Der Empfang beziehungsweise der Empfangsbereich ist der erste Berührungspunkt zu einem Unternehmen, sei es per Telefon oder persönlich vor Ort. Diesem ersten Eindruck kommt eine entscheidende Rolle zu, in welchem Licht sich ein Unternehmen präsentiert. Trotz dieser wichtigen Rolle der Empfangs- und Telefonservices gehören diese Dienstleistungen meist nicht zum Kerngeschäft eines Unternehmens. Als Folge davon ist der Empfang oftmals nicht optimal in die Unternehmensorganisation eingebunden und wird daher auch nicht professionell betreut. Abhilfe hierfür schafft ein Outsourcing dieser Dienstleistungen. Wie auch andere Facility Services, zum Beispiel Reinigung, Hauswartung, Post und Begrünungen, kann der Empfang an Fachspezialisten ausgelagert werden. Das Unternehmen muss sich so nicht mehr um die Rekrutierung sowie Aus- und Weiterbildung kümmern und hat jederzeit die Sicherheit, dass auch bei krankheits- oder ferienbedingten Absenzen der Empfang professionell und kompetent besetzt ist. Durch die Auslagerung an einen Komplettanbieter wie die ISS Holding AG mit Sitz in Dietikon kann der Empfang zudem als Dreh- und Angelpunkt für weitere Facility Services genutzt werden, was zu einer Reduzierung der Schnittstellen und der Nutzung von Synergievorteilen führt.
Competence Center Reception
ISS gehört zu den führenden Anbietern von integralen Facility Services. Das Unternehmen hat in den letzten Jahren eine vermehrte Nachfrage nach Empfangsdienstleistungen festgestellt. Mittlerweile werden von der ISS schweizweit sprachen- und branchenübergreifend rund 40 Empfänge betreut. Ein eigens für die Empfangsdienstleistungen geschaffenes Competence Center fokussiert sich auf die Weiterentwicklung der Dienstleistun-gen und die Schulung der Mitarbeitenden. Als international tätige Gruppe organisiert die ISS alljährlich Knowledge-Foren, um einen länderübergreifenden Austausch sicherzustellen. Diese Plattform dient dazu, Erfahrungen auszutauschen und Prozesse zu optimieren.
Wichtige Qualitätssicherung
Wie bei allen Dienstleistungen steht auch beim Empfang die Qualität im Vordergrund. Durch jahrelange Erfahrung in der Erbringung von Empfangsdienstleistungen, internationalem Wissensaustausch und länderübergreifender Zusammenarbeit hat ISS ein «Book of Standard» für Empfangsdienstleistungen erstellt. Darin enthalten sind unter anderem einheitliche Prozesse, Vorgaben und Verhaltensmuster. Diese Vorlage liefert inhaltliche Kerngrössen für die Qualitätskontrollen und Audits sowie standardisierte Stellenprofile für eine strukturierte Rekrutierung. Zudem finden regelmässige interne Schulungen und Trainings für Empfangsmitarbeitende statt.