Sieht man sich die häufigsten Ziele und entwickelten Strategien an, dann muss man fast schon von einer Aufstellung von Visionen sprechen, die meist das wiedergeben, was eben heute «in» ist: Bessere Ausrichtung am Geschäft, verbessertes Service-Management, Adaption neuer Technologien, Konsolidierung und Virtualisierung, Betrachtung von Cloud Services. Die Fragen, die mit solchen Zieldefinitionen nicht adressiert werden, sind aber: Wo stehe ich heute? Wie komme ich vom Ausgangspunkt zu meinen definierten Zielen? Und wie messe ich den Grad der Zielerreichung?

Wissen, wo der Betrieb steht

Ziele zu definieren, bevor man weiss, wo man überhaupt wirklich steht - dies mag noch funktionieren, auch wenn die Ergebnisse nicht immer sinnvoll sind. Aber die Überführung in eine konkrete Massnahmenplanung kann nur nach einer korrekten Aufnahme der Ist-Situation erfolgen. Eine solche umfasst mindestens folgende Bereiche: Die organisatorischen Rahmenbedingungen, die Limiten (organisatorisch, finanziell, technisch) und die Infrastruktur. Zumindest in diesen drei Bereichen müssen alle Gegebenheiten, Entwicklungen und Anforderungen gesammelt und analysiert werden. Sonst ist die Gefahr gross, dass die gesteckten Ziele niemals erreicht werden. Sei es durch die falsche Marschrichtung, unvorhergesehene interne Blockaden - oder, weil man den eigenen Standort falsch eingeschätzt hat. Genau dieses «Einschätzen» der vorliegenden Situation ist an sich schon problematisch. Das Fehlen verbindlicher Informationen sowie das Unterlassen der Konsolidierung von Anforderungen führen nämlich allzu schnell zu blindem Aktionismus, von Beratern auch gerne als «operative Hektik bei geistiger Windstille» bezeichnet. Obwohl die Ideen und Pläne zur Optimierung aus den verschiedenen IT-Fachabteilungen generell meist gut sind, fehlen doch eine verlässliche Basis und eine harmonisierte Gesamtsicht aller relevanten Bereiche. Die Erfahrung zeigt, dass eine Ist-Aufnahme ohne geeignete Werkzeuge meist auf Fragebogen und Interviews basiert und extrem fehleranfällig ist. Denn auch in IT-Projekten gilt: Frage ich drei Personen, bekomme ich vier verschiedene Antworten - und damit ein unscharfes Bild über die Situation oder Paralyse durch Analyse. Um eine lückenlose, korrekte und gesamtheitliche Basis erstellen und den tatsächlichen Standort bestimmen zu können, empfiehlt sich ein Toolset-basierter Ansatz zur Aufnahme und Analyse («Discovery and Analysis»). Toolset-basiert bezeichnet dabei nicht nur das Sammeln von technischen Informationen und Statistiken der technischen Umgebung, sondern auch, dass mit geeigneten Werkzeugen organisatorische Gegebenheiten und Anforderungen aufgenommen werden.Allzu oft werden - insbesondere von externen Dienstleistern - organisatorische Rahmenbedingungen ungenügend betrachtet; dann sind die vorgeschlagenen Massnahmen nicht umsetzbar, beschränken sich auf Best Practices oder ihre Umsetzung muss noch in konkreten Plänen definiert werden. Das macht Projekte teurer, und sie können die gewünschten Ergebnisse gar nicht liefern.

Scheitern ausschliessen

Das Risiko, mit Optimierungsbestrebungen zu scheitern, steigt mit der Unvollständigkeit und der Nichtbeachtung dieser Angaben aus der Ist-Situation. Die Anbieter von Beratungsservices, die ihren Fokus auf eine ganzheitliche Erfassung von Bedürfnissen und Rahmenbedingungen legen, werden in Zukunft erfolgreicher sein als die Berater, die nur vorgefertigte Konzepte anbieten können. Diesen wird niemals gelingen, dem Kunden einen Weg aufzuzeigen und die Zielerreichung nachzuvollziehen oder zu messen. Dies gilt in gleichem Masse für das Abwickeln interner Projekte. Und auch bei internen Projekten werden präzise Daten und durch geeignete Werkzeuge gesammelte Informationen eine korrekte und konkretere Planung und Nachverfolgung von Fortschritten erlauben. Der «Weg zu den Sternen» muss auch in IT-Optimierungsprojekten nicht steinig sein, wenn man Informationen automatisiert und zuverlässig ermitteln kann. Und dann wird durch realistische Zieldefinitionen und massgeschneiderte Pläne optimiert.

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