Geschäftsprozesse können nur dann funktionieren, wenn die zugrunde liegenden Informationen aktuell, vollständig und richtig sind. Process Management und Content Management werden so zu einer unauflösbaren Einheit. Das Prozessmanagement steht noch nicht auf der Prioritätenliste der Unternehmen, wie eine Umfrage an der letzten europäischen FileNet-User-Tagung in Prag zeigte: 65% der befragten Konferenzteilnehmer gaben an, dass das Management von Geschäftsprozessen bei weniger als einem Drittel der IT-Projekte im Vordergrund steht.

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Das wird sich ändern, da es im Kern darum geht, in Unternehmungen bessere Entscheidungen schneller zu ermöglichen und Geschäftsprozesse jederzeit flexibel der rauen Marktwirklichkeit anzupassen. Hier entscheidet sich letztlich, ob ein Unternehmen in der Oberliga bleibt oder absteigt.

Informationen sind nochkein Inhalt

Bei der Automatisierung und Optimierung der Geschäftsprozesse geht es also hauptsächlich um «Content», um Inhalte. In einem Unternehmen an vielen Stellen lagernde Informationen müssen quer durch die Organisation zugänglich gemacht werden. Aber Information ist für sich allein genommen wertlos und daher noch längst kein «Content». Dazu wird sie erst, wenn sie zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle bereitgestellt wird und zur Wertschöpfung beitragen kann.

Unternehmen implementieren daher sinnvollerweise eine Kombination von Content und Process Management, um Inhalte zu managen, Geschäftsprozesse zu analysieren, zu automatisieren und zu optimieren, die Zusammenarbeit in Teams zu unterstützen sowie die unternehmensweite Entscheidungsfindung zu vereinfachen.

Dies entspricht dem Denkansatz, «Business Process Management» (BPM) umfassend zu betrachten und nicht nur den reinen Datenfluss, sondern auch den Informations- und Dokumentenfluss zu berücksichtigen. Zu einer effizienten Vorgangsbearbeitung gehört eben auch, dass «Information» im weitesten Sinn einfach, schnell und jederzeit verfügbar ist.

Angesichts der unterschiedlichsten Quellen, aus denen Informationen stammen, stellt sich ein «Enterprise Content Management»-System schnell als valable Lösung heraus.

Inhalts- und Geschäftsprozesse aktivieren

Dabei ist die spezifische Anpassung einer ECM-Lösung an eine bestimmte Anwendung oder Branche aber genauso wichtig wie die Qualität der zugrunde liegenden Technologie. Der volle Nutzen einer ECM-Lösung kann sich nur dann entfalten, wenn diese auf die Branche, die Geschäftsprozesse und die technologische Infrastruktur des jeweiligen Unternehmens abgestimmt ist. Erst dann bilden die Geschäftsprozesse und die sie stützenden Inhalte die Basis für schnelle, wettbewerbsorientierte Entscheidungen.

Business Process Management sollte die folgenden Komponenten enthalten, um die beschriebenen Vorteile zu erreichen:

- Die Prozessautomatisierung steuert Prozesse ohne Interaktion mit dem Endbenutzer.

- Der Arbeitsablauf enthält die Richtlinien und die Logik zur Regelung des Informationsflusses und der Erstellung von Prozessfolgen.

- Die Geschäftsprozess-«Intelligenz» ermöglicht die Betriebskontrolle und Messungen für die Echtzeit-Optimierung.

Firmen, die das von Inhalten, Prozessen und Connectivity gebotene Potenzial nutzen, «aktivieren» den Inhalts- und Geschäftsprozess. Dies geschieht durch die Verknüpfung von Dokumenten, Webseiten, Ordnern usw. mit den Prozessen und Systemen, die für das Geschäft ausschlaggebend sind. «Active Content» reagiert direkt auf Änderungen oder Ereignisse und ist dafür konzipiert, Geschäftsprobleme in Echtzeit zu lösen.

Nach Erfassung der adäquaten Geschäftsinhalte gibt das BPM-System diesen Inhalt an die zuständigen Mitarbeiter weiter, und zwar zu jenem «kritischen» Moment, in dem eine Entscheidung getroffen werden muss. Das heisst, für informierte und exakte Entscheidungen sind alle notwendigen Informationen rechtzeitig verfügbar. Hierdurch wird auch die Wahrscheinlichkeit gesenkt, dass Mitarbeiter falsche oder wenig informierte Entscheidungen treffen und dadurch das Unternehmen unnötigen Risiken aussetzen.

Prozessmanagement wird zum strategischen Muss

Dies bietet eine völlig neue Perspektive und impliziert, dass Unternehmen ihre Auffassungen in Bezug auf die Kapitalrendite von BPM-Projekten überdenken sollten. Eine bessere Geschäftsagilität, kürzere Rückmeldungs- und Zyklenzeiten sowie niedrigere Transaktionskosten lassen sich einfach messen; hingegen ist es schwierig, die Kosten inadäquater Entscheidungen in einem Unternehmen zu ermitteln. Doch deren kumulative Wirkung liegt auf der Hand. Eine falsche Entscheidung kostet entweder bares Geld, oder man muss zumindest alles von vorn beginnen viele falsche Entscheidungen könnten das Aus für ein Unternehmen bedeuten.

Dies mag erklären, warum BPM mehr denn je ein strategisches Muss ist, denn Unternehmen, die ihren Betrieb rationalisieren, beabsichtigen nicht nur, überschüssiges Fett loszuwerden, sie wollen auch anhaltendes Wachstum, hohe Stabilität und die Marktanteile des Unternehmens garantiert wissen. Durch die Fähigkeit zu einträglicheren Geschäftsergebnissen und besseren, schnelleren Entscheidungen bleiben Unternehmen dank BPM durch die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen auf dem richtigen Weg.

Merten Slominsky, Regional Vice President Europe Central, FileNet (Switzerland) GmbH, Zürich.