Wer gemäss dem Schweizerischen Obligationenrecht zur Erstellung einer Konzernrechnung verpflichtet ist, muss in aller Regel auch den Vorschriften bezüglich des Internen Kontrollsystems (IKS) nachkommen. Diese Vorschriften gelten unabhängig von der geografischen Ausbreitung des Konzerns und betreffen demzufolge auch deren ausländische Tochtergesellschaften. Für mittelständische Konzerne mit Hauptsitz in der Schweiz hat die Umsetzung dieser Vorschriften zu Schwierigkeiten geführt, denn die für die Schweiz erarbeiteten Regeln mussten plötzlich im Ausland umgesetzt werden - und dies mit schlanken zentralen Ressourcen.

Kontrollen und Checks

Gemäss den Regeln des Berufsstandes der Wirtschaftsprüfer (Schweizer Prüfungsstandard PS 890) werden nebst dem IKS der einzelnen Gesellschaften auch konzernweite Kontrollen und Checks betreffend den Konsolidierungsprozess unterschieden. Diese werden bei börsenkotierten Grosskonzernen durch Stabsstellen wie interne Revision und Group Accounting aufgrund von Richtlinien, Konzernhandbüchern mit Bilanzierungsanweisungen und Prozessbeschreibungen auf vernetzten IT-Plattformen wahrgenommen. Die lokalen ausländischen Tochtergesellschaften verfügen über geschulte Finanzfachleute, die mit den international geltenden Rechtsgrundlagen vertraut sind. Kleinere Konzerne hingegen haben in den seltensten Fällen eine interne Revision. Da kann es durchaus vorkommen, dass diese Person die Finanzberichterstattung seiner ausländischen Tochtergesellschaften anpassen oder gar korrigieren muss, bevor der CFO die Konsolidierung dieser Zahlen vornimmt. Die Selbstüberwachung steht hier im Vordergrund. Auch besteht oftmals kein oder nur ein rudimentäres Konzernhandbuch, und der lokale Buchhalter der ausländischen Tochtergesellschaft kann oft nur das Tagesgeschäft abdecken. Eine wenig IT-basierte finanzielle Konzernberichterstattung erfordert zusätzliche manuelle Kontrollen, welche wiederum in der Konzernzentrale zu Mehrarbeiten führen.Erschwerend kommen sprachliche und kulturelle Unterschiede hinzu, welche die Dokumentation und Kommunikation konzernweiter Kontrollen schwierig machen. In dieser Situation ist es nicht verwunderlich, wenn die IKS-Dokumentation konzernweiter Aspekte nicht im Mittelpunkt des Interesses des Konzernverwaltungsrates und von dessen Finanzchef steht.

Auch für den Konzernprüfer ergeben sich einige Hürden. Dieser kämpft oftmals mit der Ausgangslage, dass er einen ausländischen Berufskollegen beauftragen muss, eine für diesen unbekannte Gesetzesvorschrift bei der lokalen Tochtergesellschaft zu bestätigen. Zwar können sich die Revisoren auf ihre internationalen Berufsstandards beziehen, doch kann ein Mehraufwand verbunden mit Zusatzkosten nicht vermieden werden. Gepaart mit der Tatsache, dass die lokale Tochtergesellschaft nur über eine schlanke und wenig dokumentierte Organisation verfügt, steigt auch auf Seiten der Wirtschaftsprüfer die Komplexität an.

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Schwäche zur Tugend machen

Um einerseits die gesetzlichen Vorgaben und andererseits die Kosten für die Einführung und Aufrechterhaltung des konzernweiten IKS in einem vernünftigen Rahmen halten zu können, haben etliche mittelständischen Konzerne ihre Schwächen zu Tugenden gemacht. Mittels einer zentralen und auf das Wesentliche reduzierten Dokumentation von konzernweit gültigen Vorgaben, Weisungen und Stellenprofilen legen sie einen soliden Grundstein für das konzernweite IKS, welches auch bei den ausländischen Tochtergesellschaften verstanden wird. Eine in der Konzernsprache verfasste Dokumentation erfolgt oft auf handelsüblicher Office-Software, was sich für einen KMU-Konzern als ausreichend erweist. Die erwähnte Funktionenkumulation beim CFO machen sich mittelständische Gruppen zunutze und siedeln konzernweite Kontrollen im Finanzbereich auf möglichst hoher Ebene an. Diese präventiven Kontrollen sollen verhindern, dass im Rahmen des Konsolidierungsprozesses Fehler in der Finanzberichterstattung erfolgen. Allerdings müssen diese Kontrollschritte nachvollziehbar und sauber dokumentiert sein, um den gestrengen Prüfungen des Revisors zu genügen. Durch eine clevere Auswahl der Einzelgesellschaften (sogenanntes Scoping) werden nur umsatzmässig wichtige, kritische und/oder risikobehaftete Tochtergesellschaften in den IKS-Prozess miteinbezogen. Natürlich sind in erster Line die Schweizer Gesellschaften des Konzerns zur Abdeckung herangezogen worden, da diese auf Stufe Einzelabschluss die Vorgaben sowieso erfüllen müssen. Zur Erhaltung der guten Zusammenarbeit mit dem Konzernrevisor empfiehlt es sich, die Auswahl des IKS-Scoping vorgängig mit dem Konzernprüfer abzusprechen. Denn dieser soll mindestens zwei Drittel des Konzernvolumens mit seinen IKS-Prüfungen abdecken können, um die Existenz im Konzerntestat bestätigen zu können.

Bessere Corporate Governance

Auch wenn die Ausgangslage für die Einführung eines konzernweiten internen Kontrollsystems gemäss Obligationenrecht für manchen mittelständischen Schweizer Konzern nicht einfach war, konnten viele Unternehmen die Aufgabe mit vertretbarem Aufwand lösen.

Vereinzelt mussten in zeitlicher Hinsicht Abstriche gemacht werden, aber insgesamt waren die Projekte bis zum Eintreffen der Revisoren abgeschlossen. Durch Fokussieren auf zentrale Prozess- und Kontrollbeschreibungen, die richtige Auswahl der Tochtergesellschaften für das IKS-Projekt sowie die enge Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfer konnten vielerorts auch Verbesserungen in der Corporate Governance von mittelständischen Schweizer Konzernen erzielt werden.