Als die Unternehmensberaterin Romy Gerhard ihren Kunden vorschlug, ein Meeting in einem virtuellen 3D-Arbeitsraum und mit Avataren der Teilnehmenden durchzuführen, war die Skepsis gross. «Wir wollen Sie in echt sehen», «wir sind technisch nicht ausgerüstet», so die häufigsten Antworten.

Während der Corona-Krise hingegen stiess das Angebot von Gerhard auf viel grösseres Interesse. Viele Unternehmen und Teams erklärten sich erstmals bereit, in virtuellen Arbeits- und Seminarräumen zu tagen, neue Projekte zu besprechen oder Coachings durchzuführen.

Kein Wunder: Der Lockdown hatte die grenzüberschreitenden Reisemöglichkeiten komplett auf null gesetzt – und auch innerhalb der Schweiz war die Mobilität stark eingeschränkt. Abgesehen davon, dass viele Unternehmensstandorte gar nicht zugänglich waren und damit Seminarräume nicht gebucht werden konnten. Virtuelle Seminare waren die einzig mögliche Alternative.

Technische Vorbereitung nötig

«Ich nutze diese virtuellen Räume für Seminare, kollaborative Workshops, Train-­the-Trainer-Veranstaltungen, Coachings und insbesondere für unterschiedliche ­Varianten von Business Constellations», so Gerhard. «Dazu wähle ich jeweils aus ­einem umfangreichen Raumangebot die passende Arbeitsumgebung aus, bestehend aus einem Gebäude mit mehreren Räumen, manchmal sogar mit Park für Outdoor-Aktivitäten. Sobald sich die Teilnehmenden, die etwa von Brasilien oder auch von China kommen können, versammeln, kann es losgehen.»

Nach einer kurzen Eingewöhnung kleben die Beteiligten Post-its an Mediawalls, arbeiten mit gemeinsam erstellten Mindmaps, teilen Dokumente und Filme, nutzen die vielfältigen Möglichkeiten mit Skalen, Kegeln und vielem mehr. «Das ist sehr intuitiv, sehr kreativ, sehr ansprechend – und es macht erst noch Spass», sagt Gerhard begeistert.

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So vielfältig die Experimentiermöglichkeiten innerhalb der virtuellen Seminarräume sind: Die Vorbereitung und ein guter Onboarding-Prozess sind aufwendig. Die Idee, dass man innerhalb von fünf Minuten und ohne Vorbereitung in solch ein Seminar starten kann wie bei einer Zoom-Videokonferenz, ist eine Illusion.

WLAN muss stark sein

Der Onboarding-Prozess, den die Seminarleiter vorher durchführen müssen, beinhaltet vor allem ein technisches Coaching. Alle Teilnehmenden müssen zum vereinbarten Zeitpunkt startklar sein, also mit funktionsfähigem und leistungsstarkem Computer, installiertem Programm, absolviertem Lernprogramm, individua­lisiertem Avatar, Headset und Maus.

VR-Brillen sind nicht bei allen Anwendungen nötig, bei spezialisierten Trainings hingegen unumgänglich. «In die Vorbereitung investiere ich viel mehr Zeit als sonst», erklärt Gerhard. Insbesondere wenn sie grössere Events virtuell durchführt oder gemeinsam mit Co-Modera­toren in 3D unterwegs ist.

Ein Hindernis beim Start kann auch sein, dass Teilnehmende Probleme haben, sich einzuloggen, etwa weil der Computer zu alt oder zu wenig leistungsstark ist oder weil eine Firewall den Zutritt nicht erlaubt. Auch die Leistung des WLAN muss stark sein, um virtuell an Seminaren teilnehmen zu können.

Virtuelle SBB-Trainings

Die meisten Firmen in der Schweiz, die mit virtuellen Seminaren experimentieren, nutzen die Angebote von V-Comm aus Zürich oder vom deutschen Anbieter Tricat. Dazu gehören zum Beispiel SBB, Swisscom oder die Post.

«Für jeden Zweck lassen sich ideal gestaltete Räume zur Verfügung stellen», so Markus Herkersdorf von Tricat. «Und in diesen Räumen lassen sich wiederum ideale Situationen in Bezug auf die jeweilige Zielsetzung herstellen. Das kann ein Verkaufsrollenspiel am Point of Sale sein, ein technisches Training zur Störbehebung bei Maschinen oder ein Co-Creation-Workshop auf der Basis von Design Thinking.

In allen Fällen bieten die virtuellen 3D-Räume eine rea­litätsnahe und authentische Handlungsumgebung, in der in einem geschützten Raum gehandelt werden kann und die Konsequenzen der Handlungen erfahren und reflektiert werden können. Je nach Bedarf hochgradig standar­disiert oder auch beliebig kreativ, unter Einsatz von Mitteln, die in der physischen Präsenz nur sehr aufwendig oder kostenintensiv verfügbar gemacht werden können.» 

Über die Preise für solche Anwendungen bleibt Herkersdorf im Ungefähren. «Bei kundenindividuellen Projekten hängt das natürlich stark vom Aufwand ab, sagt er. Bei virtuellen Arbeitsräumen als Cloud-­basierte Software können sich Unternehmen hingegen für etwa 36 Franken pro Stunde und für bis zu 36 Teilnehmende in die virtuellen Konferenzräume einmieten.

«Manche Menschen haben die Einstellung, dass eine virtuelle Begegnung weniger wertvoll ist als eine physische», so Gerhard. «Vorurteile, dass Constel­la­tions und Ähnliches online gar nicht möglich wären, konnten wir schnell und endgültig ausräumen – das funktioniert meiner Erfahrung nach genauso gut wie in physischen Workshops.» Auch Herkersdorf erlebt, dass viele Firmen erst jetzt auf den Zug aufspringen. Seine Firma wird seit der Corona-Krise von Anfragen überrannt.

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Virtuelles Lernen

Post, SBB und Swissmem dabei

♦ Praxis Inzwischen nutzen einige Schweizer Firmen virtuelle Seminar- und Trainingsräume. So hat die SBB eine virtuelle Trainingsumgebung für den Gotthard-Basistunnel entwickeln lassen. Die Schweizerische Post führt VR-Trainings für die Arbeitssicherheit durch.

Forschung Die Swissmem liess sich eine virtuelle 3D-Akademie für ihre Seminarteilnehmer bauen. Die Universität St. Gallen, konkret das SCIL, forscht am idealen Methodeneinsatz in virtuellen Welten.