Seit Mitte der 90 er Jahre besteht die Idee, Artikel- und Betriebsstammdaten elektronisch zwischen Handel und Industrie auszutauschen. Bereits damals konnte dargelegt werden, dass durch die Steigerung der Qualität in den gemeinsam verwendeten Stammdaten die unternehmensübergreifenden Prozesse spürbar effektiver und effizienter abgewickelt werden könnten. Leider scheiterten zu Beginn mehrere Anläufe für die Umsetzung dieser Idee an verschiedenen Hürden. Seit dem Jahr 2007 liegen nun aber die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung vor.

Konzentrationsprozess

Eines der grösseren Hindernisse in der Vergangenheit war die Tatsache, dass zahlreiche Anbieter für Stammdatenpools unabhängig voneinander existiert haben. Aufgrund des mangelnden Erfolgs der einzelnen Anbieter hat ein Konzentrationsprozess eingesetzt. Die Zusammenschlüsse haben jedoch dazu geführt, dass bei den Anwendern Unsicherheiten bezüglich Investitionssicherung aufgekommen sind und das Thema elektronische Datensynchronisation daher von den meisten Unternehmen nur aus der Distanz verfolgt wurde. Investitionen in dieses Thema wurden daher zunächst bewusst vermieden.

Unterdessen ist die Anzahl der Stammdatenpool-Anbieter markant kleiner geworden. Zudem wurde durch die internationale GS1-Organisation ein übergeordnetes Netzwerk GDSN (Global Data Synchronization Network) geschaffen. Innerhalb der GS1 Global Registry ist jeder Artikel der zertifizierten Datenpools indexiert. Mit dem GDS-Netzwerk lassen sich alle heute vorhandenen Anbieter so zusammenschliessen, dass die einzelnen Datenpools für die Benutzer wie eine integrierte Lösung genutzt werden können. Durch den internationalen Fokus von GS1 auf dieses Thema ist sichergestellt, dass alle existierenden, zertifizierten Systeme auf einem gemeinsamen Standard im Sinne einer Vision aufgebaut werden.

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In einer durch GS1 Schweiz geführten und von diversen Vertretern aus Handel und Industrie begleiteten Evaluation wurde für die Schweiz im Jahr 2006 das System SA2 Worldsync für die Datensynchronisation empfohlen. SA2 Worldsync ist das Ergebnis der Fusion der Systeme von zwei namhaften Unternehmen: Agentrics als führender Anbieter von auf Internet-basierenden Collaborations-Instrumenten und Synfos als der in Deutschland führende Betreiber der gleichnamigen Stammdatenbank.

Mit SA2 Worldsync wird einerseits das grosse Know-how der beteiligten Unternehmen genutzt, andererseits aber auch eine langfristig stabile Integration in das übergeordnete GDSN der GS1 sichergestellt. SA2 Worldsync ist weltweit tätig, aber nur einer von mehreren Anbietern. Aus diesem Grund kann der Hersteller grundsätzlich frei wählen, über welche Plattform er seine Stammdaten seinen Geschäftspartnern zur Verfügung stellen will.

Über die GS1 Schweiz GDSN-User-Group werden Erfahrungen im Bereich elektronische Datensynchronisation in der Schweiz ausgetauscht und neue Anforderungen an SA2 Worldsync kommuniziert, die dann in Form von Anträgen an den internationalen GDSN-Standard bearbeitet werden. Dadurch ist sichergestellt, dass auch in Zukunft SA2 Worldsync dem internationalen Standard entspricht und die Kommunikation unter den Datenpools funktioniert.

Vertreter der GS1 Schweiz stellen durch ihre aktive Mitarbeit in den internationalen GS1 Gremien sicher, dass SA2 Worldsync laufend an die Entwicklungen auf dem Markt angepasst wird. Zudem wird GS1 Schweiz ihre Mitglieder laufend über aktuelle Entwicklungen informieren. Somit darf davon ausgegangen werden, dass das System für die Zukunft gerüstet ist und der Investitionsschutz nun gegeben ist.

Aufgrund dieser positiven Voraussetzungen hat sich Coop entschieden, das Thema elektronische Datensynchronisation aufzunehmen und mit ihrer Geschäftspartnern aktiv voranzutreiben. Coop engagiert sich seither auch aktiv in den Gremien für elektronische Datensynchronisation, wie beispielsweise der GS1 Schweiz GDSN-User-Group.

Die externen Voraussetzungen zur automatischen Anlieferung der Stammdaten waren somit erfüllt. Zur Erreichung eines durchgängigen Nutzens musste Coop in einem weiteren Schritt intern die technischen Voraussetzungen aufbauen. Denn nur durch die automatische Übergabe der Stammdaten in die internen Prozesse kann sichergestellt werden, dass der erwartete Nutzen voll zum Tragen kommt. Hierzu wurden die eingehenden Daten mit dem Stammdatenpflegeprozess im SAP ERP sowohl technisch wie auch organisatorisch verknüpft. Die Einkäufer, welche die Verantwortung für die Stammdatenpflege bei Coop innehaben, sollen so bei Veränderungen der Stammdaten ihrer zugeordneten Lieferanten automatisch informiert werden und die Korrektheit der Daten vor der Übernahme ins SAP ERP bestätigen.

Organisatorische Voraussetzung

Zur Vereinfachung und zur Beschleunigung der Einführung der elektronischen Datensynchronisation zwischen Handel und Hersteller hat GS1 Schweiz in Zusammenarbeit mit Vertretern aus der Praxis einen standardisierten Einführungsprozess erarbeitet. Coop hat diesen Standard mitentwickelt. Der Prozess wurde bereits mit mehreren Geschäftspartnern erfolgreich eingesetzt. Nach der produktiven Einführung einiger Geschäftspartner befindet sich Coop aktuell mit mehreren Geschäftspartnern in der Multiplikationsphase.

Aus der Erfahrung mit den seit Jahren durchgeführten EDI-Einführungen im Geschäftsdatenverkehr ist sich Coop bewusst, dass für jede neue elektronische Verbindung gewisse Hürden zu überwinden sind. Aus diesem Grund stellt Coop ihren Geschäftspartnern ergänzend zum Angebot von GS1 Schweiz oder den Datenpoolanbietern erfahrene Ansprechpartner mit fundiertem Know-how zur Verfügung. Durch die Weitergabe von Erfahrungen aus bereits durchgeführten Projekten kann für die Geschäftspartner die Einstiegshürde für elektronische Datensynchronisation spürbar gesenkt werden.

Der Einführungsprozess ist so festgelegt, dass an regelmässig stattfindenden Informationsveranstaltungen die Geschäftspartner auf das Projekt vorbereitet werden. Mit jedem Geschäftspartner wird auf der Basis des standardisierten Einführungsvorgehens ein Zeitplan erstellt. Zudem können im Coop Extranet bei Bedarf jederzeit weitere Informationen abgerufen werden. Für technische Fragen und für technische Ausbildungen stehen von Seiten der Anbieter oder von GS1 Schweiz spezialisier-te Ansprechpartner zur Verfügung.

Die erfolgreichen Einführungen der elektronischen Datensynchronisation der vergangenen Monate zeigen, dass der vor Jahren erwartete Nutzen sowohl bei Herstellern, aber auch beim Handel wirklich eintritt. Dazu ein für sich selbst sprechendes Zitat von Procter & Gamble: «The quality of our master data, which we share with our internal and external customers, and use to drive our business, is as important to P&G’s success as the quality of our packaging and the products themselves.»

Bedeutung für die Zukunft

Der Umsetzungsgrad von elektronischen Bestellungen, Lieferdaten etc. hat bei Coop in den letzten Jahren über 90% der möglichen Einführungen erreicht. Im Bereich der MwSt-konformen elektronischen Rechnungen sind bis Ende 2007 bereits 25% des Rechnungsvolumens erfolgreich eingeführt worden. Bis Ende 2008 sollen 45% erreicht sein.

Die elektronische Datensynchronisation ist somit eines der letzten grossflächigen EDI-Themen, bei dem ein grosses Potenzial vorliegt. Einen Vorteil sieht Coop besonders für global agierende Geschäftspartner, bei Herstellern mit einem breiten Sortiment sowie für Hersteller mit häufigen Wechseln an Stammdaten.

Wenn es also darum geht, die Effizienz in der Supply Chain noch weiter zu erhöhen, kann elektronische Datensynchronisation dieses Ziel spürbar unterstützen. Coop lädt daher alle Geschäftspartner dazu ein, dieses wichtige Thema vertieft zu prüfen und sich heute mit der Unterstützung durch Coop-Spezialisten die Vorteile der elektronischen Datensynchronisation zu sichern und sich damit für die Zukunft zu rüsten.