Werden in Unternehmen Projekte eingesetzt, so geht es um Lösungen für Probleme, die ausserhalb der üblichen Unternehmenstätigkeit liegen.

Dass mehr als die Hälfte aller Projekte fehlschlagen, ist auf das Ungenügen des Projektmanagements zurückzuführen. Das kann vermieden werden. Dazu braucht es Methodik und möglichst viel Projekterfahrung.

Vier Phasen zum Erfolg

Jedes Projekt lässt sich in vier konzeptionelle Phasen einteilen, die eine Steuerung durch das Projektmanagement erfordern.

Der Erfolg stellt sich nur ein, wenn das Projektmanagement in jeder Phase folgende Fragen beantworten kann: Was ist das Wesentlichste? Was braucht es wirklich? Dann können folgenden Phasen umgesetzt werden.

• Erstellung des Business Case: Im Business Case wird dargestellt, wie und in welchem Zeitraum die Projektergebnisse dem Unternehmen den angestrebten Erfolg bringen, dazu werden die Anforderungen definiert.

• Planung des Projekts: Absteckung des zeitlichen und materiellen Projektumfangs, Etappierung und Setzen der Meilensteine, Liste der Zwischenergebnisse und verfügbaren Ressourcen.

• Realisation und Projekt-Tracking: Organisation und Struktur der Meetings zur Überprüfung des Projektfortschritts, zum Budgetabgleich, der Behandlung aktueller Probleme und Risiken sowie der Verfolgung von Projektänderungen.

• Erfolgsmessung und Debriefing: Der Business Case dient als Grundlage der Erfolgsmessung und muss gegengeprüft werden. Das Debriefing schliesst den Zyklus und sichert die Erfahrungen für neue Projekte.

Das eigentliche Projektmanagement basiert auf dem ausgearbeiteten und vereinbarten Business Case und orientiert sich an den beschriebenen Projektphasen, umgelegt auf ein spezifisches Projekt. Es kann auch Sinn machen, Beratungsdienstleistungen in Anspruch zu nehmen.

Regelmässige Besprechungen der Projektleitung und der verantwortlichen Mitarbeitenden aus dem Unternehmen und der Berater dienen der laufenden Überprüfung des Projektfortschritts anhand der gesetzten Meilensteine und des Projektrahmens. Weiter werden die aktiven Risiken und Issues abgeglichen. Der Abgleich des Ist- mit dem Sollzustand des Projekts wiederholt sich, um die Ziele zu erreichen.

Flexibel bleiben

Die Methodik ist kein starres Gefüge. Sie lässt Variationen zu, die den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entsprechen und die Erfahrungen des Projektteams und jene aus der globalen Geschäftstätigkeit bestmöglich einfliessen lassen.

Unterstützend ist dabei der Zugriff auf umfassende Branchenkenntnisse von Experten und auf das Netzwerk der On- und Offshorezentren, die dank der Zeitverschiebung eine 24-Sunden- Dienstleistungserbringung ermöglichen, ohne dass die Kosten explodieren.