SAP
Prozesse flexibel abbilden

Sibylle Remund
«Herausfordernd ist, die Akzeptanz der Mitarbeiter für das Umdenken zu gewinnen.» Sibylle Remund, Alpiq, Leiterin HRM Alpiq InTec GruppeQuelle: ZVG / HZ Bildbearbeitung

Für das Personalwesen heisst Digitalisierung vor allem, die Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung zu finden.

Von Sibylle Remund
am 02.02.2018

Alpiq InTec ist ein erfolgreicher Energieservice-Anbieter mit 5000 Mitarbeitenden und steht mitten in der digitalen Transformation. Neue Geschäftsmodelle entstehen in all unseren Tätigkeitsbereichen. Dies erfordert fachbereichsübergreifende Prozesse entlang der Wertschöpfungskette, agile und interdisziplinäre Arbeitsweisen und Projektteams sowie Systeme und Plattformen, welche die Mitarbeitenden unterstützen und die Zusammenarbeit fördern. Weiter sieht sich die Branche bei steigendem Qualitätsanspruch mit hohem Kostendruck konfrontiert. Das HR nimmt in diesem Spannungsfeld der digitalen Transformation eine wichtige Rolle ein, indem es die richtigen Mitarbeitenden rekrutiert und sie bedarfsgerecht entwickelt. Und es begleitet und unterstützt den Change-Prozess gruppenweit unter Berücksichtigung der individuellen Voraussetzungen in den einzelnen Tochtergesellschaften. Die digitale Transformation fordert das HR aber auch als Organisationseinheit. Alpiq InTec vereint unter einem Dach mehrere Tochtergesellschaften mit verschiedenen Kulturen, fachlichen Spezialgebieten und unterschiedlichen Prozessen und Systemen. Aufgabe des HR ist es, den richtigen Mix aus Zentralisierung und Dezentralisierung respektive Standardisierung und Individualisierung zu finden und sicherzustellen, dass die notwendige Einheitlichkeit in puncto Prozesse, Systeme, Controlling, Qualitäts- und Rollenverständnis gewährleistet ist. Nur so können wir einen wichtigen und messbaren Teil zum Unternehmenserfolg beisteuern. Als HR haben wir uns vor dieser Ausgangslage das Ziel gesetzt, alle HR-Kernprozesse digital und systembasiert abzubilden. Hier kamen uns die bisherigen Erfahrungen und die Vorteile des SAP-Produkts SuccessFactors entgegen: SAP wurde auch in anderen Unternehmensbereichen bereits erfolgreich eingesetzt und SuccessFactors bietet die notwendige Flexibilität und die entscheidenden Vorteile, wenn es darum geht, Prozesse abzubilden.

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Was noch hinzukommt

Den Entscheid, die HR-Kernprozesse digital abzubilden, haben wir vor drei Jahren gefällt. Ab diesem Zeitpunkt haben wir SAP SuccessFactors schrittweise implementiert und bis heute folgende Prozesse ins System überführt:
• Jährliche Salär-, Zielvereinbarungs- und Bonusprozesse
• Antragswesen (Stellenantrag, Kaderantrag, Saläränderungsantrag, Prämienantrag und so weiter)
• Rekrutierungsprozesse
• Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterentwicklungsprozesse
• HR Controlling (KPI und Reports)
Geplant ist zudem, dass wir bald ein systembasiertes Talentmanagement einführen. Es soll uns dabei helfen, interne und externe Potenziale zu erfassen, damit diese bei passenden offenen Stellen angegangen werden können.

Werben für Akzeptanz

Mit den Umsystemen hatten wir keine Probleme. SAP SuccessFactors bietet hohe Kompatibilität und die Schnittstellen laufen bisher einwandfrei. Die Herausforderung lag vielmehr darin, die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden für den Change-Prozess, das Umdenken und die neue Systemlösung zu gewinnen. Für Prozesse, bei denen die Mitarbeitenden einen direkten Vorteil in der systembasierten Handhabung gesehen haben, war die Akzeptanz rasch vorhanden. Bei anderen Prozessen (beispielsweise der Rekrutierung) war es schwieriger, da viele Mitarbeitende ihre Verhaltensmuster anpassen mussten, was mit Aufwand und Widerstand verbunden ist. In diesen Situationen sind folgende Aspekte wichtig:
• Eine gute, transparente Kommunikation, welche die Notwendigkeit der Weiterentwicklung glaubwürdig darlegt und dabei die Vorteile und Nachteile des Vorhabens aufzeigt.
• Ebenfalls zentral ist das Schaffen von gegenseitigem Verständnis und die Einbindung der Betroffenen in den Gestaltungsprozess. Gegenüber unseren Vorgesetzten und Mitarbeitenden in den Tochtergesellschaften ist entscheidend, die HR-Mitarbeitenden als Botschafter zu gewinnen und jederzeit eine Ansprechstelle und Betreuung zu bieten.
• Weiter ist Geduld in der Umsetzung gefragt. Wir machen eine Gratwanderung zwischen der Forderung, die neuen Prozesse zu leben, und dem Gewähren der Zeit, die die Mitarbeitenden brauchen, um die neue Handhabung zu etablieren und die zum Teil notwendige persönliche Entwicklung zu vollziehen.
Wir haben die Prozesse jeweils für alle 5000 Mitarbeiter zeitgleich eingeführt. Dabei hat sich auch gezeigt, dass eine einfache, userfreundliche Bedienung und ein ansprechendes «Look and Feel» enorm viel dazu beitragen, die Mitarbeitenden für den Change und die Lösung zu gewinnen.

Das «digitale» Unternehmen

SAP SuccessFactors ist für unsere Mitarbeitenden ein modernes und attraktives Tool, um Pendenzen im Griff zu haben und sie effizienter abzuwickeln. Es ist weiter ein starkes Führungsinstrument, das
es Führungskräften erlaubt, Administrationszeit einzusparen, die dann für andere Aufgaben eingesetzt werden kann. Dies hat einen positiven Einfluss auf die Führungsarbeit und -kultur. Die gemeinsame Arbeitsgrundlage trägt zudem zur Verbesserung des Know-how-Transfers, des Informationsflusses und der Zusammenarbeit bei.
Uns als HR erlaubt SAP SuccessFactors, den Transformationsprozess zu unterstützen und uns bestmöglich auf die Anforderungen des Marktes und unserer internen und externen Anspruchsgruppen einzustellen. Es gibt uns das Rüstzeug, uns weiterzuentwickeln, unsere Effektivität, Effizienz und Qualität zu verbessern und dabei Skaleneffekte zu erzielen.
Die systembasierte Abwicklung der HR-Kernprozesse bietet uns aber auch die Möglichkeit, wichtige Informationen fast in Echtzeit zu gewinnen und notwendige Anpassungen rasch und firmenweit umzusetzen. Zudem erhöhen die Digitalisierung und die teilweise Standardisierung der Prozesse und Massnahmen deren Messbarkeit, was uns dabei hilft, unseren Mittel- und Ressourceneinsatz laufend zu optimieren.