Vermögende Familien und Privatpersonen bilden ein spezielles Kundensegment, das vor neuen und besonders schwierigen Herausforderungen steht. Einerseits pflegen sie Beziehungen in diverse Länder, in die sie investiert haben, sodass sie auch verschiedenen Steuersystemen und Gesetzen unterliegen. Andererseits besitzen sie diversifizierte Vermögenswerte.

Folglich sind sie vielfältigen Risiken ausgesetzt: Von Anlageverlusten, Steuer- und Reputationsrisiken bis hin zur Vermögensminderung als Ergebnis der Erbfolge. Vermögende Familien und Privatpersonen, die nachhaltiges Kapitalwachstum anstreben, bedürfen daher der Koordination von Vermögensverwaltung, Rechtsberatung und anderer Dienstleistungen - oftmals unter Herbeiziehung hoch spezialisierter Fachleute. Diesen Bedürfnissen können Infrastrukturlösungen wie ein Family Office gerecht werden, das klar strukturiert ist und die richtigen Fachleute beschäftigt.Family Offices werden immer beliebter, da sie hoch flexible und modernste Infrastrukturlösungen in der Vermögensverwaltung anbieten. Die hohe Flexibilität bei der Konzeption einer Family-Office-Architektur birgt gleichzeitig deren Schwäche, denn es existieren keine Standardregeln für die Umsetzung der passenden Lösung. Umso wichtiger ist es, einen strukturierten Prozess anzuwenden, der alle wichtigen Aspekte eines Family Office berücksichtigt und koordiniert - von der rechtlichen Struktur über das Funktionsprofil seiner Mitarbeiter bis zum operativen Support. Dieser Prozess sollte sich an einem definierten Verhaltenskodex orientieren, in dem zunächst die Architektur des Family Office festgelegt ist.

Schwerpunkt des zweiten Teils des Verhaltenskodex sollten die bereitgestellten Dienstleistungen sein. Der dritte Teil des Verhaltenskodex umfasst die Governance-Struktur des Family Office. Die Governance-Struktur beinhaltet das Mission Statement, die Ziele sowie die Strategie, die Rollen und die Verantwortungsbereiche der Family Officers und der Mitarbeiter.

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Zudem ist detailliert zu erläutern, inwieweit Familienmitglieder und externe Spezialisten einbezogen werden. Auch die Gründung formeller Ausschüsse, Leitungsstrukturen, Kommunikationsprozesse, Compliance-Systeme, Entscheidungsprozesse, die Kontrolle des Managements, Berichtslinien sowie Stellvertretungsregeln, Notfallpläne und Prozesse zur Sicherstellung der Vertraulichkeit sind zu berücksichtigen.

Im vierten Teil sollte die funktionale Infrastruktur des Family Office definiert sein, welche die Grundlage für die tägliche Vermögensverwaltung und die operativen Prozesse bildet. Die entscheidenden Elemente der funktionalen Infrastruktur sind die Rechnungslegungs- und Berichtssysteme einerseits und die IT-Systeme andererseits.

Schliesslich sollten im Verhaltenskodex die Anforderungen und Bedingungen aufgeführt sein, unter denen externe Anbieter wie Finanzinstitute und Rechtsanwälte eingesetzt werden. Ausserdem ist sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit mit Dritten reibungslos verläuft.

Passende Struktur schaffen

Angesichts der zahlreichen und komplexen Herausforderungen ist es unbedingt notwendig, eine passende Family-Office-Struktur zu schaffen, die für die Koordinierung der Verwaltung und der Überwachung des Familienvermögens unverzichtbar ist. Diese Struktur sollte auf operativer Ebene nicht nur belastbar und flexibel sein. Sie sollte auch sicherstellen, dass robuste Governance-Systeme und leistungsstarke Kontrollinstrumente installiert und die richtigen Spezialisten am Platz sind. Folglich sind die Implementierung eines effizienten Prozesses, das Benchmarking des Family Office mit bestehenden Verhaltenskodizes und die Einbindung von Beratern, die sich mit einer breiten Palette von Themen wie Steuern, Rechtsfragen, Governance oder operatives Geschäft auskennen, absolut unverzichtbar.

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