Eine Vielzahl der 600 000 Schweizer KMU steht bei der Digitalisierung ihrer Administration noch in den Kinderschuhen. Doch diese schreitet, beschleunigt durch die Corona-Krise, mit grossen Schritten voran. Denn die analoge Administration hat ausgedient. Mit einer geeigneten Software verwalten KMU ihr Unternehmen einfacher und effizienter. Insbesondere in der Buchhaltung steckt grosses Potenzial für digitale und automatisierte Prozesse.

Debitoren: Übersicht über Liquidität

Wird die Debitorenadministration in einer Business-Software organisiert, entsteht eine Vielzahl von Vorteilen für KMU. Digitale Rechnungsstellung spart Ressourcen wie Papier, Druckmaterial und Versandkosten. Zudem geht die Arbeit schneller und ist weniger fehleranfällig – insbesondere bei wiederkehrenden Rechnungen. Denn aus einem modernen Enterprise Resource Planning (ERP) können Rechnungen erstellt, als PDF gespeichert und direkt aus der Anwendung per E-Mail versandt werden.

Moderne Systeme unterstützen die Generierung von QR-Rechnungen, die seit Mitte 2020 im Zuge der ISO-20022-Harmonisierung eingesetzt werden. Die QR-Rechnung tritt spätestens am 30. September 2022 an Stelle der sieben bisher gängigen Einzahlungsscheine und bietet alle Voraussetzungen, um sowohl die Zahlungsprozesse als auch die Erstellung, Verarbeitung und Verbuchung der Rechnungen in den Softwaresystemen der Unternehmen zu automatisieren.

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Die entsprechende Software bietet jederzeit einen schnellen und verbindlichen Überblick über offene Rechnungen und das Mahnwesen. Zudem können Bonitätsauskünfte direkt im ERP integriert werden. Für KMU bedeutet dies, dass sie stets eine aktuelle Übersicht über ihre Liquidität haben und säumige Zahler per Knopfdruck erinnern können.

Dank den automatisierten Systemen fallen Medienbrüche weg.

Kreditoren: Kostenvorteile

Digitale und automatisierte Prozesse rund um die Kreditorenbuchhaltung steigern die Effizienz und schonen das Budget. KMU können dieses Potenzial vollständig ausschöpfen, wenn Aufgaben wie Kreditorenabwicklung, Überweisungen und Kontoauszüge über ein ERP mit E-Banking-Schnittstelle bearbeitet werden.

Bei einer hohen Zahl an Rechnungen lohnt es sich zusätzlich, ein Dokumenten-Management-System (DMS) einzusetzen. Rechnungen können via Belegscanner oder App gescannt und digital abgespeichert werden. Ein gutes DMS erkennt die Inhalte der Rechnungen und kann, wenn es in die Buchhaltungssoftware integriert ist, alle relevanten Daten wie Adresse des Rechnungsstellers, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum sowie den Betrag erfassen und in der Kreditorenbuchhaltung verbuchen.

Einen grossen Vorteil bilden durchgängig digitale Prozesse bei der Visierung von Rechnungen. Dank individuell konfigurierten Workflows funktioniert der Visierungsprozess automatisiert und zeitsparend. So bleiben Rechnungen nicht lange auf einem Tisch liegen und KMU profitieren von Kostenvorteilen wie zum Beispiel Skonto. Der Beleg wird anschliessend digital archiviert und mit der zugehörigen Buchung verknüpft. Dieser Prozess läuft ganz ohne zeitaufwendiges und fehleranfälliges manuelles Abtippen von Daten.

Löhne: Minimaler Aufwand

Die Lohnabrechnung ist ein komplexer Vorgang, insbesondere bei der Berechnung von Provisionen und Zulagen für Schichtarbeit. Hier unterstützt die automatisierte Abwicklung durch eine Lohnsoftware. Vertrauliche Dokumente können direkt über das Firmennetzwerk oder über den passwortgeschützten, verschlüsselten Mailversand aus der Lohnsoftware getätigt werden. Somit ist die Datensicherheit höher als beim Versand auf Papier.

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Bei der regelmässigen Meldung der Lohndaten an die Behörden wie Ausgleichskasse, Sozialversicherer, kantonale Steuerverwaltung oder das Bundesamt für Statistik sorgt das einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM) für enorme Zeitersparnis. Mit dem Schweizer Lohnstandard ELM von Swissdec übermitteln Unternehmen ihre Lohndaten direkt aus ihrem System digital an Behörden und Sozialversicherungen. So halten sie den Administrationsaufwand für die Lohndeklaration auf einem Minimum. Auch bei der Quellensteuer kann Zeit gespart werden, da die Software das Ausfüllen der diversen Formulare für die Behörden unterstützt.

Jahresabschluss auf Knopfdruck

Seit 2018 können Unternehmen die Mehrwertsteuer über das Portal ESTV Suisse Tax direkt aus der Buchhaltungssoftware hochladen. Dabei wird im selben Zug der Beleg für die E-Banking-Zahlung der geschuldeten Mehrwertsteuer an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) erstellt. Dank den automatisierten Systemen fallen Medienbrüche weg. Die Unternehmen sparen viel Zeit und Geduld – zumal auch weniger Fehler entstehen.

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Eine moderne Business-Software vereinfacht auch die Jahresabschlussarbeiten enorm. Sie führt gesteuert durch Abgrenzungen und Schlussbuchungen und erstellt die Bilanz und Erfolgsrechnung auf Knopfdruck. Die Vorteile des digital geführten Jahresabschlusses zeigen sich auch in der Zusammenarbeit mit dem Treuhänder oder der Treuhänderin. Verwenden KMU und Treuhänder eine kompatible Software, läuft der Datenaustausch bereits im richtigen Format in beide Richtungen. Noch einfacher funktioniert die Zusammenarbeit in der Cloud. Hier können Treuhänder in Echtzeit auf die Buchhaltungsdaten zugreifen und sparen somit Zeit, die dann für die Beratung zur Verfügung steht.

André Schmidt, Product Marketing Manager, Sage Schweiz, Root.

ERFAHRUNGEN

Drei KMU mit automatisierten Prozessen

Thun-Thunersee Tourismus Dort verschlang die manuelle Verwaltung der aktuell weit über 600 Mitglieder in den letzten Jahren enorme Ressourcen. Sämtliche Mitgliederrechnungen wurden per Serienbrief aus einer Excel-Datei erstellt und per Post versandt. Heute erledigt der Verein dank moderner Business-Software und angebundenem Customer Relationship Management (CRM) die Fakturierung automatisiert innert weniger Stunden.

Arthur Weber AG Bei ihr fallen für die über 600 in- und ausländischen Mitarbeitenden in mehreren Kantonen regelmässig aufwendige Formulare für Behörden und Sozialversicherungen an. Nach der Umstellung auf eine umfassende Personalsoftware mit ELM übermittelt das Unternehmen sämtliche Lohn- und Personaldaten innerhalb einer halben Stunde direkt aus der Software.

Walker Gruppe Sie wuchs schnell zu einem regionalen Produzenten und Lebensmittelgrosshändler und bezieht heute Waren von 150 Lieferanten. Insbesondere die analoge Verarbeitung diverser Papierdokumente wie Bestellscheine, Belege und Kreditorenrechnungen war aufwendig und zeitintensiv. Dank Workflow-Management laufen diese Schritte heute digital, übersichtlich und ohne Zeitverlust ab.

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