So sortieren Sie unnötige Digital-Tools aus

Jeder kennt die Kaskade: Erst kommt das Mail, kurz darauf die Chat-Nachricht gleichen Inhalts – und nach fünf Minuten die Whatsapp «Hast du mein Mail bekommen?». Und das ist nur eine von vielen digitalen Unsitten, die sich mit Corona eingeschlichen haben. Nervig sind auch die überflüssigen Video-Calls. Weil sie sich so leicht ansetzen lassen, werden sie inflationär genutzt – selbst wenn sich das Thema mit ein paar Sätzen am Telefon abhandeln liesse. Viele Mitarbeitende sind vom digitalen Tsunami regelrecht gelähmt und klagen: «Ich kriege nichts mehr auf die Reihe.» Dieses Gefühl täuscht nicht. Laut einer Untersuchung der US-Agentur Quester verlieren Angestellte mittlerweile vier Arbeitsstunden pro Woche durch schlechte digitale Kommunikation. Dabei liesse sich mit einigen wenigen Regeln wieder Ordnung ins Chaos bringen. Das Durcheinander ist eine direkte Nebenwirkung der Pandemie. Corona hat die Kanäle förmlich explodieren lassen. Der Video-Call, früher nahezu unbekannt, wurde plötzlich zum Standard, und Whatsapp, ehemals für Freunde und Familie reserviert, für Kollegen geöffnet. Dabei passierte der digitale Ausbau meist ganz spontan. «Vielerorts ist Jekami ausgebrochen – jeder kann mitmachen», bestätigt Pascal Sieber, Gründer des Beratungsunternehmens Sieber & Partners, Bern. «Über Konzeptionelles wird erst jetzt diskutiert», beobachtet der Experte, der sich seit vielen Jahren mit elektronischer Zusammenarbeit beschäftigt. Klare Regeln für Kommunikationskanäle entwickelnDabei ist es ganz einfach, den digitalen Dschungel zu lichten – zum Beispiel mit der Frage «Wer braucht das überhaupt?». Längst nicht jede Abteilung oder Arbeitsgruppe muss sich über Microsoft Teams verschalten, um effizient arbeiten zu können. So kommt die Verwaltung eines Logistikbetriebs unter Umständen gut mit dem klassischen E-Mail und einer gelegentlichen Telefonkonferenz zurecht – ganz ohne «Zoomen». Bei Softwareentwicklern dagegen sind Gruppenwerkzeuge wie Teams sinnvoll, weil sie sich häufig abstimmen müssen und eine gemeinsame Plattform für Dokumente brauchen. Probleme entstehen, wenn eine Gruppe der anderen ihre Kommunikationsbedürfnisse aufzwingt. «Dann sollen Kollegen, die gar nicht ganztägig am PC sitzen, plötzlich über Teams mitarbeiten», gibt Experte Sieber als Beispiel. Er empfiehlt, den Kommunikationsbedarf im Betrieb genau zu analysieren, bevor neue Werkzeuge eingeführt werden. Und jetzt, wo die Pandemie langsam abklingt und erste Mitarbeitende wieder ins Büro dürfen, kann man sich überlegen, das eine oder andere überflüssige Tool wieder zu streichen. Das beste Mittel gegen digitale Überforderung im Alltag, vor allem wenn parallel Homeoffice und echtes Office wieder besetzt sind, sind klare Regeln. «Legen Sie fest, welcher Kanal für welche Aufgabe genutzt wird», rät Andy Gilgen von Knüsel Training, Solothurn, einem Anbieter von Produktivitäts-Seminaren. Regeln können zum Beispiel so aussehen: Alle dringenden, einfachen Angelegenheiten und das persönliche Geplauder werden über Chat abgewickelt. Für alles Komplexere und für Dinge, die nicht sofort entschieden werden müssen, verwendet man E-Mail – mit einer aussagekräftigen Betreffzeile und einer klaren Handlungsanweisung an den Empfänger. So sauber getrennt wird jedoch kaum in einem Betrieb, stattdessen hat sich während der Pandemie eine Alles-sofort-Kultur eingeschlichen: E-Mail und Instant Messages werden wie Telefonate behandelt und jeder erwartet auf alles unverzüglich eine Antwort. So reduziert sich der Alltag auf hektisches Tippen – und für sinnvolle Arbeit bleibt kaum Musse. «Legen Sie für jeden Kanal unbedingt eine Reaktionszeit fest», empfiehlt Trainer Gilgen als Gegenmittel. In vielen Betrieben reicht es, wenn auf ein E-Mail innerhalb eines Bürotages geantwortet wird, bei Chat-Nachrichten liegt die vorgegebene Reaktionszeit zwischen einer Stunde und einem halben Tag. Hauptkanal für Kommunikation einführenBewährt gegen Nachrichten-Chaos hat sich ausserdem, einen Hauptkanal einzuführen. «Slack oder MS Teams sind zum Beispiel genial, um die ganze Kommunikation zu einem Projekt zu bündeln», sagt Cordula Nussbaum, führende deutsche Zeitmanagement-Trainerin und mehrfache Buchautorin. Wichtig sei, dass sich alle Teammitglieder auch an eine solche Zuordnung halten – und allgemeine Nachrichten über einen anderen Kanal verschicken, zum Beispiel per E-Mail. Zudem sollte trotz steigender Nachrichtenflut Zeit zum Nachdenken bleiben. Jedes Team tut gut daran, Zeiten festzulegen, in denen sich die Mitglieder – auch im Homeoffice! – für Denkarbeit ausklinken können. In diesen Phasen gehört der Status im Chat natürlich auf «abwesend» gestellt. «Auch während Meetings sollte Chatten tabu sein», ergänzt Gilgen. Einige Experten raten dazu, für absolute Notfälle ein Telefon-Signal zu verabreden, zum Beispiel dreimal hintereinander anrufen. Gegen die eingangs erwähnten Nachfragen der Sorte «Haben Sie meine Nachricht bekommen?» helfen Absprachen im Team. «Legen Sie ein Zeichen für ‹gesehen› fest, zum Beispiel das Daumen-Emoji», schlägt Produktivitäts-Expertin Nussbaum vor. Auf das parallele Verschicken von Nachrichten auf mehreren Kanälen sollte grundsätzlich verzichtet werden, genau wie auf «Ping-Pong-Kommunikation», also das Hin- und Herschicken kleinster Nachrichten. «Dann ist es oft höchste Zeit, zum Telefon zu greifen», betont Gilgen. Die Regeln sollten übrigens für alle Mitarbeitenden, egal ob Homeoffice oder reales Office, nachvollziehbar festgelegt werden. Die Führungskraft muss die aktualisierte oder besser geschärfte Policy offensiv kommunizieren. Nur so kann der Übergang von der totalen in die Semi-Homeoffice-Welt gelingen. Damit der Arbeitstag nicht zum Zoom-Marathon wird, sollten auch Videokonferenzen nur dann anberaumt werden, wenn das Visuelle wirklich einen Zusatznutzen bringt. «Bei privaten Themen wie Jahres- oder Feedbackgesprächen oder wenn auf dem Bildschirm etwas gezeigt wird», gibt Nussbaum als Beispiel. Ihre Devise: Wenn Videokonferenz, dann richtig. Von Zoom-Meetings, bei denen alle Mikrofon und Kamera ausschalten, hält die Zeitmanagement-Expertin nichts. Gerade in kleinen Runden seien Telefonkonferenzen dann sinnvoller. Insgesamt rät sie zu einer möglichst niedrigen Dosierung von Video-Calls. «Viele Leute sind dankbar, wenn sie nur telefonieren können, weil sie sich dann keine Gedanken über ihr Aussehen oder den Hintergrund machen müssen», beobachtet Nussbaum. Für Brainstormings oder Konzeptentwicklung seien persönliche Treffen der Weg der Wahl. Reaktionszeiten deutlich machenSicher ist, dass der digitale Ausbau weitergeht und neue Kanäle bringt. In den USA etwa verbreitet sich gerade die Anwendung Loom, mit der sich Mitarbeitende gegenseitig kurze Videos zuschicken können. Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn man sich in einer Grafik am Bildschirm etwas zeigen will. Doch letztlich lässt auch Loom die digitale Flut weiter anschwellen. Arbeitsmethodik-Trainer Gilgen betont, dass nicht jedes neue Werkzeug auch eingesetzt werden müsse. «Sie können sich immer bewusst dagegen entscheiden.» Er hält es zum Beispiel für vertretbar, Messenger-Dienste wie Whatsapp, Threema oder Signal weiterhin für private Kommunikation zu reservieren. Wer diese Regeln beachtet und durchsetzt, wird das Frustpotenzial der Kollegen klar reduzieren. Also: Chats nur bei dringenden und einfachen Sachverhalten, Mail auf keinen Fall für Geplauder nutzen. SMS nur einsetzen, wenn es sich um etwas Dringendes handelt und der Empfänger auf keinem anderen Weg erreichbar ist. Und wichtig: Für jedes Medium gelten Reaktionszeiten – Mails etwa innert eines Tages und SMS nach etwa zwei Stunden. Egal ob jemand im Home- oder im realen Office sitzt.