Marianne Bangerter, Verwaltungsrätin von Cre-Org, stellt immer wieder mit Erstaunen fest: «Der Computer wurde erfunden, aber die Verwaltung der Dokumente geschieht noch wie vor 30 Jahren.» Ihr Mann Alfred H. A. Bangerter hat das KMU 1975 gegründet, sich Anfang 2009 aber auf das Präsidium des Verwaltungsrates zurückgezogen.

Die Folge einer schlecht oder gar nicht organisierten Dokumentenverwaltung sei ein enormer Bedarf an Archiv- oder Speicherplatz. Zugleich werde viel zu viel Zeit für das Suchen der richtigen Unterlagen verschwendet. Ein teures Vorgehen: «Nur 20% des Aufwands über die Lebensdauer eines Dokuments entfallen auf das Erstellen, 80% verschlingent Verwendung und Aufbewahrung. Da spart ein optimales Informations- und Dokumentationsmanagement gerne 80%.» Unter dem Strich heisse das mindestens halbierte Kosten für die gesamte Dokumentenverwaltung, rechnet Daniel Humbert-Droz vor. Er leitet zusammen mit Marco Stadler die Geschäfte.

Mit der Rezession rechnen offenbar auch viele Unternehmer neu und analysieren die Verwaltung: «Seit der Krise fragen Firmen zunehmend nach, ob wir ihnen ein Konzept offerieren können», sagt Marianne Bangerter. Gleiches habe ihr Mann schon 1975 erfahren, als er sich mitten in der Ölkrise selbständig machte. Auch der ständige Wandel der Wirtschaft helfe.

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Spardruck generiert Nachfrage

Gute Dokumenten-Management-Systeme (DMS) erlaubten bei Fusionen oder der Schliessung von Filialen einfach, bisherige Archive oder Ablagen sinnvoll zusammen-zuführen. Ob es um Unternehmen oder Gemeinden gehe, spiele dabei keine Rolle. So reicht die Kundenliste von Cre-org über alle Branchen und Grössen; von BLS und SBB über Feldschlösschen und Spitäler bis hin zu Verbänden, Versicherungen und Verwaltungen. «Viele Anwendungen, etwa für eine Bibliothek, haben wir noch gar nie ausgeführt,» Daniel Humbert-Droz sieht noch viele Einsatzgebiete von DMS.

Das Interesse helfe, die angepeilte vorsichtige Wachstumsstrategie umzusetzen. «Gegen- wärtig sind wir in der Schweiz fast der einzige Anbieter von herstellerunabhängigen sowie branchenübergreifenden DMS-Lösungen. Aber Cre-Org möchte gewappnet sein, wenn der Markt umkämpfter wird», meint er.

Logik dahinter ist entscheidend

Daniel Humbert-Droz ergänzt: «Unsere Stärke ist das Konzipieren eines optimalen DMS. Jede Lösung ist individuell. So werden alle für die Geschäftsabläufe nötigen Dokumente miteinander verknüpft. Dank einer einheitlichen Logik der Suchbegriffe und der erfassten Eigenschaften macht es sie zugleich auf alle Zeiten einfach wieder auffindbar.» Dafür steht auch sein Firmenslogan: «Finden statt Suchen.» Dokumente umfasst dabei alles, was im Geschäftsleben oder im Privatbereich an elektronischen und physischen Unterlagen anfällt.

Entscheidend sei ferner die Wahl der Software. «Von etwa 400 Anbietern genügt nur ein halbes Dutzend unseren Anforderungen.» Mit einer eigenen Software versuchte man sich vor 2000 - mehr aus Not heraus. «Die IT-Welt konzentrierte sich aus Angst vor Millenniumschäden auf die Hardware, was Cre-Org einen deutlichen Umsatzeinbruch brachte», erinnert sich Marianne Bangerter.

Wie beim Lego ermöglichen die Angebote von Cre-Org, für jede Aufgabe den nötigen Baustein zu setzen oder zu ergänzen. Marianne Bangerter erläutert: «Das ist wie der Unterschied vom gedruckten zum elektronischen Telefonbuch: Ersteres hilft sofort, wenn ich den Namen genau weiss. Elektronisch findet mir die Suchfunktion die Nummer aber nach jeder Information, ob via Beruf, Name oder Strasse.» Über die Trefferliste werde die gewünschte Information rasch gefunden. Archive erschliesst ein mit Biella Schweiz entwickel- tes Aufbewahrungssystem: Jedes Mäppchen erhält eine Nummer, die dann wie bei der chaotischen Lagerhaltung im Hochregallager durch die EDV erschlossen wird. Laufen Aufbewahrungsfristen ab, lassen sich die Dokumente einfach aussortieren. Um Fehler zu vermeiden, gibt das DMS in der Eingabemaske die Suchkriterien selbst vor. Sicherheit und Transparenz bringt die Eigenheit eines DMS, dass Dokumente nie verändert werden, sondern jede Überarbeitung als neue Version des Dokuments abgelegt wird.

Effizienzgewinne bringt zudem die Möglichkeit, mit einem DMS-Meeting bei jeder Sitzung Anträge, Traktanden sowie Protokoll gezielt und über die ganze Bearbeitungszeit mit den entsprechenden Projekten und den bisherigen Unterlagen zu verknüpfen. Nach der Sitzung kann jeder Berechtigte die Auszüge zu seinen Anträgen einsehen. «Dabei gilt im DMS für alles das Hol- und nicht das Bringprinzip. Dieser Kulturwandel ist oft eine Hürde bei der Einführung von DMS», so Daniel Humbert-Droz.