Geplante und getätigte In-vestitionen in den Immobilienbestand beinhalten Risiken. So sind der Personalbedarf im strategischen Immobilienmanagement und die Aufwendungen für das operative Gebäudemanagement nur schwer abzuschätzen. Um die Renditeerwartungen korrekt zu berechnen, sind klare Angaben zum erwarteten Leistungsaufwand notwendig. Fragen zur quantitativen Personalplanung beschäftigen Führungskräfte jedoch auch bei Reduktionen des Immobilienbestandes, bei Massnahmen zur Personaloptimierung oder Outsourcing-Entscheidungen.

Anforderungen miteinberechnen

Eine neue Dimensionierungsmethodik erlaubt, den Personalbedarf des Immobilienmanagements für einen bestimmten Gebäudebestand zu berechnen. Um die spezifischen Merkmale des Portfolios zu berücksichtigen, fliessen die Kennwerte des Portfolios, die Anforderungen des Kunden und die Charakteristika des Leistungserstellers in die Berechnung ein. Die Dimensionierungsmethodik beinhaltet standardisierte Leistungsmodule, die es erlauben, Aufgaben klar zuzuteilen und den Personalbedarf einzelner Portfolios zu vergleichen. Solche Berechnungen werden immer wichtiger, weil sich Immobilien in den letzten Jahren von einem klassischen Sach- zu einem Finanzwert entwickelt haben.

Verringerungen des Immobilienbestands oder auch Leerstände bedeuten nicht automatisch eine Reduktion des Personalbestands im gleichen Ausmass. Objekte, die aus einem Portfolio ausscheiden, sind in der Regel Objekte, bei denen das Bewirtschaftungsniveau – auch im Hinblick auf den Personalaufwand – bereits auf ein Minimum reduziert wurde. Andererseits ist der Personalbedarf bei Objekten, die verkauft oder abgerissen werden, höher als in der Nutzungsphase, da sie für diesen Phasenübergang aufbereitet werden müssen.

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Personaloptimierungen sind im Immobilienbereich ständiges Thema. Führungskräfte müssen oft mit einem reduzierten Personalbestand ein gleiches Leistungsspektrum erfüllen. In einem konkreten Fall wurden daher die Anzahl der Personalressourcen als feststehende Variable eingesetzt und verschiedene Szenarien gebildet. Da im Modell qualitative Kriterien der Leistungserstellung mitberücksichtigt werden, kann die Optimierung der Organisation, der Prozesse oder der Umgang ermittelt werden. In dem genannten Fallbeispiel konnten durch die Optimierung der Prozesse Einsparpotenziale in den Personalressourcen von 15% ermittelt werden.

Aufwand im Vorfeld bestimmen

Outsourcing-Entscheide haben zur Folge, dass der interne Personalbedarf reduziert wird, koordinierende und kontrollierende Leistungen jedoch oft zu einem höheren Aufwand führen. In die Berechnung der intern notwendigen Personalressourcen fliesst daher der Outsourcing-Grad in Kombination mit einem Korrekturfaktor ein, der sich aus der Charakterisierung der Leistungserstellung ergibt. Das Verhältnis zwischen interner und externer Leistungserstellung wird bestimmt, danach werden die Ressourcen für die interne Koordination und Kontrolle aufgrund der Leistungsart und des Outsourcing-Grads ermittelt.

Die neue Dimensionierungsmethodik pom+quanto ermöglicht Investoren, den zukünftigen Personal- und Sachkostenaufwand bei Portfolioveränderungen bereits im Vorfeld zu bestimmen. Homogene wie auch sehr breit gefächerte Portfolios können in ihrem Ressourcenbedarf berechnet und hinsichtlich ihrer Renditeerwartungen abgeschätzt werden.