Es scheint tatsächlich so, dass alles auf diesem Planeten schneller und komplizierter wird. Wichtige Treiber sind die digitale Transformation, regulatorische Hürden, globale politische Disruption. Doch Jammern hilft nicht weiter. Hilfreicher ist eine schnelle Anpassung an neue Gegebenheiten. Das betrifft im Besonderen auch die Beschaffung, denn wenn der Warenfluss stockt, steht in der Folge auch die Produktion still.
Doch wie können Beschaffungsanforderungen modifiziert werden, damit sie flexibel und erfolgreich angewendet werden können? Beim Beratungsunternehmen EY ist man überzeugt, dass Agile Sourcing eine Schlüsselstrategie sein kann, um der aktuellen Dynamik gerecht zu werden. Vor allem, wenn es mit der Scrum-Methode gekoppelt wird. Scrum (zu Deutsch Gedränge) ist ein Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements und stellt vereinfacht gesagt eine Umsetzung von Lean Development für das Projektmanagement dar. Sie teilt die Arbeit in kurze, wiederholbare Iterationen auf, sogenannte Sprints, an deren Ende ein potenziell auslieferbares Produktinkrement steht.
Anpassungsfähigkeit steigern
Dazu hat EY ein Whitepaper publiziert, in dem aufgezeigt wird, wie es gemacht werden könnte. Ziel ist, Synergien in der Beschaffung zu identifizieren, Best Practices auszutauschen und die Implementierung agiler Methoden zu fördern, um die Effizienz und Anpassungsfähigkeit zu steigern.
Aber was heisst Agile Sourcing? Ist die Beschaffungsbranche nicht schon seit je flexibel? Traditionelle Beschaffungsstrategien zielen eher auf langfristige und feste Verträge. Die Gefahr dabei: wenig Flexibilität. Die kontinuierliche Evaluierung und Anpassung von Beschaffungsentscheidungen, unterstützt durch eine solide finanzielle Planung, soll dagegen Risiken minimieren und die Effizienz steigern.
Konkret übernimmt Agile Sourcing erprobte Prinzipien des agilen Projektmanagements, wobei Scrum als ein potenzielles Rahmenwerk für diese Herangehensweise in Betracht gezogen werden kann. In Anlehnung an die Scrum-Methode könnten für EY «Sourcing Sprints» etabliert werden, die durch kurze, iterative Beschaffungszyklen gekennzeichnet sind. Innerhalb dieser Sprints, die sich über einige Wochen erstrecken können, wird ein spezifischer Teil der Beschaffungsstrategie fokussiert und umgesetzt. Jeder Sprint startet mit einer detaillierten Planung der Beschaffungsziele und endet mit einer kritischen Bewertung der Ergebnisse. Die regelmässige Einbindung von Stakeholdern ist dabei gemäss EY essenziell, um wertvolles Feedback zu sammeln und die Beschaffungsstrategie laufend optimieren zu können.
Die finanzielle Perspektive ist ein kritischer Faktor, der über die Kostenkontrolle hinausgeht und auch teilweise in die strategische Planung und das Performancemanagement eingreift. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Kosten-Nutzen-Analyse (KNA), die über traditionelle Kostenrechnungen hinausgeht und sowohl finanzielle als auch nicht finanzielle Auswirkungen von Beschaffungsentscheidungen bewertet. «Im dynamischen Umfeld des Agile Sourcing ist die risikoadjustierte Planung eine bevorzugte Methode für die Budgetierung und Finanzplanung», schreiben die Autorinnen und Autoren. Performancemessung und Reporting sind wesentliche Bestandteile des Agile Sourcing, die es ermöglichen, die Effektivität und Effizienz agiler Beschaffungsstrategien zu überwachen und zu steuern. Key Performance Indicators (KPIs) dienen der Überwachung der Leistungsbereiche und sind die Grundlage für Anpassungen und strategische Neuausrichtungen.
Handlungsempfehlungen
Im Gegensatz zur traditionellen, finanziell orientierten Leistungsmessung berücksichtigt das Performance-Measurement sowohl finanzielle als auch nicht finanzielle Aspekte. Für EY stehen entsprechend vier Handlungsempfehlungen im Vordergrund:
Erstens: Adoption agiler Prinzipien in der Beschaffung: Organisationen sollten agile Prinzipien in ihre Beschaffungsprozesse integrieren. Zweitens: Kontinuierliche Evaluierung und Neubewertung des Beschaffungsprozesses. Drittens: Implementierung einer soliden finanziellen Planung. Viertens: Stärkung der Partnerschaften mit Lieferanten: Organisationen sollten eine Partnerschaftsmentalität fördern und Lieferanten frühzeitig in den Beschaffungsprozess einbeziehen. Durch offenen Dialog und gemeinsames Verständnis im Rahmen von Co-Design-Workshops können Unternehmen den Ausschreibungsprozess straffen und ihn an agile Prinzipien anpassen.
Fazit: Die Neuausrichtung des Beschaffungsmanagements ist komplex und arbeitsintensiv in der Vorbereitung – dürfte sich aber lohnen. Wie sagte schon Goethe: «Zu allem Grossen ist der erste Schritt Mut.»