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Quelle: Brigitta Garcia Lopez

Ziele definieren: Vor dem Start des Vorbereitungsprogramms sollte der oder die Teilnehmende ein konkretes Ziel definieren. Suchen Sie Investoren? Einen Kontakt in einem speziellen Markt? Einen neuen Job? Ohne Ziel ist das WEF nicht durchzuhalten.

Profile updaten: Auftritte in Xing, Linkedin, aber auch auf den öffentlichen Profilseiten des WEF müssen auf das ins Auge gefasste Ziel hin zugespitzt werden. Raus mit Multijobtiteln und nebensächlichen Funktionen.

Das Toplink-Tool verstehen: Toplink ist das Online-Tool, mit dem Sie sich durch das WEF navigieren und Kontakte mit Teilnehmenden knüpfen können. Die App ist nur für registrierte Teilnehmende downloadbar.

Teilnehmerliste analysieren: Vor dem Forum erhalten Sie die Liste mit den bis zu 3000 Teilnehmenden des Forums. Aus diesen erstellen Sie sich eine Shortlist von 150 Namen für die persönliche Kontaktaufnahme.

Toplink-Nachrichten personalisieren: Über die Toplink-Software können Sie jedem der Teilnehmenden private Nachrichten schicken. Das Ziel ist ein persönliches Meeting. Je früher die Anfrage, desto besser.

Vorbereitung ernst nehmen: Der allergrösste Teil der Arbeit für das WEF findet davor statt. Ex-Teilnehmende sprechen von 80 Prozent. Die Tage in Davos folgen dem strikten Plan, der vorher entworfen wird.

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Verbindungen erkennen: Je ausführlicher die Analyse der Teilnehmenden ist, desto höher ist die Chance, Anknüpfungspunkte zu erkennen. Die Angaben in Toplink reichen dafür nicht aus.

7 bilaterale Meetings pro Tag planen: Im Idealfall arrangieren Sie pro Tag sieben bis acht bilaterale Meetings mit einer Dauer von mindestens 15 und maximal 30 Minuten. Diese bilden das Gerüst Ihres Aufenthalts.

Breakfast-Termine planen und einhalten: Wochen vor dem Event erhalten Sie Einladungen zu Privatevents. Wenn Sie Frühstücken oder Lunchs zusagen, immer auch erscheinen. Die Abwesenheit fällt auf.

Eine Woche vorher: Session-Anmeldung: Eine Woche vor dem Event sind die Sessions online buchbar. Der Auswahlprozess dauert mindestens eine Stunde. Drei Sessions pro Tag sind ausreichend.

Dresscode kennen: In der Reisegarderobe müssen Sie die Balance zwischen Businesskleidung und ausreichendem Kälteschutz berücksichtigen. Je nachdem, wie zentral Sie wohnen, können Sie nicht alle Varianten mit sich herumschleppen.

Keine Stehmeetings annehmen: Akzeptieren Sie keine Meetings unter 15 Minuten, dabei handelt es sich meist um Stehmeetings mit anderen Teilnehmenden. Im Sitzen werden Sie weniger gestört.

Wissen, ob der eigene Chef kommt: Klären Sie ab, wer von Ihrer Organisation am WEF ist und was er oder sie dort macht. So sparen Sie sich Überschneidungen, Rechtfertigungen oder Peinlichkeiten.

Pre-Davos-Meetings: Es gibt viele Arten von Teilnehmenden am WEF. Je nach Programm gibt es schon vor den Tagen in Davos ein Meeting oder Kennenlernen. Nutzen Sie diese Events, um Ihre Vorarbeit zu unterstützen und erste Kontakte zu knüpfen.

70 Visitenkarten pro Tag einplanen: Rechnen Sie damit, pro Tag siebzig Visitenkarten loszuwerden. Verteilen Sie die Karten aber nicht wie Geschenke, sondern achten Sie darauf, auch immer eine zu bekommen.

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Quelle: Brigitta Garcia Lopez

Früh ankommen: Das WEF nimmt sofort Fahrt auf – es gibt keine Eingewöhnungs- oder Akklimatisierungsphase. Wenn möglich, kommen Sie ein bis zwei Tage vor dem offiziellen Start an, um Transportwege und Locations zu kennen.

Kein Schneesport: Es mag verlockend sein, aber während des WEF ist keine Zeit für Skifahren, Langlaufen oder andere Wintersportaktivitäten. Reservieren Sie sich den Winterurlaub für eine andere Destination.

Keine E-Mails während des WEF: Der grosse E-Mail-Austausch, etwa über Toplink, findet vor oder nach dem Forum statt. Nur wegen eines E-Mails stellt während des Forums kaum jemand sein Programm um.

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Am WEF gibt es nur vier Aktivitäten: Es gibt vier Zustände, in denen Sie sich am WEF befinden: Sie sind in einem Meeting, nehmen an einer Session teil, sind im Transfer oder warten auf eine Session oder ein Meeting.

Vor jedem Meeting Ziel definieren: Den Abend vor den Meetings verbringen Sie nicht auf einer Party, sondern mit Dossiers, die Sie zu Ihrem Gegenüber angelegt haben. Jedes Meeting hat ein Ziel.

PR-Auftritte auf jeden Fall vermeiden: Vergessen Sie nie: Sie sind nicht als Fan oder Groupie in Davos. Vermeiden Sie daher pathetische Reden oder Promi-Aufläufe. Fokussieren Sie sich auf Ihr Ziel.

Keine Panik vor einem CEO: Es kann gut sein, dass Sie während einer Shuttle-Fahrt plötzlich neben dem CEO einer grossen Bank sitzen. Bleiben Sie ruhig und auf Augenhöhe. Kein Fanverhalten.

VIP nur in einer Situation ansprechen: Sprechen Sie Promis nicht an, wenn Sie an ihnen vorbei zum nächsten Termin hetzen. Wenn Sie hingegen beobachten, dass ein Topshot ausnahmsweise herumsteht, sprechen Sie ihn an.

Die Badge-Hierarchie: Am WEF gilt eine Badge-Hierarchie. Weiss tragen die VIP, Orange die Journalisten, Violett die Techniker, Rot die Fahrer. Wer Grün trägt, gehört zum Team eines Regierungsvertreters.

Das Fomo-Gefühl bekämpfen: Teilnehmende am WEF kommen irgendwann in die «Feeling of missing opportunities»-Stimmung. Je gezielter Sie Ihren Plan verfolgen, desto weniger Fomo empfinden Sie.

Die 10-Minuten-Regel: Bei einem Smalltalk reichen 10 Minuten bei weitem aus, um einen gemeinsamen Link festzustellen – oder eben nicht. Gespräche, die im Sand verlaufen, dürfen Sie höflich, aber bestimmt abbrechen.

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Die Schwächen des Badges: Der Name auf den Badges ist gross und von weitem sichtbar. Anders ist es mit dem Firmennamen. Dieser ist zu klein, um ihn schnell erhaschen zu können.

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Die erste Frage während einer Session bleibt in der Regel am ehesten in Erinnerung.

Quelle: unsplash

In der Session immer die erste Frage stellen: Ja, als erster Fragesteller werden Sie als Streber gelten. Aber das WEF ist kein Ort für falsche Bescheidenheit. Die erste Session-Frage bleibt am ehesten in Erinnerung.

Rückzugsort für Powernap kennen: Der einzige Ort für einen möglichst unauffälligen Kurzschlaf befindet sich in einer abgedunkelten Session. Mehr als 15 Minuten Erholung ist aber auch dort nicht zu bekommen.

Kein Flirt mit Spouse-Badge-Trägern: Ehemänner und Ehefrauen der wichtigen Teilnehmenden tragen einen grauen Badge. Sparen Sie sich Flirtattacken und Annäherungsversuche, die peinlich enden könnten.

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Das WEF-Transport-System verstehen: Studieren Sie den WEF-Shuttleplan, der kurz vor dem Event von den Verkehrsbetrieben der Gemeinde Davos herausgegeben wird. Keine Zeit für Orientierungslosigkeit!

Erhaltene Karten am Abend sortieren: Wenn Sie täglich siebzig Visitenkarten vergeben, erhalten Sie bestenfalls siebzig zurück. Sie verbringen den Abend damit, diese nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren.

Piano-Bar meiden: Während des Tages werden Sie immer wieder den Satz hören: «Treffen wir uns abends in der Piano-Bar.» Dort ist es aber meistens zu laut, um wirklich Gespräche zu führen, zudem verlieren Sie zu viel Energie für den nächsten Tag.

In Warteschlangen nicht nur warten: Die Warteschlange ist Ihre Gratis-Random-Kontaktbörse. Nutzen Sie die Gelegenheit zum Smalltalk mit Personen, die wenig mit Ihrem Fachgebiet zu tun haben.

Follow-up-Notizen: Nach den Sessions, aber vor allem nach den Meetings notieren Sie sich die wichtigsten Informationen und die nächsten geplanten Schritte. Der Informations-Overload während des WEF löscht viele wichtige Details aus Ihrem Kopf.

PPPPP-Regel: Das WEF ist kein Ort für halbherzige Vernetzung oder Vernetzung zum Zeitvertreib. Das Motto der meisten Teilnehmenden lautet PPPPP: Proper preparation prevents poor performance.

Der letzte Tag ist genauso wertvoll: Auch der letzte Tag ist trotz Abschlusszeremonie und vielen Abreisen noch voll mit Sessions. Genauso, wie es keine Eingewöhnungsphase gibt, gibt es auch keinen Cooling-off-Tag.

Medienpräsenz nutzen: Das WEF ist voll mit Journalisten und Journalistinnen. Sie erkennen sie an den orangen Badges. Wenn Sie Experte auf einem Gebiet sind: Bieten Sie sich als Interviewpartner an.

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Maximal 14 Termine pro Tag: Auch wenn manche Teilnehmende damit prahlen, dass sie bis zu fünfzig Termine an einem Tag schaffen – vergessen Sie es. Gerade als Anfänger bekommen Sie gar nicht so viele Meetings.

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Quelle: Brigitta Garcia Lopez

Session-Ziele mit Ergebnis abgleichen: Vor dem WEF haben Sie Ziele definiert. Nach dem WEF analysieren Sie, was Sie erreicht haben. Etwa einen Monat nach dem WEF ist eine Erfolgsbilanz möglich.

Nachbearbeitung dauert eine Woche: Nach dem WEF haben Sie Follow-up-Notizen, sortierte Karten und sind voller Eindrücke. Sie brauchen eine Woche Zeit, um den Followup-Plan zu entwickeln.

Schneesport in der Schweiz: Planen Sie Ihre Wintersportaktivitäten von Skifahren über Rodeln und Schneeschuhwandern bis Langlaufen, auf die Sie während des Forums pflichtschuldig verzichtet haben.

Nach 2 Wochen ist der WEF-Moment vorbei: Zwei Wochen nach dem WEF haben Sie einige Personen, die Sie trafen, längst wieder vergessen. Die zweite Kontaktaufnahme folgt in den ersten 14 Tagen nach dem Davoser Gipfeltreffen.

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Networking-Regeln immer wieder nutzen: Die Networking-Regeln, die Sie im Bootcamp WEF trainiert haben, sind auch für andere hochkarätige Intensivkonferenzen nutzbar.

Toplink auch danach nutzen: Wenn Sie Kontaktdaten von Personen vergessen oder verloren haben, steht immer noch das Toplink-Tool zur Verfügung, das eine wertvolle Infoquelle ist.

Bei Strategic-Partners-Firma bewerben: Viele grosse Beratungsfirmen sind strategische Partner des WEF und zahlen dafür bis zu 600'000 Dollar Gebühren. Für einen Topshot in diesen Firmen ist ein WEF-Ticket öfter drin.

Vorgesetzten erklären, was man gemacht hat: Wenn Sie von einer Firma entsandt wurden, war Ihre Teilnahme nicht billig. Erklären Sie Ihrem Vorgesetzten, was Sie am WEF erreicht haben. Man ist nie nur «einfach so» am WEF.

Eigenes Breakfast für nächstes Jahr planen: Vielleicht möchten Sie bei einer eventuellen erneuten Teilnahme Ihre Qualitäten als Gastgeber beweisen. Planen Sie einen (nicht zu teuren) Lunch oder ein Experten-Breakfast.

WEF-Teilnehmende zu Hause aufspüren: Wenn Sie wieder in Ihrem Heimatland oder Ihrer Heimatstadt sind, ist die Gelegenheit da, lokale WEF-Teilnehmende zu finden und ein Nachbearbeitungstreffen vorzuschlagen.

Seien Sie stolz auf Ihre Leistung: Wenn Sie diese Intensiv-Networking-Phase überstanden und mehr oder weniger die Regeln eingehalten haben, gehören Sie zur Kategorie der Profi-Networker. Wir gratulieren!