Seit Facility Management und Facility-Services-Dienstleistungen an Bedeutung gewonnen haben, sind auch zahlreiche Consulting-Unternehmen auf diesem Sektor entstanden. Diese Entwicklung hat zunehmend dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen nach den Ausschreibungen Rekurs einlegten.

Entweder fehlte es an wichtigen Informationen oder wichtige Angebotsparameter wurden bei der Ausschreibung vernachlässigt. Das Ergebnis: Ein nicht selten verzerrtes Bild bei den eingereichten Offerten. Dass es bei einer Ausschreibung nicht primär um ein möglichst billigstes Angebot gehen kann, dürfte wohl vielen klar sein. Dennoch werden viele Submissionen genau darauf reduziert. Weder die Auftraggeber noch die Mittler oder gar die Dienstleister können langfristig mit solchen Vorgehen zufrieden sein.

Am Ende der Kette würden sie alle zu den Verlierern gehören. Die Auftraggeber, weil sie nicht die Qualität erhalten, welche sie erwarten. Die Mittler und Consultingfirmen, weil sie schon mittelfristig unzufriedene Kunden erhalten. Und schliesslich die Dienstleister, weil sie für ihre Arbeit nicht entsprechend entschädigt werden.Diesem Umstand wollte Allpura, Verband Schweizerischer Gebäudereinigungs-Unternehmen, Rechnung tragen und hat nach einem Jahr Vorbereitungszeit einheitliche Submissionsgrundlagen für Unterhaltsreinigung entwickelt. Die Unterlagen können ab April 2009 beim Allpura-Sekretariat bezogen werden.

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Allpura reagierte

Allpura hat sich aus diesen Gründen zu Beginn des Jahres 2008 entschieden, proaktiv auf diese missliche Situation zu reagieren und eine einheitliche Submissionsgrundlage für die Vergabe von Unterhaltsreinigungen für Büro- und Verwaltungsbauten zu schaffen.

Wie Verbandsverantwortliche gegenüber der «Handelszeitung» erklärten, ist es durchaus möglich, dass Allpura in Zukunft auch Submissionsgrundlagen für andere Gebäudekategorien, wie zum Beispiel Spitalreinigung, erarbeiten könnte. Folgende Ziele wurden für dieses Projekt festgelegt:

• Submissionsgrundlagen zu schaffen, deren Grundraster allgemein für Unterhaltsreinigungsausschreibungen von Büro- und Verwaltungsbauten verwendet werden kann.

• Definition von Präqualifikations- und Angebotsparametern, welche die Grundlage für eine durchgängige Submission bilden.

• Grundlagen von einheitlichen Service Levels, zeitgemässen Leistungsbeschreibungen der Unterhaltsreinigung zu erarbeiten.

• Schaffung von fairem Verhalten auf dem Reinigungsmarkt in der Schweiz.

• Förderung der Konkurrenzfähigkeit des Schweizer Reinigungsgewerbes.

Modularer Aufbau

Das Beratungsunternehmen Reso Partners AG wurde als Projektpartner von Allpura nach einer Evaluationsphase im Frühjahr 2008 ausgewählt und mit der Ausarbeitung der Submissionsunterlagen beauftragt. Mehrere Arbeitssitzungen mit Vertretern von Reinigungsunternehmungen, Fachpersonen des öffentlichen Beschaffungswesens wie auch Personen mit Funktion des Auftraggebers dienten Reso Partners AG als Grundlage für die Ausarbeitung der Texte.

Es hat sich zu einem frühen Projektstand herausgestellt, dass die Submissionstexte modular aufgebaut sein müssen, um die verschiedenen Ansprüche sowohl aus Privatwirtschaft als auch aus dem öffentlichen Beschaffungswesen abdecken zu können. Die Submissionsunterlagen können ab sofort bei der Allpura-Geschäftsstelle bezogen werden.