Das Internet hat uns gezeigt, wie einfach es ist, an Informationen heranzukommen und damit schnell und einfach unsere Wissensbasis auszubauen. Firmen wie Google, die sich auf die Erschliessung von Informationen konzentriert haben, wurden über Nacht zu Ikonen der Wirtschaft.

Gemäss einer Studie der Gartner Group liegen über 90% der in den Unternehmen vorhandenen Informationen in Dokumenten. Der Wert von Informationen als Wettbewerbsvorteil ist in der Industrie erkannt worden, und die Nachfrage nach elektronischen Lösungen hat zugenommen. Der Anbietermarkt hat darauf reagiert und unter dem Begriff Enterprise Content Management (ECM) Lösungen zur Verfügung gestellt. ECM soll Informationen unternehmensweit dem Business zugänglich machen und dieses in den einzelnen Prozessen unterstützen.

Durch Zukäufe erweitert

Dieses Bedürfnis ist nicht neu, denn die elektronische Verwaltung von Dokumenten und die Erschliessung des Inhaltes existiert seit der Einführung von elektronischen Textverarbeitungssystemen. Nur war der Zugriff auf Dokumentinhalte früher aufgrund proprietärer Formate kompliziert. Daher ist es nicht verwunderlich, dass dank offengelegter Formate und Definitionen von Standards auch Anbieter aus der Open Source Community diesen Markt erobern wollen.

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Wie auch immer sich die Technik entwickelt und definiert, der Anspruch des Marktes ist: Jeder will sein unternehmensweites Google haben und sucht nach Lösungen.

Der kommerzielle Markt hat sich in den letzten Jahren für diese Anforderung konsolidiert und sein Angebot durch Zukauf von Mitbewerbern in Richtung ECM erweitert. Es fragt sich, wie schnell zum Teil unterschiedliche Konzepte zu einem konsolidierten Angebot zusammenwachsen.

Betrachtet man den Open-Source-Anbietermarkt, so ist ein Trend in Richtung ECM spürbar. Im Bereich des Web Content Management (WCM), also des Verwaltens von Web-basierten Inhalten, beginnen diese Produkte, den kommerziellen Markt bereits heute schon zu dominieren. Diese Produkte entstanden sozusagen auf der «grünen Wiese» und wurden von Leuten erstellt, die langjährige Erfahrung mit kommerziellen Produkten mitbringen. Diese Lösungen sind zwar sehr neu und können daher noch auf keine mehrjährigen Praxiseinsätze verweisen, leiden aber demgegenüber auch nicht an kompromissbehafteten Architekturen wegen fehleranfälliger Altlasten.

Wo liegen nun die Chancen und Gefahren der Open-Source-ECM-Produkte? Grundlegend sind die Produkte funktionell von den kommerziellen nicht zu unter-scheiden. Alfresco, als ein Beispiel aus dem gesamten Open-Source-Anbietermarkt, ermöglicht ein verteiltes Arbeiten über Unternehmensgrenzen hinweg. Alfresco lässt sich als unternehmensweites Repository in unterschiedlichste Infrastrukturen integrieren, und die verwalteten Objekte sind über das Intra- oder Internet weltweit zugänglich. Ausserdem bietet Alfresco Ansätze zur systematischen Aktenführung (Records Management) an und vereinfacht damit die Umsetzung organisatorischer Konzepte. Für gesetzliche Vorgaben stehen Templates zur Verfügung, die in Abhängigkeit von Metadaten oder vom Dokumenttyp beispielsweise die Unveränderbarkeit von Dokumenten sicherstellen.

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Es wäre also falsch, die Open-Source-Produkte nur auf technischer Ebene mit den Kommerziellen zu vergleichen, zumal ECM-Projekte eine starke organisatorische Ausprägung haben. Über die Skalierbarkeit und Verfügbarkeit von solchen Lösungen gibt es zurzeit wenig Erfahrungswerte, was aber mit dem jungen Angebot zu erklären ist.

Nicht zum Nulltarif

Ein Unterschied zwischen kommerzieller und Open-Source Software liegt sicher im Geschäftsmodell der Software, also: Welche Service Levels, Support usw. sind zu welchem Preis bei wem zu beziehen, um die Software professionell nutzen zu können? Je nach Modell kann hier die Open-Source-Software günstiger abschneiden. Aber auf keinen Fall gibt es die Open-Source-Software zum Nulltarif.

Ein weiterer Unterschied, wie bereits erwähnt, liegt in der Offenheit der Lösungen durch Verwendung von offenen Standards. Es ist durchaus hilfreich zu wissen, wie die Dokumentenobjekte in den einzelnen Repositories verwaltet werden, was die Migration erleichtert. Auch die Integration mit bestehenden oder neuen Systemen ist unter Open Source in der Regel einfacher.

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Wie auch immer, der Entscheid für Open-Source-Software und oder ECM hat einen gehörigen strategischen Wert. Da ECM-Projekte in die bestehende System- und Anwendungslandschaft integriert werden, ist der Integrationsgrad der ECM-Lösung matchentscheidend.