroformen. Es gilt, viele Fragen zu beantworten: Wie sind die internen Kommunikationswege? Welches Team soll in welchem Raumteil platziert werden? Welche Angebote will man den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bieten? Wie will man Besucher empfangen? Bewirtet man sie im Sitzungszimmer? Diese und andere Fragen sollten weitgehend vor Vertragsabschluss beantwortet sein.

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Corporate Design

Das visuelle Erscheinungsbild der Firma, das Corporate Design (CD), sollte sich nicht nur auf die Briefschaften, Visitenkarten und das Web beschränken. Die Besucher sollten die Umsetzung des CD auch im Bereich der Innenarchitektur wahrnehmen, das Gesicht der Firma beim Betreten der Räume wiedererkennen, sich zu Hause fühlen.

Neue Büroformen

In den vergangenen Jahren wurde mit den grossen Winkelarbeitsplätzen aufgeräumt; die Arbeitsplätze wurden kompakter. Die Freude über den gewonnenen Platz währte indes nicht lange: Es wurde übersehen, dass die Einschränkung des persönlichen Raumes kompensiert werden muss. Der Arbeitsplatz selber wird weiter verdichtet, als Ausgleich wird mehr Raum im Gruppenarbeitsbereich, in Sitzungszimmern, Rückzugszonen oder auch im Kaffeebereich benötigt. Die mehr oder weniger unmittelbare Kommunikation findet weniger am Arbeitsplatz statt. Hier werden in erster Linie Akten bearbeitet, Telefonate geführt und E-Mails beantwortet. Ein konzentriertes effizientes Arbeiten soll hier möglich sein. Die interne Kommunikation wird in die ergänzenden Räume verlagert und ist somit vermehrt projektbezogen und teamübergreifend möglich.

Qualitätssicherung im Projekt

Um beim Umzug ein optimales Projektergebnis zu erreichen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen: Vor einem Immobilienentscheid den Kontakt zu einem entsprechenden Fachplaner suchen. Der Fachplaner wirkt auf zwei Ebenen. Dank seiner Erfahrung aus anderen Projekten und Branchen ist er in der Lage, neue Konzepte und Büroformen zu finden. Ausserdem entlastet er die Mitarbeiter. Die sollen stark in das Projekt eingebunden, aber nicht an ihrer täglichen Arbeit gehindert werden. Die Mitarbeiter-Ressourcen müssen neben den Umzugsarbeiten für die Kunden des Unternehmens ausreichend erhalten bleiben.