Zwar gibt es schon eine ganze Weile die Möglichkeit, Restaurantquittungen, Parktickets, Fahrkarten, Hotelrechnungen und andere Spesenbelege digital zu erfassen. Nur sieht der Alltag noch oft ganz anders aus. Oft herrscht die Papiervariante vor und vielfach werden Spesen in einem Spreadsheet oder einem Webformular erfasst – ein aufwendiger und starrer Prozess, zumal auch noch die Belege aufzubewahren sind.

Immer digitaler

Ganz anders sieht es für den aus, der sein Smartphone als mobiles Spesentool verwendet. Laut Michael Wohlgensinger, Verkaufs- und Marketing-Leiter vom Business-Software-Hersteller Soreco in Schwerzenbach ZH, bietet ihre Lösung Xpenses bereits seit 2017 die Möglichkeit zur Digitalisierung von Mitarbeiterspesen. 2019 wurde das Cloud-Paket von Xpenses um eine GeBüV-(Geschäftsbücherverordnung-) konforme Belegarchivierung ergänzt. Damit stehe, so der Marketingmann, «ein Sorglos-Paket zur Verfügung, welches den ganzheitlichen Prozess abdeckt». Wichtig sei dabei die Neutralität zum eingesetzten Finanz- oder Lohnsystem: «Die Kundinnen und Kunden nutzen ihre bereits im Einsatz stehende Stammlösung wie bisher.» Zudem können seit 2020 die Daten in der Administrationsoberfläche eigenständig in einfacher und übersichtlicher Form in der Cloud verwaltet werden.

Mit Xpenses, das als App und als Web-Version am Desktop genutzt werden kann, ist der papierlose Spesenabrechnungsprozess realisiert, fügt er an. Konkret lese die künstliche Intelligenz der App die spesenrelevanten Daten des noch bei Tisch fotografierten Spesenbelegs aus, leitet ihn einer oder mehreren Kontrollstellen zur Freigabe weiter, um die Daten dann in die Finanz- oder Lohnbuchhaltung des Unternehmens einzuspeisen, wo nur noch die vorbereitete Verbuchung und die Auszahlung ausgelöst werden.

Die manuelle Plackerei abschaffen

Spannend sei dabei, dass auf dem Weg zur Auszahlung der Spesen an den Mitarbeitenden bereits eine ganze Anzahl von Kontrollen automatisch abgewickelt werde. Sie umfassen die Klärung der Spesenberechtigung und reichen von der Mehrwertsteuer-Konformitätsprüfung aller Belege über UID-(Unternehmens-Identifikationsnummer-) Erkennung und eine Anbindung an die Mehrwertsteuer-Datenbank des Bundes bis zur Zuordnung zu einer Kostenstelle respektive einem Projekt. Auch wenn für Auslagen die Firmenkreditkarte verwendet wird, stellt Xpenses die Zuordnung zu den korrekten Konten sicher. Dann entfällt sogar der Schritt zur Auszahlung an den Mitarbeitenden.

Wohlgensinger betont, dass mit Xpenses von der Stammdaten-Administration bis hin zur geschäftsbücherkonformen Belegarchivierung der gesamte Spesenprozess in einer Schweizer Cloud zur Verfügung stehe. So adressiere man grössere KMU und Grossunternehmen genauso wie Firmen, die Xpenses aus der Steckdose beziehen möchten. Denn wer will, kann einfach selbst alle Voreinstellungen für den Spesenbezug eines Mitarbeiters einrichten, also Limite und Pauschalspesen festlegen, Vorgesetzte, Spesentypen oder auch Mitarbeitergruppen mit Einschränkungen definieren. Kurz gesagt bedeutet das, resümiert Wohlgensinger, nie mehr Belege sammeln, suchen, auflisten und einreichen zu müssen.

Welche Vorteile die digitale Spesenabrechnung in der Realität mit sich bringt, erklärt Manuel Wiesner. Er führt gemeinsam mit seinem Bruder Daniel in zweiter Generation die Familie Wiesner Gastronomie mit inzwischen rund 850 Mitarbeitenden in 35 Restaurants in der Deutschschweiz. Die Gastro-Brüder sind weiter auf Expansionskurs, wollen noch in diesem Jahr drei weitere Restaurants eröffnen und müssen heute schon für etwa 50 Mitarbeitende jeweils einzelne Spesenabrechnungen ausstellen.

Das hiess früher, geschätzt 700 Belege pro Monat im Wert von rund 15 000 Franken mit einem hohen administrativen Aufwand abzurechnen, so Wiesner. Denn vor dem Einstieg in die digitalisierte Spesenwelt habe man noch ganz klassisch gearbeitet und der Mitarbeitende bekam das Geld entweder bar oder via Bankbezahlung rücküberwiesen. Einzelne Spesenbelege mussten also gesammelt und manuell verarbeitet werden, Fehler bei der Belegdatenerfassung oder beim händischen Abgleich der Kreditkartenabrechnung mit den Spesenbelegen inklusive. «Das höchste der Gefühle war, dass wir anhand einer Excel-Pivot die Kontierungen zusammengefasst verbuchen konnten», so der Co-Geschäftsführer weiter.

Die Corona-Krise hat dazu beigetragen, die IT-Prozesse zu puschen.

Seit kurzem hat sich die Situation deutlich geändert. Nicht zuletzt die Corona-Krise habe dazu beigetragen, die IT-Prozesse zu puschen und auf den neusten Stand zu bringen, erklärt Manuel Wiesner. So seien schon zu Zeiten des ersten Lockdowns auch die Spesen in den Fokus gekommen: «Obwohl wir sehr technikaffin sind, haben sich bei uns immer sehr viele Spesenbelege angesammelt und es hat uns schon länger gestört, dass wir die nicht zeitgemäss verarbeiten konnten», beschreibt Wiesner die Ausgangslage.

Der Entscheid sei nach intensiver Suche für die neuste Version der Smartphone-App Abaclik von Abacus gefallen. Dabei habe die St. Galler Businness-Software-Schmiede zwar davon profitiert, dass die Restaurantkette schon seit mehr als 15 Jahren auf ihre ERP-Software setzt. Hinzugekommen sei aber, dass die App soeben erst aktualisiert worden war und nun in der Version Abaclik 3 den Spesenprozess vollautomatisch in der Geschäfts-Software abwickeln kann, wie Wiesner weiter erläutert. Am Hauptsitz beim Bahnhof Stettbach ZH sei die App bei einzelnen Mitarbeitenden des rund fünfzigköpfigen Supportoffice-Teams schon im Einsatz, in ersten Restaurants laufen Pilotprojekte und Ziel ist es, dass bis Ende Jahr der Rollout für das ganze Unternehmen mit digitalen Spesenabrechnungen gestartet ist, ergänzt er.

Interessant sind laut Wiesner die über den bisherigen, allgemeinen Stand der Technik hinausgehenden Möglichkeiten der App. Abaclik erlaubt zunächst einmal, wie jede andere moderne Spesen-App auch, mithilfe eines Smartphones einen Spesenbeleg abzufotografieren, um den weiteren Prozess dann so automatisch wie möglich abzuschliessen. Dabei werden schon beim Scan eines Belegs die relevanten Positionen wie Betrag, Mehrwertsteuer und Spesenkategorie vom Programm automatisch erkannt und in der Buchhaltungssoftware entsprechend selbstständig ohne Zutun der Anwender verbucht.

Dazu kommt, dass, wenn ein Spesenbeleg mit einer Debit-Karte des Zürcher Fintechs Yapeal bezahlt wird, durch die Integration mit Abaclik die Rückzahlung der Auslagen automatisch ausgelöst wird. Für Wiesner ist es genau diese Automatisierungstiefe von Abaclik gewesen, die zum Entscheid beigetragen hat – habe sie doch «für unsere Mitarbeitenden eine sehr schnelle Rückvergütung ihrer Auslagen ermöglicht, und in der Finanzbuchhaltung ist es heute ein sehr schlanker Backoffice-Prozess mit einer deutlich gesunkenen Fehlerquote».

Fürs Neue brennen

Und weil Abacus in der jüngsten Abaclik-Version Techniken der künstlichen Intelligenz und des maschinellen Lernens verbaut hat, werden die Prozesse sukzessive immer intelligenter. Die Software befreit also nicht nur vom Suchen nach fehlenden Belegen, sie hilft auch beim Entschlüsseln schlecht lesbarer Quittungen und macht das früher manuelle Einreichen und Erfassen von Spesenbelegen überflüssig. Zudem werden Falscherfassungen von Daten wie Belegbetrag und Mehrwertsteuer vermieden und es entfällt auch das bisher aufwendige Verwalten der Informationen der geschäftlichen Firmenkreditkarten durch die HR- oder Finanzabteilung.

Wiesner weist dabei auf eine weitere Besonderheit von Abaclik hin: Denn neben dem Begleichen von Spesen mit einer Firmenkreditkarte wie Cornèrcard hat Abacus eine Yapeal-Kartenlösung für alle anderen spesenberechtigten Mitarbeitenden geschaffen (siehe Box). Wiesner hat denn auch festgestellt, dass besonders die Kombination der Bezahlung mit Yapeal und das Einreichen der Spesenbelege direkt aus der Yapeal-App besonders geschätzt werden.

Für die Restaurantbetreiber liefert der Einsatz des kombinierten bargeldlosen Bezahlens via Yapeal mit Abaclik 3 aber nicht nur Effizienzvorteile. Vielmehr, betont Wiesner, «ist uns auch die Zusammenarbeit mit einem Fintech-Unternehmen wichtig, zumal es zu unserer Firmenidentität gehört, für Neues zu brennen».