Vor dem Hintergrund des globalen Wettbewerbsdrucks bestimmt die Gesamtkostenbetrachtung im Einkauf immer mehr die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Wertschöpfung gezielt zu steigern. Diesem Leitgedanken hat sich die Mondi- Gruppe verpflichtet. An ihrem Produktionsstandort in Frantschach hat sie ein Pilotprojekt im Einkauf erfolgreich abgeschlossen.

Neue Anforderungen definiert

Im Rahmen der Reorganisation der Mondi-Gruppe wurden für den Einkauf neue Anforderungen definiert und im Werk Frantschach etabliert. Im Zentrum standen die Prozessbeherrschung und die Kostenführerschaft im Lieferantenmanagement. Der strategische Einkauf in Frantschach agiert für die Mondi-Gruppe als Gruppeneinkäuferin für spezielle Warengruppen. Das Werk produziert Kraftpapier aus den Rohmaterialien Holz und Zellulose. Das jährliche Beschaffungsvolumen beträgt lokal rund 114 Mio Euro und ist in 500 Warengruppen aufgeteilt. Die Mondi-Gruppe arbeitet mit 750 Lieferanten zusammen.

Zusammen mit der Inova Management AG hat das Werk in Frantschach eine Potenzialanalyse des Einkaufs inklusive der strategischen Materialanalyse durchgeführt. Die Prozesskosten wurden vom Lieferanten bis zum Endverbraucher untersucht. Dabei liessen sich Reduktionspotenziale in der Lieferantenbasis identifizieren.

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Für den Bereich Unterhalts-/Reparatur-/Betriebsmaterial (MRO) wurden darüber hinaus Verbesserungsmassnahmen beschlossen. Denn gerade die Versorgungssicherheit ist für einen Betrieb, der 24 Stunden mit nur einem jährlichen Wartungsunterbruch produziert, von höchster Bedeutung. Hier sind eindeutig definierte Prozesse in Planung und Durchführung notwendig, damit das richtige MRO-Material und die benötigten Revisions- und Ersatzteile zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen.

Im Zuge des Projektes wurde ein kontinuierliches Lieferantenmanagement aufgebaut. Dieses hat die Lieferantenbasis optimiert und verringert. Möglich wurden dadurch Volumenbündelungen und das Ausarbeiten differenzierter Beschaffungsstrategien. Die Grundlage für das MRO-Management bildet eine optimale Sortimentsgestaltung mit einem differenzierten Content Management.

Im weiteren Projektverlauf wurden Massnahmen ergriffen, um die Gesamtbeschaffungskosten im Sinne des Total Cost of Ownership zu senken. Unter diesem Aspekt wurden die Lieferantenbasis und die Prozesse im MRO-Bereich unter die Lupe genommen. Als Folge wurde für ausgewählte Warengruppen innerhalb der MondiGruppe das Einkaufspooling etabliert. In der Beschaffungsorganisation wird zukünftig klar zwischen strategischen und operativen Aufgaben und deren Prozessen getrennt. Damit die Massnahmen zur Reduktion der Sortimente und Lieferanten akzeptiert und breit abgestützt sind, entschied sich die Einkaufsleitung für die Einführung bereichsübergreifender Sortimentteams.

Verfügbarkeit verbessert

Ein weiterer Baustein des Projektes war die Implementierung einer neutralen E-Procurement-Plattform, die ins bestehende ERP-System der Gruppe (SAP R/3) integriert worden ist. Mit Hilfe dieser Plattform können das klar definierte Sortiment und die Lagerbestände so gemanagt werden, dass die Kapitalkosten wie geplant um rund 20% reduziert werden können. Die Plattform bietet heute alle primären Funktionen wie Content Management, E-Billing, E-Signature oder E-Archiving und bindet alle Schlüssellieferanten in die Supply Chain ein.

Das Projekt hat insgesamt zur gewünschten nachhaltigen Senkung der Gesamtbeschaffungskosten im MRO-Bereich geführt. Die Verfügbarkeit des geschäftskritischen Unterhaltsmaterials wurde deutlich verbessert. Ebenfalls positiv beurteilt die Einkaufsleitung die neu definierten Beschaffungsverantwortlichkeiten für festgelegte Sortimente und die dank des E-Procurement spürbar vereinfachten Anforderungs-, Bestell- und Freigabeprozesse. Die erfolgreiche Pilotierung hat die Mondi-Gruppe überzeugt, das Projekt künftig auf die anderen Werke zu übertragen.