Bei einem Lean-Supply-Chain-Projekt müssen die totalen Beschaffungskosten den starken Veränderungen rasch angepasst werden, ohne dass die Versorgungssicherheit darunter leidet. Das Wichtigste dabei sind optimale Sortiments- und Lieferantenstrukturen.

Der erste Schritt auf dem Weg zum Lean Supply Chain Management ist jedoch eine detaillierte Potenzialanalyse. Im Fokus stehen dabei die TCO (Total Cost of Ownership) und die Schnittstellen innerhalb der Supply Chain. Zusätzlich werden die Haupt- und Subprozesse in der Kette mit einer Prozessanalyse durchleuchtet und die Komplexitätstreiber mit den Ursachen und Kosten ermittelt. Je nach Ergebnis gilt es, die bestehenden Prozesse zu verbessern oder neu zu modellieren. Mit dieser Methode können Potenziale und Sofortmassnahmen schnell identifiziert werden. Die Potenziale werden in einem Portfolio mit ihrem Aufwand-/Nutzenverhältnis dargestellt und daraus werden die Umsetzungsprioritäten abgeleitet.

Neue Beschaffungsstrategie

Die Analyseergebnisse zeigen sehr oft Handlungsbedarf in der Beschaffungsstrategie. Differenzierte Ansätze zum Aufbau der Beschaffungsmarktforschung, Intensivierung des Lieferantenmanagements und Verankerung der Beschaffung in der Organisationsstruktur stehen dabei im Vordergrund. Ein Kernelement der Beschaffungsorganisation ist ein Leadbuyer-Konzept mit klar zugeordneten Produktgruppen und Lieferanten. Das Konzept wird aus der strategischen Materialanalyse abgeleitet, welche die Bedeutung der einzelnen Produktgruppen für den Geschäftserfolg aufzeigt.

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Damit das Leadbuyer-Konzept zu den gewünschten Optimierungen führt, sind klare Verantwortlichkeiten und Zielvorgaben für Einsparungen und Prozessverbesserungen erforderlich. In einem ersten Schritt können durch Volumenbündelung und vereinfachte Prozesse - zum Beispiel Planungs- und Bestellprozesse - Beschaffungskosten markant gesenkt werden. In einem zweiten Schritt ist das Sortiment zu überprüfen und zu straffen. Dadurch können die Prozesskosten nachhaltig gesenkt werden und die Reduktion der Lieferantenbasis wird erleichtert.

Es ist wichtig, festzulegen, nach welchen Kriterien und Prozessen Lieferanten freigegeben werden. Das Ziel ist, nur über freigegebene Lieferanten mit definierten Sortimenten zu beschaffen. Damit wird das Maverick-Buying erfolgreich ausgeschaltet.

Beziehungen weiter entwickelt

Mit einer klaren Struktur der Lieferantenbasis kann das Lieferantenmanagement effizient umgesetzt werden. Gemeinsam mit den strategischen Lieferanten sind die Produkte und Dienstleistungen, die Leistungserbringung und die Beschaffungsprozesse zu analysieren und zu überarbeiten.

Das A und O ist in diesem Zusammenhang ein Supplier Relationship Management, durch das die Beziehungen mit den strategischen Lieferanten weiter entwickelt werden und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) etabliert wird. Durch das Einbinden der Schlüssellieferanten in die Planungs- und Dispositionsprozesse sowie durch den Einsatz situationsgerechter IT-Lösungen wie APS (Advanced Planning System) können die Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Mengen nochmals stark reduziert werden. In Abhängigkeit der Wiederbeschaffungszeiten müssen Plandaten oder effektive Verbräuche zur Steuerung der Produktion beim Lieferanten genutzt werden.

Die laufend aktualisierten Daten fliessen beim Lieferanten direkt in den Produktionsplanungsprozess ein.

Total Cost of Ownership

Zur nachhaltigen Unterstützung der Zusammenarbeit mit den Lieferanten und der Verbesserung der Kostentransparenz ist TCO (Total Cost of Ownership) über die gesamte Supply Chain umzusetzen. Dank dieser Massnahme können die Potenziale an den Schnittstellen gemeinsam klar erkannt, überwacht und die Prozesskosten schnell angepasst werden.

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Um das Lean Supply Chain Management zum Erfolg zu führen, braucht es die richtigen Führungsinstrumente. Das Controlling ist mit wenigen wichtigen Kennzahlen (Key Performance Indicators) aufzubauen, welche in ein zentrales Management Information System (MIS) integriert werden müssen. Der Aufbau eines Risikomanagementsystems mit den richtigen Indikatoren erlaubt es, Veränderungen (z.B. Markt, Lieferanten, Preise) frühzeitig zu erkennen. Schnelles und proaktives Handeln wird somit möglich.

Unsere Erfahrungen zeigen, dass es mit Lean Supply Chain Management möglich ist, innerhalb von sechs Monaten die totalen Beschaffungskosten um 8 bis 12% zu senken. Mittelfristig kann die Lieferantenbasis um 25 bis 30% abgebaut und die Anzahl der Bestellungen und Rechnungen um mindestens 20% reduziert werden, was zu erheblichen Prozesskosteneinsparungen führt.

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