Als Journalist Alex Reichmuth seinen ersten Tag bei der «Handelszeitung» absolvierte, war die Redaktion leer. Die Redaktorinnen und Redaktoren arbeiteten da schon seit Wochen im Homeoffice. Keine einfache ­Situation für jemand, der gerade in den ersten Tagen Orientierung im Betrieb und ein Gespür für die Firmenkultur bräuchte.

«Das Schwierige ist, dass Ansprechper­sonen bezüglich thematischen und tech­nischen Fragen nur per Mail, Telefon oder Slack erreichbar sind. Und es gibt unzäh­lige Fragen.

So knübelt man oft selber lange an etwas herum, was mit einem physischen Ansprechpartner im Nu geklärt wäre», erzählt der Journalist. Schwierig sei es vor ­allem, mit lauter Leuten zu tun haben, die man gar noch nicht kennt.

Treffen vorab vereinbaren

Reichmuth ist in diesen Tagen nicht ­alleine. Hunderte Schweizer Arbeitnehmende, die zum Beispiel am 1. April ihren Job angetreten haben, müssen diesen im ­Homeoffice verbringen. Und während dieser Zustand sogar für gestandene Mitarbeitende eine Herausforderung ist, trifft er die Neulinge im Betrieb besonders hart.

Denn Onboarding, ein Begriff aus dem Personalmanagement, bedeutet «an Bord nehmen» – und das ist in der Online-Variante entsprechend schwierig.

Experten sprechen von drei Phasen, die neue Mitarbeitende bei ihrer Eingliederung ins Unternehmen durchlaufen: die Pre-­Onboarding-Phase, die Orientierungs­phase und die Integrationsphase.

Mitarbeitende entscheiden in den ersten Wochen, ob sie bleiben werden.

Elena Hubschmid-Vierheilig, ZHAW

Das Pre-­Onboarding findet bereits vor dem ersten Arbeitstag der Mitarbeitenden statt und soll ihnen das Signal senden, dass sich das Unternehmen um sie kümmert – indem die Personaler ihnen beispielsweise vorab die wichtigsten Informationen zum Unternehmen und den neuen ­Aufgaben zusendet.

So ein Treffen sollte auch während Corona möglich sein. Personaler können sich etwa vor dem Bürogebäude mit der neuen Kollegin verabreden. In der Orientierungsphase lernt die neue Mitarbeiterin die Arbeitsabläufe der Firma und ihre ­Kollegen kennen. Eine Phase, die momentan komplett online oder übers Telefon stattfindet.

Meist entscheidet der Zufall

Alex Reichmuth etwa erhielt an seinem ersten Tag das elektronische Equipment und traf seinen Vorgesetzten. Danach musste er aber wieder nach Hause. Und daheim beginnt die dritte Phase, die normalerweise im Büro abläuft: Die Integrationsphase. Hier geht es da­rum, dass der neue Mitarbeiter möglichst produktiv und effektiv arbeitet.

Im Optimalfall kümmert sich ein Personalmanager um dessen Einführung. Doch vor allem in kleinen Unternehmen gestaltet sich das Onboarding oft noch recht planlos – und wegen Corona häufig auch bei Grosskonzernen: Meist entscheidet der Zufall, welche Mitarbeitenden sich um einen Neuling kümmern. Gerade in der Corona-Krise sollte aber ­unbedingt ein Buddy nominiert werden, der den Neuling in allen offenen Fragen unkompliziert berät.

Elena Hubschmid-Vierheilig leitet den Studiengang International Human Resour­ces Management an der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW).

Sie nennt zwei Fakten, die Personalern zu denken geben sollten: «Die meisten Arbeitnehmenden entscheiden bereits in ihren ersten zwei Wochen im Unternehmen, ob sie bleiben oder kündigen wollen», sagt Hubschmid-­Vierheilig. «Und einer von fünf Mitarbeitenden verlässt seine Firma noch in der Probezeit.»

Onboarding bleibt oft beim absoluten Minimum

Ein effizientes Onboarding soll die Mo­tivation des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin aufrechterhalten und sie an das Unternehmen binden – denn in vielen Branchen mangelt es an Fachkräften.

«Firmen tappen oft in eine typische Mana­gementfalle: Sie konzentrieren sich nur auf ihre Kunden und nicht auf ihre Mitarbeitenden», weiss Hubschmid-Vierheilig.

Die Podcasts auf HZ

Upbeat: Die Startup-Serie • Schöne neue Arbeitswelt • Insights: Hintergründe und Analysen

Jetzt reinhören und abonnieren

Sie hat viele Arbeitgeber zum Thema Onboarding beraten und schätzt, dass rund 50 Prozent aller Schweizer Unternehmen keine Strategie für die Eingliederung neuer Mitarbeitenden haben. Nur 10 Prozent führen ein effektives Onboarding durch.

Weitere 10 Prozent verfügen zwar über eine gute Strategie, setzen sie jedoch nicht um – oft aus finanziellen Gründen. 30 Prozent denken zumindest darüber nach, wie sie die Einarbeitungs- und Integra­tionszeit für neue Mitarbeitende op­timal gestalten können.

Oft bleibt es ­allerdings beim Online-Portal oder Wel­come-Day, bei denen der Geschäftsführer alle Neulinge mit einer Rede begrüsst. Und inmitten der Corona-Krise bricht bei ­vielen das Onboarding auf das absolute Minimum zusammen.

Zeit für die Neuen nehmen

Hubschmid-Vierheilig rät Unternehmen grundsätzlich, ihr Onboarding-Programm zielgruppenorientiert zu gestalten: «Wel­come-Days, bei denen allen neuen Mit­arbeitenden die gleichen Inhalte präsentiert werden, sind in der Regel ineffizient.»

Gerade in Corona-Zeiten müssen Onboarding-Prozesse flexibler und auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeitenden ab­gestimmt strukturiert werden.

Zeit dafür sollten sich Personaler unbedingt nehmen, auch wenn viele momentan damit beschäftigt sind, die Details für Kurzarbeitsrege­lungen in ihrem Betrieb auszuarbeiten.