Es ist ein grosser Erfolg für Facebook. Und ein Zeichen, dass sich die Firmen-Intranets in den nächsten Jahren komplett verändern könnten. «Facebook at Work», das Social-Intranet-Programm des bekannten sozialen Netzwerks, hat vor wenigen Tagen die Royal Bank of Scotland als ersten Grosskunden gewonnen. 30'000 Angestellte sollen bis zum März nächsten Jahres mit dem Tool arbeiten, bis Ende 2016 sollen es 100'000 sein.

Neben den bisherigen überschaubaren 300 Firmen, die Facebook at Work heute nutzen, sollen weltweit neue dazukommen. «Wir sind gerade dabei, Verkaufs- und Marketingteams auf der ganzen Welt aufzubauen», erklärt Julien Codorniou, Chef von Facebook at Work mit Sitz in London. «Noch befinden wir uns in einer Beta-Phase, aber wir planen, das Projekt zu monetarisieren.»

Das Intranet 2.0

Aufnehmen muss es das neue Facebook-Programm mit bereits bekannten und teilweise etablierten Konkurrenten wie Yammer, Convo oder Jive (siehe Bildstrecke). Facebook at Work unterscheidet sich dabei in einigen wichtigen Punkten vom bekannten Facebook - so soll das Programm werbefrei sein und keine Nutzerdaten sammeln, lauten die vollmundigen Versprechen.

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Aber worum geht es bei diesen Angeboten? Das Konzept der sogenannten Social Intranets will nichts weniger, als das bisherige Intranet-System zu revolutionieren: Mitarbeiter sollen interaktiv miteinander kommunizieren, von der Top-Management- bis zur Sachbearbeiter-Ebene. Wie beim klassischen Facebook sollen sich bei den Programmen diverser Anbieter Interessengruppen bilden, Beiträge geliked und dadurch soll die Qualität der internen Kommunikation verbessert werden.

Firmen setzen immer noch auf E-Mail

Fachleute hoffen, dass durch die neue Form des Austauschs im Intranet sogar die Hierarchien in Firmen eingeebnet werden, nicht nur weil jedes Nutzerprofil gleichberechtigt ist, sondern auch weil Informationen über die Abläufe und den Status von Projekten für jeden zugänglich sind und damit Informationssilos vermieden werden.

«Noch setzen viele Firmen auf E-Mails zur Kommunikation sowie auf lokale und zentrale Dateisysteme, um Dokumente zu speichern», erklärt dazu der IT-Fachmann Dirk Hellmuth. «Doch wer danach sucht, fragt sich: Wo liegt die aktuellste Version des Strategie-Dokuments? Im E-Mail-Postfach oder im Dateisystem? Wie war nochmal das Feedback des Marketingleiters? Unternehmen, die Wissen in unterschiedlichen Silos speichern, sind ineffizient.» Und Silos sollen durch Social Intranets aufgelöst werden.

Transparente Kultur

Daneben sollen die Angebote der Unternehmenskultur förderlich sein, da das Gemeinschaftsgefühl durch fleissiges Chatten unter den Mitarbeitern gestärkt werden soll. Auch Google und Microsoft mischen mit eigenen Angeboten auf dem Markt mit. So bietet Microsoft mit dem Programm Yammer schon seit längerem ein firmeninternes Kollaborationstool. Eine dominierende Stellung hat aber noch keines der bestehenden Programmen erreicht.

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Versuche, bestehende Intranets eher in Richtung soziales Netzwerk zu verändern, gibt es in Schweizer Firmen bereits seit einigen Jahren. Das wurde etwa vor zwei Jahren auf der «Intranet Best Practice Konferenz» deutlich. So erklärte damals der Verantwortliche für das Intranet von Mobiliar, Björn Böller, seine Neuerungen: In Wikis und Foren werden Fragen aus dem Arbeitsalltag von den Mitarbeitern selbst beantwortet und ersetzen damit aufwendige FAQ-Listen. «Der Dialog fand aber nicht auf Knopfdruck statt», so Björn Böller auf der Tagung.

SBB werkelt auch am Intranet

«Damit die Mitarbeitenden im Intranet begannen, ihr Wissen zu teilen, stellte ich die Funktionen der Plattform mit Anwendungsbeispielen vor.» Bei der Software-Firma Netcetera wurde die Intranet-Suchmaschine neu aufgelegt. Die Treffer werden neu nach einer internen Logik gewichtet. Massgeblich waren Projektstand, Daten und Mitarbeiterprofile. Das Ziel bei Netcetera ist es, die Suche auf jeden Mitarbeiter speziell zu personalisieren, so dass die Ergebnisse noch treffsicherer werden.

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Auch bei den SBB arbeitet man bereits seit längerem daran, das Intranet sozialer zu machen. So ist aus den Mitarbeiterprofilen ersichtlich, wer welche Sportart betreibt, wer sich für Aviatik oder den nächsten Firmenlauf interessiert.

LinkedIn mischt ebenfalls mit

Das Intranet der Mobiliar konnte dank seinen Neuerungen bereits einen renommierten Preis abräumen und wurde von der Nielsen Norman Group 2013 zu einem der zehn besten weltweit gewählt. «Die Einführung eines Social Intranet erfordert aber einen Wandel der Unternehmenskultur hin zu mehr Transparenz und Vertrauen», gibt IT-Fachman Hellmuth zu bedenken. Entscheider sollten in einem ersten Schritt daher deutlich machen, dass sie Informationen künftig transparenter machen und den direkten Austausch fördern wollen.

«Der Anfang kann eine Terminagenda im Wiki sein», so Hellmuth. Die neuen Programme und Anwendungen von Facebook, Google, Microsoft und kleineren Anbietern könnten diese bestehenden sozialen Intranets von Firmen zudem noch einmal deutlich verändern, wenn nicht sogar ersetzen. Auch LinkedIn arbeitet inzwischen an Diensten, die ausschliesslich Mitarbeiter des gleichen Unternehmens miteinander vernetzen sollen. Geplant ist, dass man private Nachrichten dann auch an Personen senden kann, die nicht zu den eigenen Kontakten zählen. Zudem soll ein Dienst angeboten werden, mit dem Unternehmensinformationen an Mitarbeiter verteilt werden können.

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Chancen für kleine Anbieter

Der Knackpunkt bei all diesen Entwicklungen und der Frage, welches Netzwerk sich endgültig durchsetzt, dürfte jener der Datensicherheit sein. Facebook verkündete etwa, dass es bei Facebook at Work auf die gleichen Sicherheitsstandards wie bei seinem etablierten Netzwerk setzen wird. Das heisst, dass auch dort Krypto-Daten nachträglich nicht entschlüsselt werden können. Ob irgendeine Firma jedoch daran glaubt, vor allem im Licht der Enthüllung von NSA-Überwachungssystemen, bleibt offen.

Hier ergäbe sich die Chance für kleinere Anbieter, die so vertrauenswürdige Sicherheitsvorkehrungen anbieten, dass Manager auch Geschäftsgeheimnisse im Intranet austauschen können.

Trotz aller Social-Intranet-Euphorie ist es bis dahin aber noch ein weiter Weg. Während die Anbieter von Social Intranets an Sicherheitsfragen arbeiten, müssen auch die Mitarbeiter erst langsam die Bereitschaft entwickeln, in firmeninternen Programmen aktiver und sozialer zu werden. Denn die meistgeklickte Datei in vielen Firmen ist immer noch nur die Menükarte der Firmenmensa.

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