Viele Grossunternehmen haben bereits das Optimierungspotenzial im gesamten Druckprozess realisiert. Bei den meisten Schweizer KMU sind Druckkosten indes noch «terra incognita». Das ist höchst erstaunlich. Der gesamte Druckprozess bietet ein beträchtliches Sparpotenzial. Es kann sich daher auszahlen, ein umfassendes Managed-Print-Services-Projekt aufzusetzen.

Kaum überschaubare Situation

Die Unkenntnis der Kosten hat eine einfache Ursache: Viele Druckumgebungen sind organisch gewachsen, ohne ordnendes Gesamtkonzept. Die Geräte stehen häufig an verschiedenen Standorten, unter der Obhut verschiedener Abteilungen, und die Verantwortungen für Drucker, Kopierer, Verbrauchsmaterialien, Infrastrukturmanagement und Dokumentverteilung sind nochmals aufgeteilt. Ein Überblick über die Gesamtkosten ist dabei naturgemäss schwierig zu erhalten. Nur schon die Frage der Gesamtzuständigkeit ist oft nicht zu beantworten.

Dabei ist die Servicequalität der Druckdienstleistung eine wichtige und auch hochemotionale Sache - vor allem wenn etwas nicht funktioniert: Zu wenig Drucker, niedrige Leistungsniveaus und Geräteausfall führen häufig zu heftigen Reaktionen bei den Anwendern. Wie hoch ist das Sparpotenzial bei Visana, einem der führenden schweizerischen Kranken- und Unfallversicherer? Visana hat festgestellt, dass es 1,1% seiner Verwaltungskosten für das Drucken ausgibt. Zu viel, meinte Christoph Lanz, CIO der Visana-Gruppe, die Kosten sollten in einem umfassenden Projekt um 20 bis 25% gesenkt werden.

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Mittlerweile hat Visana die ersten zwei Stufen im Optimierungsprozess durchgeführt. Dabei wurden die Drucker von mehr als 700 auf unter 300 und die Anzahl Modelle von über 20 auf sieben reduziert, der ganze Wartungs- und Logistikprozess radikal vereinfacht und die gesamte Druckdienstleistung wurde an externe Partner übertragen. Visana konnte die Kosten so um 28% senken - und sieht noch weiteres Potenzial!