Während vor der Finanzkrise die Mehrheit der Unternehmen auf Erfolgsfaktoren wie Umsatz und Marktanteil setzten, wurden im vergangenen Jahr vielerorts die Schwerpunkte auf Kostenoptimierung und Ausgabenreduzierung verschoben. Oft liegen besonders in der Beschaffung grosse Optimierungspotenziale, denn hier begehen viele Unternehmen schwerwiegende Fehler, nämlich die im Folgenden beschriebenen sieben Sünden der Beschaffung.

1. Vernachlässigung: Beschaffung und Ausgabenmanagement werden von vielen Firmen nicht ernst genommen. Häufig fehlt das Bewusstsein, dass sich Einsparungen in der Beschaffung direkt auf den Unternehmensgewinn auswirken. Trotz dieser Bedeutung für das Unternehmen sind die in der Beschaffung tätigen Mitarbeiter meist nicht hinreichend qualifiziert. Typisches Argument: Wer in seinem Job tagtäglich Verträge abschliesst, braucht keinen Einkäufer. Fazit: Beschaffung ist zu wichtig, um dies Laien zu überlassen. Massnahme: Richtlinien zum Geldausgeben überarbeiten.

2. Strategie-Chaos: Einen weiteren Sündenfall stellen unklare und widersprüchliche Strategieansätze dar. Allzu oft ist die Beschaffungsstrategie nicht mit der Unternehmensstrategie verzahnt. Dies hat meist schwerwiegende Ineffizienzen zur Folge. So entstanden in einer Transportfirma Probleme, da Mitarbeiter planten, ihre Ersatzteilversorgung für den Fuhrpark zu optimieren, während auf Konzernebene bereits das Outsourcing des Fuhrparks geplant wurde. Fazit: Beschaffung ist zu wichtig, um sie nicht in die Gesamtstrategie zu integrieren. Massnahme: Abstimmung der Teilstrategien mit der Unternehmensstrategie.

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3. Ausgabenblindheit: Wie viel ein Unternehmen ausgibt, an wen das Geld fliesst, was der Grund für einzelne Zahlungen ist, wer die Verantwortung für die jeweiligen Zahlungsströme trägt - all dies sollte als elementar gelten. In der Praxis kennen Unternehmen die Ausgabenseite jedoch häufig nicht genau. Schon eine simple Bierdeckelrechnung erlaubt eine aufschlussreiche Abstufung der Gesamtausgaben. Ausgangspunkt ist hierbei der Kreditorentotalbetrag. Es wird definiert, welcher Teil dieses Betrages geplant und «unter Kontrolle» ist. Die Einschätzungen der CFO, welche Ausgaben tatsächlich unter diesen kontrollierten Ausgabenteil fallen, liegen regelmässig viel zu hoch. Fazit: Beschaffung ist zu wichtig, um nicht zu wissen, wohin das Geld fliesst. Massnahme: Top-Down- vs. Bottom-Up-Ausgabenanalyse.

4. Fehlende Produktkenntnis: In den meisten Beschaffungsabteilungen kennen die Einkäufer die Treiber von Qualität, Kosten und Lieferfristen ihrer Produkte nicht genügend. Ihnen fehlt die elementare Produktkenntnis, z.B. wie viel des Verkaufspreises von der Kartonsorte abhängt und dass die Lieferfrist vom Stanz- und nicht vom Druckvorgang abhängt. Zur Erkennung solcher massgeblicher Treiber fehlt in vielen Unternehmen ein robustes Stammdatenmanagement. Häufig werden Daten im ERP-System hinterlegt, die die wichtigsten Messgrössen der oben genannten Treiber nicht wiedergeben. Fazit: Beschaffung ist zu wichtig, um zu ignorieren, was die Qualität und den Preis treibt. Massnahme: Verbesserung der Produktkenntnis durch Lieferantenbesuche.

5. Fehlendes Lieferantenverständnis: Kennen Sie Ihre Lieferanten? Bei dieser Frage geht es nicht nur um Strukturen, Mitarbeiter, Prozesse und Auslastung. Es geht auch um Ziele und Bedürfnisse der Lieferanten und darum, was sie antreibt und was sie an die Konkurrenz liefern. Leider machen sich viel zu wenige Firmen strukturiert Gedanken über die Abhängigkeits- und Kräfteverhältnisse zwischen sich und ihren Lieferanten. Es ist daher fraglich, ob die Erschliessung neuer Bezugsquellen erfolgreich sein kann, wenn die grundlegenden Kenntnisse über bestehende Lieferanten nicht vorhanden sind. Um Reibungsverluste bei Vertragsverhandlungen zu vermeiden, sind eine klare Übersicht über alle Beschaffungsaktivitäten und eine Verantwortungsstruktur in der Beziehung zu Lieferanten unabdingbar. Fazit: Beschaffung ist zu wichtig, um von den Lieferanten gesteuert zu werden. Massnahme: Vertiefung der Marktkenntnis als Basis für Lieferantenmanagement.

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6. Ausblendung der tatsächlichen Gesamtkosten: In vielen Fällen konzentriert sich die Beschaffung allein auf den Preis, nicht auf die Gesamtkosten eines Produkts. Dies ist zum Beispiel bei der Beschaffung aus Niedriglohnländern sichtbar. Die dadurch entstehenden Kosten für die Entwicklung von Lieferanten und die zusätzlichen Aufwände zur Qualitätskontrolle bleiben in der Gesamtrechnung häufig unberücksichtigt. Fazit: Beschaffung ist zu wichtig, um nicht alle Kostenfaktoren eines Produktes zu berücksichtigen. Massnahme: Aufbau einer Gesamtkostenkalkulation, Konfiguration des ERP-Systems, um Zusatzkosten zuzuordnen.

7. Inkonsistente Einkaufsprozesse: Prozesse, Rollen, Verantwortung und Kontrollmechanismen müssen genau definiert werden. Darüber hinaus ist die effektive Verzahnung zwischen Stammhaus und Tochtergesellschaften ein entscheidender Erfolgsfaktor. Sauber vorgegebene Strukturen allein reichen jedoch nicht. Sie müssen auch umgesetzt und gelebt werden. In der Praxis zeigt sich das Problem zum Beispiel durch inkonsistente Schnittstellen zu Lieferanten. Intern unkoordinierte Kommunikation zerstört Verhandlungspotenzial häufig und Vertrauen fast immer. Fazit: Beschaffung ist zu wichtig, um Lieferanten mit verschiedenen Botschaften zu verwirren. Massnahme: Verstärkte Lieferantenverantwortung und Kommunikation durch einen Ansprechpartner.

Fazit: Es scheint naiv und illusorisch zu sein, dass Firmen alle Sünden der Beschaffung unterlassen können, und fraglich, ob sie dies in stürmischen Zeiten zu tun vermögen. Es stellt sich aber die Frage, ob es ihnen nicht besser gehen würde, wenn sie mit den genannten Massnahmen der einen oder anderen Versündigung widerstehen können.