Nicht selten erlebt man, wie Firmen noch kurz vor einem Event sich eine tolle Projektionsfläche oder einen Bildschirm durch einen Techniklieferanten dazumieten. Ganz vergessen geht dabei, dass sie ja noch passende Inhalte zum Projizieren haben müssen. Man zaubert dann irgendwelche Bilder oder Filme zum Produkt bzw. Betrieb aus dem Hut und lässt es laufen.

Danach stehen die Veranstalter im Saal und denken: «Schöne Bescherung. So habe ich mir das nicht vorgestellt.» Die Daten passen nicht, der Film ist im Bildformat 4:3 statt 16:9 wie der tolle, neue Plasmabildschirm. Weiter sind die Textinhalte kaum zu lesen, und die Präsentation dauert dermassen lang, dass sich dies kein Kunde antun will. Schade, dadurch ist das Investment in die moderne Technik mit der schlechten Qualität vernichtet worden.

Ursachenforschung betreiben

Die Welt der Audiovision dreht sich ebenfalls äusserst schnell. Es kommen neue Bildformate auf den Markt, die es vor zwölf Monaten für den Normalverbraucher noch nicht einmal zu erahnen gab. Es werden neue Auflösungsstandards durchgesetzt, die immer wieder danach verlangen, auch den eigenen Computer auf den neusten Stand zu bringen. Speichermedien für die Inhalte werden zu klein, und neue Speichermedien kosten wiederum Geld. All diese Veränderungen drängen täglich dazu, den Output anzupassen, damit man «up to date» bleibt und nicht mit falschen Formaten vom Sender zum Empfänger arbeitet.

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Es ist fast unmöglich, immer auf dem Laufenden zu sein. Erst hat ein Unternehmen noch einen tollen Spot produzieren lassen, den es heute gar nicht mehr zeigen kann, weil entweder die Auflösung nicht passt, das Format nicht stimmt oder die Daten auf unmöglichen Medien gespeichert sind. Immer und immer wieder produziert man neuen Inhalt. Immer und immer wieder passt später kein Stück zum anderen.

Als Veranstalter sollte man sich zuerst einmal Gedanken darüber machen, was man seiner Zielgruppe genau vermitteln möchte. Am Anfang dürfen die Firmen nicht die Technik in den Vordergrund stellen, sondern sich bewusst machen, was sie ihren Kunden durch eine Veranstaltung oder einen Messestand erleben lassen wollen.

Lösungsansätze helfen weiter

Klar, ein grosser Bildschirm ist herrlich und macht den Event zu einem optischen Highlight. Der Veranstalter hat jedoch noch keinen Inhalt, den er zeigen kann, und die Zeit reicht nicht, um den neuen Inhalt kurzfristig zu produzieren. Man sollte sich einfach mal hinsetzen und die vorhandenen Formate und Daten sichten. Danach legt man sich einen Plan zur Abfolge und Wichtigkeit bereit. Eine Auslage auf dem Tisch ist immer eine gute Idee. Folgende Fragen sind wichtig zu klären:

Was hat man zur Verfügung?

Was kann man anpassen?

Was kann man aufpolieren?

Welche Medien braucht es?

Wie viel Inhalt soll es sein?

Die Grundsatzfrage lautet: Wie kann man was präsentieren, ohne dass man für die Produktion von Präsentationen viel Geld braucht?

Erst dann kommt der Schritt, sich mit Technik auseinanderzusetzen. Dabei sollte die Firma vom Format ausgehen. Über welche Standardformate verfügt man? Hilfreich ist, eine Eventnorm festzulegen. Diese gilt es, sowohl intern als auch extern zu verteilen, sodass alle auf dem gleichen Standard arbeiten sowie brauchbaren Inhalt liefern. Es lohnt sich, eine Vorlage anzulegen. Diese kann man den Mitarbeitern, Partnern und Rednern als Grundlage zum Aufbau der jeweiligen Präsentation anbieten. Dabei darf man sich nichts aufschwatzen lassen, sondern man muss überzeugt sein von dem, was man hat und will. Lohnend ist zudem ein Gespräch mit Personen, die Erfahrung haben.

Ebenfalls nützlich ist, seine Erkenntnisse in einem «Event Style Guide» zu dokumentieren. So setzt man Leitplanken, um ein einheitliches «Look and Feel» aller Auftritte zu erlangen - ein Erlebnis.