Mindestens die Verwaltung von Kundenadressen, Lager und Artikeln, die Fakturierung, Lohn- und Finanzbuchhaltung und Statistik muss eine heutige Geschäftssoftware auch beim KMU-Einsatz garantieren können.

Diese Funktionen und oft viele weitere liefert nahezu jeder Anbieter von ERP-Software (Enterprise Resource Planning). Denn «ohne ein funktionierendes ERP-System sind die meisten Unternehmen nicht wettbewerbsfähig», weiss Frank Naujoks, Forschungsdirektor bei der Zürcher i2s-consulting, die regelmässig die Kundenzufriedenheit von ERP-Lösungen untersucht. Die Frage ist nur, wie kommt ein KMU zu der Geschäfts-Software, die es tatsächlich braucht.

Die Schere tut sich auf

Die Entscheidung wird dadurch erschwert, dass ERP-Software - wie die gesamte IT-Infrastruktur - selten zur Kernkompetenz eines KMU gehört. Also sollte beispielsweise die Buchhaltung im Unternehmen derjenigen des Treuhänders entsprechen und ohne Medienbrüche abzuwickeln sein, damit die Daten nicht per Post, Fax oder über unverschlüsselte E-Mails ausgetauscht werden müssen.

Genauso wichtig wie solche architektonischen Voraussetzungen ist aber auch die Auswahl des richtigen Lieferanten: Passt er zur eigenen Firma, sind seine Dienstleistungen bezahlbar und hat er Erfahrungen (Referenzen) in der eigenen Branche? Zudem muss ein KMU klären, ob es überhaupt einheitliche Datenbestände zur Verfügung stellen kann, um einen sinnvollen ERP-Einsatz zu ermöglichen. Denn wer seine Daten zur Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder Partnern ständig neu aufbereiten muss, arbeitet relativ teuer, verliert Zeit und kann keine Kontinuität aufbauen.

Claudio Pietra, Chef des Zürcher ERP-Anbieters Vertec, spricht unumwunden davon, dass häufig das ausgewählte System am Ende nicht den Erwartungen entspricht, obwohl eigentlich alle vorgängig definierten Anforderungen erfüllt sind. Der Grund sei einfach: «Die detaillierte Definition aller Einzelanforderungen ist vor dem Projektstart meist gar nicht möglich, weil zu viele Bedürfnisse und Prozesse sich erst im Verlauf der Umsetzung klären.»

Zudem erwiesen sich vorgesehene Funktionalitäten in der Realität immer wieder als nicht praktikabel. Vertec hat sich deshalb von dem starren Vorgehen bei der ERP-Einführung verabschiedet. Traditionell erarbeiteten Anbieter und Kunde nach dem sogenannten Wasserfallmodell anhand der im Pflichtenheft formulierten Anforderungen ein Sollkonzept, in das alle Einzelanforderungen einflossen. Dieses wurde danach linear abgearbeitet, am Ende einem Praxistest unterzogen und mit den nötigen Anpassungen optimiert.

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«Diese Vorgehensweise», so Pietra, «birgt eine Reihe von Nachteilen.» Das vorgängig erstellte Konzept ist oft zu praxisfern. Die Mitarbeiter, welche mit dem System zu arbeiten haben, sind nur am Rand miteinbezogen. Grundsätzliche Widersprüche im Probebetrieb können nur mit grossem Aufwand und nicht selten nur durch Kunstgriffe, die die Architektur verletzen und damit die künftige Pflege erschweren, behoben werden.

Agiles Vorgehen

Deshalb setzt Vertec auf eine sogenannte agile Vorgehensweise. Sie setzt auf die Methoden des Rapid Prototyping, einer Art der Projektumsetzung, die sich für komplexe individuelle Entwicklungsprojekte in Grossunternehmen bereits etabliert hat. Der Grundgedanke dahinter: Das Projekt wird im engen Austausch mit den Anwendern in einem iterativen Prozess Schritt für Schritt an die produktive Form angenähert.

Durch die dauernde Überprüfung von Soll- und Istzustand wird das Öffnen der Erwartungs- und Resultatschere prinzipiell verhindert. Zudem stellt der Einbezug der Endanwender von Beginn weg die Akzeptanz des Systems sicher - «der erfahrungsgemäss wichtigste Erfolgsfaktor für eine Business-Software», wie Pietra erklärt. Zudem können auf diese Weise viel einfacher innovative Lösungen umgesetzt werden, die erst in der Auseinandersetzung mit den praktischen Alltagsherausforderungen sichtbar werden.

Engagement bringt Erfolg

Das Potenzial eines ERP-Anbieters kann anhand einiger Kriterien bestimmt werden, indem man die Anzahl seiner Mitarbeiter überprüft, die Distanz zum eigenen Betrieb, seinen Geschäftsfokus, seine Erfahrungen oder Tagesansätze.

Aber schwierig und teuer wird es dann, wenn ein KMU selbst zu wenig in die Umsetzung eines ERP-Projektes involviert ist. Pietra hält darum fest, dass «nur wenn sich der Kunde bei den Zieldefinitionen engagiert und an den Optimierungen der einzelnen Iterationen beteiligt ist, ein optimales Resultat erzielt werden kann».

Der Vorteil des iterativen Vorgehens liege im sehr frühen Einbezug des Kunden. Denn bei der agilen Softwareeinführung steht der wichtigste Arbeitsschritt am Projektbeginn. Damit die einzelnen Themenblöcke am Ende nahtlos zusammenspielen, muss zuerst das Ziel genau definiert werden. Mit ihm werden aber weniger einzelne Detailanforderungen, sondern vielmehr die Architektur der gesamten Lösung festgelegt. Im Zentrum stehen dabei die Systemgrenzen und die Schnittstellen zu den Umsystemen. Hiermit sanktioniert ein KMU schon den ersten Prototypen der ERP-Software und hat von Anfang an die Sicherheit, dass sich das Projekt in die richtige Richtung bewegt. «Ein KMU bekommt schon in einem sehr frühen Stadium einen Eindruck, wie sein ERP-System am Ende funktionieren wird», resümiert Pietra.