SKYGUIDE.

Die nicht gewinnorientierte Aktiengesellschaft Skyguide sorgt im Auftrag des Bundes für die sichere und effiziente Abwicklung des Flugverkehrs. Als Ersatz für das bestehende Intranet suchte das Unternehmen eine neue Plattform, mit der sich das gesamte Dokumentenmanagement verbessern und vereinheitlichen lassen sollte. Das Ziel: Weg von statischen, dezentral abgelegten Informationen hin zu Dynamik und Zentralisierung.

Umfassender als geplant

Das bestehende Intranet eignete sich nicht für die neuen Anforderungen und musste durch ein zentrales, unternehmensweites Informations- und Dokumentenmanagementsystem abgelöst werden. Nicht nur wegen, jedoch mit der Unterstützung eines externen Auditors festigte sich beim Management von Skyguide die Erkenntnis, dass eine solche Plattform nicht nur bereichsintern installiert werden sollte, sondern einen unternehmensweiten Nutzen generieren kann.Irina Kuhnen, Head Information Management bei Skyguide: «Am Anfang ging es ausschliesslich um die Schaffung einer abteilungsübergreifenden, effizienten Intranet-Plattform. Nach dem Projektstart jedoch fand eine Erweiterung auf das Internet statt. Aufgrund der Erfahrungen im gesamten Dokumenten- und Qualitätsmanagement inklusive Wartung und Support war klar, dass die neue Lösung den Umgang mit den Informationen erleichtern, die Prozesse unterstützen und das Publizieren, Strukturieren und Wiederfinden der riesigen Daten- und Informationsmengen beschleunigen muss.» Acht Anbieter reichten eine Offerte ein, drei kamen in die engere Wahl. Nach eingehender Prüfung setzte sich Livelink ECM von Open Text gegenüber VIP und Documentum durch.

Wichtiger als Technologie

Mit der gewählten Lösung wurde eine langfristig nutzbare technologische Basis geschaffen. «Die Technologie ist aber nur eine Seite der Medaille. Die andere, nach bestätigten Erfahrungen wichtigere, sind die Mitarbeiter und ihr Mindset.» Deshalb wurden die Mitarbeitenden von Anfang an involviert. Projektkommunikation, Information, Instruktionen und rollenspezifische Schulung waren wichtige Elemente. «Die Technologie stellt bei der Einführung nur die Spitze des Eisbergs dar. Die grösste Herausforderung sind die Mitarbeitenden», so Kuhnen. Ein Thema, das nicht vernachlässigt werden dürfe: Der Nutzenaspekt lässt sich nämlich nicht einfach mit zahlenmässig ausgedrückten Return-on-Investment-Kalkulationen erklären oder beweisen.

Anzeige

Auffrischungskurse im Konzept

Um schon in der Schulungsphase sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter die Kenntnisse erhält, die für seine Aufgabe wichtig sind, wurden die Benutzer in vier Gruppen mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen und Aufgabengebieten eingeteilt: Administratoren, Content Manager, Publisher und Reader. Auffrischungskurse für alle Gruppen sind integrierter Bestandteil des Trainingskonzepts.Je standardisierter, desto weniger Probleme und schneller das Upgrade – ein wichtiger Kostenfaktor. Deshalb wurden nur wenige unternehmensspezifische Anpassungen vorgenommen. Skyguide betreibt heute vier verschiedene Instanzen auf Livelink-Basis: Intranet, Internet, Document Archiving sowie das branchenspezifische elektronische Briefing für Flugverkehrsleiter. Mit insgesamt 1400 Livelink-ECM-Benutzerlizenzen.SAP ist zurzeit eine Silo-Installation. Das ist aus dem Blickwinkel der Informationsflüsse problematisch. In naher Zukunft müssen die einzelnen Hauptsysteme miteinander verknüpft werden. «Auch hier gilt: Erst muss das Bewusstsein der Mitarbeiter und Entscheidungsträger geschärft werden. Die Argumente sind da, nun geht es um internes Marketing oder interne Missionierung – je nach Betrachtungsweise. Und das braucht Zeit.»