Automatisiertes E-Business wird für die Zulieferer der Schweizer Retailer immer wichtiger. Denn nur wenn die Bestellinformationen zwischen den Lieferanten und den Grosskunden schnell, fehlerfrei und kontrolliert ablaufen, ist eine optimale Konfektionierung, Bereitstellung und zeitgerechte Lieferung der Waren möglich. Die Automation beschleunigt die Abläufe, reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und eliminiert Fehlerquellen. Grundvoraussetzung dafür ist eine enge Verknüpfung der Systeme im Unternehmen selbst und mit den Systemen externer Partner.

In der Regel Standard

Wollen Lieferanten nicht ihre Wettbewerbsfähigkeit einbüssen, sind sie heute auf ein modernes ERP-System angewiesen. Da es bezahlbar sein muss, kommt in der Regel nur Standardsoftware in Frage. Sie muss zudem in der Lage sein, die verschiedenen, im Detailhandel je nach Art der Produkte benutzten Prozesse zu unterstützen, wie Flow-trough/Breakbulk (Lieferung an Zentrallager), Cross Docking (Filialkommissionierung), Direct to Store (Direktlieferungen).

Dazu kommt noch, dass auch die von Retailer zu Retailer unterschiedlichen Ausprägungen der Prozesse entsprechend mit der Software abgebildet werden müssen. Dazu zählen beispielsweise Faktoren wie Haltbarkeit, Lagerhaltung, Mengen und Verpackungen sowie Filial- und Logistikstruktur. Zudem sollte sie sich an die IT-Systeme der Retailer problemlos anbinden lassen.

2006 hat die Firma Transportgemeinschaft in Wangen an der Aare (TGW) die Ausschreibung der Migros für die Belieferung von Schnittblumen und Topfpflanzen für sich entschieden. Da die Migros sämtliche Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten und die damit verbundenen Prozesse in elektronischer Form verlangt hatte, war man auf ein leistungsfähiges ERP-System mit ausgefeilten E-Business-Funktionen angewiesen. Zumal gefordert war, dass der elektronische Handel effizient, möglichst automatisch und vollständig im ERP-System integriert ablaufen sollte.

Diesen Anforderungen konnte das ERP-Standardsystem von Abacus Research entsprechen, da es über ein integriertes, standardisiertes E-Business-Netzwerk namens AbaNet für die Verbindung zwischen Lieferant und den wichtigsten Schweizer E-Business-Netzwerken verfügt. Im Vergleich zu Direktverbindungen zu Retailern ist der digitale Dokumentenaustausch über diese Plattform deutlich billiger, da sich die Zahl der einzelnen Verbindungen reduzieren lässt und damit auch Leistungen wie etwa die Konversion der Datenformate und das Versenden von Daten deutlich kostengünstiger werden.Die Migros wickelt über ein SAP-System ihre Bestellungen ab. In diesen sind alle Angaben zu den bestellten Artikeln, Mengen, Masseinheiten und Lieferinstruktionen enthalten. Via STEPcom – ein auf den Schweizer Retail spezialisiertes E-Business Netzwerk – werden die Bestellungen an AbaNet weitergeleitet, das seinerseits diese Bestellungen dem Abacus-ERP-System bei TGW für den Download bereitstellt.

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Sie werden automatisch als Kundenauftrag im Auftragsbearbeitungsmodul eröffnet und automatisch gemäss der definierten Ablaufsteuerung bearbeitet. Danach druckt das System den Rüstschein mit Informationen und Chargenangaben aus, aufgrund dessen die Mitarbeiter die Artikel für den Ver- sand bereitstellen. Den elektronischen Lieferschein erstellt das Abacus-System in Form einer XML-Datei, welche via STEPcom zur Migros weitergeleitet wird. Somit ist die Migros, wie in der Ausschreibung gefordert, frühzeitig über bevorstehende Lieferungen informiert und kann sich für den Empfang und die Weiterverarbeitung der Waren vorbereiten.

Nach der Erstellung und dem Versand eines Lieferscheins wird im Abacus-System die elektronische Rechnung erstellt. Sie wird als PDF mit integriertem XML an AbaNet übergeben. Hier wird erkannt, dass dieses Rechnungsdokument an das E-Business-Netzwerk PayNet übermittelt werden muss. PayNet prüft und signiert das Dokument gemäss den gesetzlichen Vorgaben und leitet die Rechnung an die Migros weiter und stellt gleichzeitig die verarbeiteten und signierten Rechnungen TGW als Archiv zur Verfügung.

Erwartungen erfüllt

Bei TGW werden pro Monat rund 4000 elektronische Bestellungen bearbeitet, woraus sich 4300 elektronische Lieferscheine und entsprechende Rechnungen ergeben. Gemäss Adrian Blaser, Mitglied der Geschäftsleitung der TGW, wurden die Erwartungen an die Effizienz und Effektivität der EDI-Arbeitsabläufe erfüllt. Er ist überzeugt, dass sich das Unternehmen TGW ohne die integrierte Systemlösung im heutigen Umfeld fast nicht mehr wirtschaftlich betreiben liesse.

Die Herausforderung für TGW bestehe weiterhin darin, so Blaser, Prozesse wie auch die damit zusammenhängenden Kosten auch zukünftig laufend zu optimieren, so sein Fazit.