E-FORMULARE. Einsparmöglichkeiten durch den Einsatz elektronischer Formulare ergeben sich besonders dann, wenn sich die Qualität der erfassten Daten durch sie verbessern lässt. Wenn diese Daten dann auch noch ohne Reibungsverluste in die Unternehmenssysteme übernommen werden können und dort die bereits automatisierten Geschäftsprozesse anstossen, dann erschliesst sich das volle Leistungspotenzial intelligenter elektronischer Formulare.

Technisch erfordert dies einen Umstieg von klassischen statischen Formularen auf dynamische. Dynamische Formulare erweitern ihr Layout in Abhängigkeit von den Eingaben selbstständig, etwa Bestellformulare mit dynamischen Artikellisten. Die direkte Übernahme von Daten in die Backend-Systeme sorgt dafür, dass die involvierten Geschäftsprozesse erheblich schneller und fehlerfrei ablaufen.

Komfortabler als Papier

Dies gilt auch im ERP-(Enterprise Resource Planning)Umfeld, wo Formulare bei Gestaltung, Druck und interaktiver Nutzung schnell an ihre Grenzen stiessen. SAP und Adobe haben hier gemeinsam eine Lösung gefunden, indem jetzt interaktive PDF-Formulare in Unternehmensprozesse und SAP-basierte Anwendungen integriert werden. Damit lassen sich PDF-Formulare direkt aus der SAP-NetWeaver-Plattform erstellen, ausfüllen und per E-Mail versenden. Der Empfänger kann die Formulare mit dem kostenlosen Adobe Reader öffnen, bearbeiten, lokal speichern oder per E-Mail zurücksenden. Alternativ dazu lassen sich Interactive Forms auch direkt aus einer Webanwendung heraus öffnen und bearbeiten.

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Höhere Zufriedenheit

So werden Prozesse an drei entscheidenden Stellen optimiert: Erstens können dank der einheitlichen Architektur von SAP NetWeaver Kosten gesenkt werden. Zweitens erhöhen die resultierende Datenkonsistenz und Integration die Qualität der Ergebnisse. Und drittens trägt die Integration interaktiver Dokumente zur Verkürzung der Prozessdurchlaufzeiten bei.Alle drei Faktoren führen zu einer erhöhten Zufriedenheit – bei den Mitarbeitern, die täglich mit Formularen zu tun haben, und bei den Kunden, deren Erwartungen übertroffen werden. Zu der Zufriedenheit trägt sicher auch bei, dass PDF-Formulare wie ihre Papier-Pendants daherkommen, nur viel komfortabler zu bearbeiten sind.Die effizientere Gestaltung von Geschäftsprozessen ermöglicht deutliche Kosteneinsparungen, wie einige wenige Beispiele verdeutlichen. So schätzt der Kanton St. Gallen die möglichen Einsparungen bei der Einführung elektronischer Formulare bei einer Investition von 300000 Fr. und jährlichen Betriebskosten von 60000 Fr. auf rund 500000 Fr. pro Jahr.Um bis zu 48% sind die Kosten pro Formularvorgang bei der KDMZ (Kantonale Drucksachen- und Materialzentrale Zürich) gesunken. Die KDMZ ist zentrale Beschaffungsstelle für die kantonale Verwaltung und bietet ihren Kunden vermehrt digitale Dienstleistungen wie E-Procurement und E-Formulare an.Bereits durch die Einführung der ersten 60 PDF-Formulare liessen sich erhebliche Beträge einsparen. Druck- und Versandkosten entfallen, der Lagerbedarf sank um 75%, die Formulare sind immer aktuell, und der übliche Ausschuss von knapp 30% existiert nicht mehr.

Schnellere Reaktion

Für die Freigabeprozesse bei Softwarespezifikationen und Testprotokollen ermittelte die Unternehmensberatung TGCG Management Consultants, Düsseldorf, eine Zeitersparnis je Begleitformular im Reviewprozess zur Fehlerbehandlung von durchschnittlich sieben Minuten. Dies summiert sich zu mehr als 1000 Stunden pro Jahr auf und führt zu einer Einsparung von rund 72000 Euro. Bei der Erstellung von Testprotokollen verkürzt sich jeder einzelne Prozess um acht Minuten, was über das Jahr gerechnet zu fast 2700 Stunden weniger Aufwand und einer Ersparnis von etwa 130000 Euro führt.

Kernfaktoren beeinflusst

Die Sparkassen im Südwesten Deutschlands erzielen durch die Bereitstellung von mehr als 300 standardisierten PDF-Formularen einen Kostenvorteil von 30% – bei gestiegener Funktionalität.Und der Versicherer Gerling schliesslich verzeichnete eine 30% höhere Effizienz bei der Bearbeitung von Schadenfällen durch das neu entwickelte Schadenmeldeportal.Fazit: Intelligente Formulare beeinflussen drei Kernfaktoren für den Erfolg von Value Added Services: Personalisierung, Individualisierung und Reaktionsgeschwindigkeit.