Die meisten Schweizer Büro-Arbeiter befinden sich momentan im Zwangs-Home Office. Wie viele sind es bei Novartis in der Schweiz und insgesamt?
Steven Baert: Im Durchschnitt sind rund 90'000 Mitarbeitende weltweit über unseren Remote Access verbunden. In der Schweiz sind es durchschnittlich 10'000 Mitarbeitende, die derzeit von zu Hause aus arbeiten.

Dabei ist zu beachten, dass Homeoffice ein Angebot im Rahmen unserer flexiblen Arbeitsmodelle ist, das unabhängig von der momentanen Situation genutzt werden kann.

In bestimmten Bereichen, etwa der Produktion, ist die Anwesenheit am Arbeitsplatz allerdings unabdingbar. Doch auch in diesen Fällen hat die Gesundheit unserer Mitarbeitenden höchste Priorität, und die Arbeit erfolgt unter maximalen Schutzvorkehrungen.

Placeholder

Novartis Personalchef Steven Baert ist für 130.000 Mitarbeiter zuständig - viele arbeiten seit Wochen zu Hause.

Quelle: Novartis

Was waren die grössten Herausforderungen, bei der Verlagerung der Arbeitsprozesse in die Heimbüros?
Natürlich ist es zunächst eine technologische Herausforderung, wenn die meisten unserer Mitarbeitenden jetzt von zu Hause aus arbeiten.

Unser IT-Betrieb ist nahtlos weitergelaufen, obschon wir bei VPN und Microsoft Teams in den letzten Wochen einige kurzfristige Ausfälle hatten.

Die Tatsache, dass sich jetzt rund 90'000 Mitarbeitende erfolgreich von zu Hause aus einloggen und virtuell über Microsoft Teams verbinden, ist ein eindrücklicher Beweis dafür, dass unsere Kolleginnen und Kollegen in der IT hervorragende Arbeit leisten und wir eine solide digitale Infrastruktur haben. Hinzu kommt das soziale Element.

Anzeige

Das Arbeiten und Führen aus der Ferne ist anders, und darum haben wir ein Ressourcenportal mit einer grossen Auswahl an Anstössen, Lösungen und Tools geschaffen, das wir «Reimagining our Workplace» nennen. Wir haben festgestellt, dass unsere Teams intensiv davon Gebrauch machen.

Bei welchen Bereiche war es besonders schwer, sie in das Home Office zu verschieben?
Unsere Aussenteams, zum Beispiel Leiterinnen und Leiter klinischer Studien und Vertriebsmitarbeitende, arbeiten zu ihrer eigenen Sicherheit und zur Vermeidung zusätzlicher Belastungen für das Gesundheitssystem von zu Hause aus.

Wir sehen, dass viele für die Zusammenarbeit mit unseren Partnern im Gesundheitswesen innovative digitale Lösungen einsetzen. Eine weitere Herausforderung ist die Einführung neuer Mitarbeitender, wenn die Service-Desk-Teams und die neu eingestellten Mitarbeitenden die Büros von Novartis nicht betreten können.

Hierfür arbeiten wir an einer schnellen Lösung, etwa durch die Nutzung unserer «Bring Your Own Mobile»-Richtlinie, damit die Mitarbeitenden ihre eigenen Smartphones, Tablets für die Arbeit nutzen können.

Die physische Distanzierung birgt die Gefahr einer sozialen Isolation. Wir finden es daher grossartig, wie die Mitarbeitenden auf unseren Social-Media-Kanälen Bilder von ihrem Homeoffice, aber auch von ihren Familien und Haustieren teilen. Viele organisieren auch regelmässig virtuelle Kaffeepausen.

Wie stellen Sie sicher, dass der Schutz von sensiblen Daten in den Home Offices gewährleistet ist?
Die beste Verteidigungsstrategie beginnt mit dem Problembewusstsein. Alle unsere Mitarbeitenden absolvieren regelmässig umfassende Schulungen zur Informationssicherheit, und unser Information-Security-Team führt regelmässig Sensibilisierungskampagnen und Übungen durch.

Remote Working - Die Grundregeln

Erreichbarkeit Seien Sie zuverlässig. Stellen Sie sicher, dass Sie zu den vereinbarten Zeiten erreichbar sind und zeitnah auf Anfragen reagieren können. Widmen Sie den Arbeitstag nur dienstlichen Aufgaben.

Sprache Wählen Sie eine neutrale Sprache. Wird nur über Text kommuniziert, entstehen schnell Missverständnisse. Formulieren Sie E-Mails und Instant Messages so neutral wie möglich, meiden Sie zum Beispiel Sarkasmus. Lesen Sie Nachrichten immer zur Kontrolle durch.

Reaktionszeit Einigen Sie sich mit Kollegen auf gemeinsame Regeln, z.B. wann Meetings stattfinden, auf welchen Kommunikationswegen und wie schnell reagiert werden soll. Klare Erwartungen helfen Streit zu vermeiden. Regeln Sie auch, zu welchen Zeiten nicht mehr auf E-Mail und Telefonate reagiert werden muss!

Vorbild Halten Sie sich auch als Chef an die aufgestellten Regeln, wählen Sie sich zum Beispiel pünktlich in Konferenzen ein und sorgen Sie dafür, dass Teilnehmer gleichermassen zu Wort kommen.

Was hat es mit der neuen Novartis-App für Familien auf sich?
In den vielen Telefonaten und Gesprächen, die ich in den letzten Tagen mit unseren Mitarbeitenden geführt habe, ist deutlich geworden, dass viele vor allem mit ihrer geistigen Beweglichkeit und Anpassungsfähigkeit ringen.

In einer Krise entscheidend sind unsere kognitive Flexibilität und die Fähigkeit unseres Gehirns, Probleme kreativ zu lösen und Zusammenhänge zu erkennen. Fähigkeiten der Denkweise, die helfen können, Ängste zu beseitigen, Schwerpunkte zu setzen und Chancen zu sehen, sind wichtiger denn je.

Die Menschen sehnen sich nach bewährten Strategien und Instrumenten, die ihnen helfen. Wir wollten sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden von Novartis und ihre Familien Zugang zu diesen Strategien haben. Es ist jetzt wichtiger denn je, dass wir uns Zeit dafür nehmen, uns um unser körperliches und geistiges Wohl zu kümmern.

Wie machen Sie das bei sich selbst?
Ich selbst habe gelernt, dass ich in meinem Kalender Platz schaffen muss, um abzuschalten, meine Familie zu unterstützen, den Kühlschrank aufzufüllen und mir regelmässig die Beine zu vertreten.

Wir müssen unsere Kolleginnen und Kollegen ermutigen, das ebenfalls zu tun und Ressourcen zu nutzen, die uns helfen können, mit unseren Kräften zu haushalten. Durch unsere Allianz mit Tignum haben alle unsere Mitarbeitenden und ihre Familien Zugang auf die neue App Tignum X.

Diese ist über ihre Smartphones verfügbar und bietet weltweit Zugang zu Beratung, Strategien und Unterstützung in Bereichen wie Ernährung, Bewegung, Denkweise und Erholung.

Wir bieten pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin einen kostenlosen Familien-Zugangscode an. Diese und viele andere Gesundheits- und Wellness-Ressourcen stehen unseren Mitarbeitenden im Rahmen unserer Initiative «Energized for Life» zur Verfügung. 

Gibt es eine Pflicht für Mitarbeitende sich zuhause weiterzubilden?
Dies ist keine Verpflichtung, sondern eher ein Bestreben. Wir streben eine Kultur der ständigen Neugier und des lebenslangen Lernens an. Wir wollen unsere Mitarbeitenden und ihre Familien in dieser herausfordernden Zeit unterstützen und sie auch künftig befähigen, aus der Herausforderung eine Chance zu machen.

Viele unserer Mitarbeitenden haben ausserdem Kinder zu Hause und sorgen sich um deren Lernunterstützung. Deshalb bauen wir unser umfangreiches Angebot an Lernressourcen aus und erweitern den Zugang dazu auch auf Familienmitglieder.

Dank unserer Partnerschaft mit Coursera haben unsere Mitarbeitenden Zugang zu über 3800 Kursen von mehr als 190 renommierten Universitäten und führenden Unternehmen aus aller Welt, in mehreren Sprachen.

Anzeige

Jetzt bieten wir zwei zusätzliche Coursera-Lizenzen pro Haushalt an, sodass auch Partnerinnen, Partner und Kinder von diesen fantastischen Online-Lernmöglichkeiten profitieren können.

Erwarten Sie von Mitarbeitenden im Home Office den gleichen Output oder rechnen sie mit deutlich weniger Leistung? Wie viel weniger Output sollte eine Firma tolerieren?
Zunächst einmal möchte ich sagen, wie stolz ich auf alle Mitarbeitenden von Novartis bin, die einander in dieser schwierigen Zeit mit so viel Fürsorge, Belastbarkeit und Optimismus begegnen und so engagiert die wichtige Arbeit weiterführen, um den Patientinnen und Patienten lebensrettende Medikamente zur Verfügung zu stellen.

Unsere Aufgabe als Unternehmen ist es, für unsere Mitarbeitenden da zu sein und sie darin zu unterstützen, sich um ihre Lieben zu kümmern und sich auf neue Arbeitsweisen einzulassen, während sie gleichzeitig familiäre Verpflichtungen und Kinderbetreuung unter einen Hut bringen müssen.

Und was passiert, wenn der Output sinkt?
In dieser ausserordentlichen Lage ist sich Novartis vollkommen bewusst, dass viele Mitarbeitende, die zu Hause arbeiten, zusätzliche Flexibilität bei den Arbeitszeiten sowie Unterstützung darin benötigen, ihre Zeitplanung umzustellen.

Wir empfehlen, dass Mitarbeitende und Teams offen mit ihren Vorgesetzten sprechen und ein pragmatisches Vorgehen vereinbaren, das für sie funktioniert.

Zudem berücksichtigt Novartis, dass die vereinbarten Ziele unter den gegebenen Umständen allenfalls angepasst werden müssen. Alle Vorgesetzten sind dazu angehalten, regelmässig Rückmeldungen von ihren Teammitgliedern einzuholen und die Möglichkeit zu schaffen, Zielvereinbarungen nötigenfalls zu prüfen und anzupassen. 

Sie bieten ebenfalls eine Ergänzung für den Heimunterricht von Kindern an. Warum braucht es dieses Angebot? Die meisten Schulen unterrichten doch schon virtuell.
Das sind keine «Ergänzungen». Die Khan Academy ist eine nicht gewinnorientierte digitale Lernplattform, die allen offensteht. In den letzten Wochen sind die Registrierungen auf dieser Plattform in die Höhe geschossen, und wir sind stolz darauf, die Plattform zu unterstützen, damit sie ihre Reichweite erhöhen und ihre wichtige Arbeit weiterführen kann.

So stiften wir auch einen gesellschaftlichen Nutzen, indem wir Neugier und Lernen fördern.