Mit der derzeit rasant laufenden Digitalisierung in fast allen Arbeitsbereichen steigt die Flut an digitalen Dokumenten. Ganz gleich, ob privat oder beruflich: Die steigende Zahl an Informationen lässt auch die Suche immer mühsamer und zeitintensiver werden. Die Folge ist, dass wichtige Informationen übersehen werden oder verloren gehen. Um dieser Informationsfülle zu managen, sind intelligente Lösungen gefragt.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) übernimmt die Digitalisierung von analogen Dokumenten, speichert und archiviert sie revisionssicher, und das allen rechtlichen Anforderungen entsprechend. Bei Mabewo geschieht das Suchen und Finden von relevanten Inhalten mit der in der Schweiz durch die Firma Isaac in Root LU vertretenen Digital-Workplace-Anbieterin Amagno mittels integrierter OCR-Texterkennung innert weniger Sekunden. «Digitale Workplaces», wie die digitalen Arbeitsplätze im Fachjargon liebevoll genannt werden, assistieren den Mitarbeitenden und ermöglichen intuitives Arbeiten wie auch einen raschen Wissensaustausch. So setzt auch Mabewo in Küssnacht am Rigi auf die konsequente Digitalisierung der Prozesse.

Digitale Workplaces ermöglichen intuitives Arbeiten und einen raschen Wissensaustausch.

Papierlos und sauber strukturiert

Mabewo erforscht und entwickelt – zusammen mit eigenen Technologiepartnern – Solar-Domes, mit denen Elektrizität und sauberes Trinkwasser als Grundlage für Gemüseanbau beziehungsweise Indoor Farming oder für die Herstellung von Heilpflanzen erzeugt wird. In den Green-Domes werden Pflanzen angebaut mit einer einzigartigen Kombination aus Vertical Farming, Photovoltaik, modernster LED-Beleuchtung und einem ressourcenschonenden Bewässerungssystem. Jörg Trübl, CEO und Co-Founder, erkennt für das Unternehmen viel Potenzial: «Wir sehen uns als Schnittstelle zwischen Biologie und Informatik beziehungsweise künstlicher Intelligenz. Das eröffnet uns äusserst spannende Perspektiven.»

Das junge Startup-Unternehmen wird von privaten Investoren finanziert und zählt auf ein Team von rund 35 Mitarbeitenden. Von der ersten Stunde an war klar, dass möglichst alle relevanten Prozesse digitalisiert werden. Nach einer gründlichen Evaluation hat sich Mabewo für das Dokumentenmanagement von Amagno entschieden.

Für die Projektverantwortliche Ann-Kristin Sandmann waren einige zentrale Aspekte ausschlaggebend: «Für unsere Bedürfnisse war die Mandantenfähigkeit sehr wichtig, wie auch eine vernünftige Preisgestaltung und offene Schnittstellen zu unserem ERP Navision. Als schnell wachsendes Unternehmen setzen wir mit Amagno auf eine moderne, gut skalierbare Lösung.»

Schneller Support

Als erster Bereich wurde der gesamte Kreditorenbereich digitalisiert und die mehrstufigen Freigabeprozesse wurden definiert. Dies ermöglicht einen sicheren Prozess und Zugriffe rund um die Uhr. Im nächsten Teilprojekt wird das gesamte Vertragsmanagement mit automatisierter Versionierung und vielfältigen Filterfunktionen in das Dokumentenmanagementsystem integriert. Für Jörg Trübl ist der Einsatz von Amagno auch ein strategischer Entscheid: «Eine wichtige Grundlage für den Erfolg unserer international tätigen Gruppe ist die reibungslose Kommunikation. Amagno hilft uns dabei, papierlos Informationen auszutauschen und zu verwalten, und ermöglicht uns, Synergien innerhalb der Unternehmensgruppe effizient und nachhaltig auszuschöpfen.»

Mabewo zählt auf einen zuverlässigen, lokalen Support. Ann-Kristin Sandmann: «Wir werden vom Schweizer Amagno-Team unterstützt und haben auch direkten Zugang zu den Spezialisten am Hauptsitz in Deutschland. Das erleichtert die stetige Weiterentwicklung und gibt uns ein gutes Gefühl für eine langfristige Partnerschaft.»

Mabewo hat sich für die Cloud-Lösung entschieden. Sie erlaubt ein flexibles Hosting und ausserdem ein schnelles Wachstum – sowohl in räumlicher wie auch in zeitlicher Dimension.

Dass die Daten in einer Schweizer Cloud gehostet werden, ist für Mabewo ein weiterer Vorteil.

Andere Kunden schätzen die On-Premise-Lösung, also in den Räumlichkeiten des eigenen Unternehmens, mit der Möglichkeit, die Amagno-Lizenz einmalig zu kaufen.

Michael Tobler, Geschäftsführer und Vertrieb, Isaac Schweiz, Root D4. www.mabewo.com www.amagno.ch