Die Informatik – insbesondere Netzwerktechniken wie das Internet – macht uns heute unvergleichbar viel mehr Informationen zugänglich als noch vor wenigen Jahren. Gleichzeitig drohen aber die relevanten Daten unter einem Berg von Nebensächlichkeiten zu versinken. So wie wir heute privat oft Stunden brauchen, um den Suchmaschinen die gesuchten Dokumente und Webseiten zu entlocken, wird auch in Unternehmen immer mehr Zeit mit der Suche nach Informationen verbraucht.

Die technologische Lösung für dieses Problem heisst ECM (Enterprise Content Management). Gemeint sind damit, gemäss der Definition des Industrieverbandes AIIM International (Association of Information and Image Management), Systeme, die organisatorische Unternehmensprozesse durch die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten unterstützen.

Die Ansprüche wachsen

Weltweit haben heute laut den Marktforschern von Datamonitor 80% aller grossen Unternehmen entsprechende Content-Management-Lösungen im Einsatz. Dieser an sich schon hohe Durchdringungsgrad soll bis in fünf Jahren auf über 90% anwachsen. Aber auch diejenigen, die bereits mit solchen Systemen arbeiten, bauen weiter aus, denn die Datenberge wachsen unaufhörlich. So will jedes fünfte ECM-Anwenderunternehmen innerhalb des nächsten halben Jahres weiter in diesen Bereich investieren. Der Markt soll denn auch jährlich im Schnitt um 13% wachsen.

Anzeige

Das Ziel ist ein Informations- und Datenmanagement, welches das ganze Unternehmen umfasst. Heute sind die einzelnen Datenquellen oft noch nicht verknüpft und nur selten alle von nur einer zentralen Instanz aus zugänglich. Interessanterweise glaubt aber in einem gewissen Widerspruch dazu, gemäss einer aktuellen deutschen Untersuchung, weniger als die Hälfte der Unternehmen an das ECM-Ideal einer kompletten Integration aller Inhaltsquellen in einer einzigen Plattform – von den E-Mail-Konti über die ERP-Datenbanken bis zu den Web- und Intranetplattformen.

Diese Skepsis kommt nicht von ungefähr, denn ECM ist eine typische Querschnittsaufgabe, die praktisch alle Unternehmensbereiche betrifft. Dadurch stellt ihre Umsetzung sehr hohe organisatorische Anforderungen, die sich offensichtlich viele nicht zutrauen. Die organisatorischen Fragen stehen denn auch für Knut Hinkelmann und Barbara Thönssen im Vordergrund. Sie befassen sich an der Fachhochschule Nordwestschweiz mit der Thematik des Informationsmanagements. «Eine ECM-Lösung kann ihr Potenzial nur ausschöpfen, wenn sie unternehmensweit genutzt wird. Dies bedingt, dass Vertreter sämtlicher Abteilungen in die Einführung involviert sind», so Thönssen.

Organisatorische Überforderung

Ziehen nicht alle am gleichen Strick, kommt es fast zwangsläufig zu Mehrfachablagen und zu Unsicherheiten bezüglich der Aktualität und Vollständigkeit der Dokumente. «Dies führt in der Folge dazu, dass die Geschäftsprozesse nicht effizient abgewickelt werden können und auch die Sicherheit bezüglich Zugriffsschutz und Datensicherstellung nicht mehr gegeben ist», wie Kinkelmann aus seiner Praxiserfahrung weiss.

Kein Erfolg ohne aktive Pflege

Eines der grössten Probleme stellt die saubere und möglichst vollständige Verschlagwortung der Dokumente dar. Die den Inhalt einer Datei beschreibenden, sogenannten Metadaten sind notwendig, um Informationen schnell und zuverlässig wiederfinden zu können. «Vielfach werden die Dokumente zwar in einem DMS (Document Management System) abgelegt, dabei aber nur mit wenigen, automatisch erstellbaren Metadaten versehen», sagt Hinkelmann.

Dieses Vorgehen setzt fast zwangsläufig die Todesspirale des Informationsmanagements in Gang. Da die menschlichen Sprachen nicht eindeutig sind, liefern nämlich automatische Stichwortsuchen – genau wie im privaten Google-Leben – meist nur einen Teil der relevanten Dokumente an der Spitze der Trefferliste. Viele bleiben unter einem Wust von nicht zusammenhängenden Suchergebnissen verborgen. Durch die unvollständigen Suchresultate sinkt das Vertrauen in das System und in der Folge die Bereitschaft der Mitarbeiter, die Dokumente ausführlich mit Metadaten zu versehen. So verliert das ECM über die Zeit seinen Wert.

Sie scheuen Prozessintegration

Auch eine aktuelle Studie des Berner Beratungsunternehmens Dr. Pascal Sieber & Partners, an der 290 Entscheidungsträger aus Schweizer Unternehmen teilgenommen haben, identifiziert die grössten ECM-Mängel in der Prozessintegration. Während die technischen Themen, wie die Vernetzung der unterschiedlichen Datenquellen und Anwendungen, demnach in der Schweiz schon weit fortgeschritten sind, ist das für die Einbindung der ECM-Anwendungen in die Arbeitsabläufe der einzelnen Mitarbeiter nicht der Fall. Die Unternehmen scheuen offensichtlich die Investitionen in die Prozessanpassung und die danach notwendige Schulung der Mitarbeiter. Damit vergeben sie aber auch einen zentralen, potenziellen Vorteil des ECM-Einsatzes.