In einem herausfordernden wirtschaftlichen Umfeld können Geschäftsbeziehungen neue Chancen erschliessen, zum Beispiel durch das Eingehen einer strategischen Allianz mit einem Mitbewerber. Andererseits liegen genau hier Risiken, etwa wenn der Geschäftspartner sich nicht an vertragliche Abmachungen hält. Wird Letzteres nicht frühzeitig erkannt, kann dies zu erheblichen Störungen im Unternehmen führen, die sich negativ auf das Geschäft und im Endeffekt auf den Kunden auswirken können.
Eine systematische Überprüfung bestehender Geschäftsbeziehungen, das gezielte Monitoring von Pflichten und die zeitgerechte Einforderung von Rechten im Rahmen des Vertrags führen dazu, dass Unternehmen aktiv die Kontrolle über den Gegenwert der vertraglich geregelten Abmachungen erhalten. Der aus dem Vertragsmanagementprozess entstandene Dialog wird zu einer Minimierung der Risiken führen und gleichzeitig die Geschäftsbeziehung mit dem Vertragspartner stärken.
Externe Partnerschaften
Aber strategische Allianzen sind nicht die einzigen Beziehungen, die Firmen mit externen Partnern eingehen: Hauptlieferanten, Joint Ventures oder Service Provider im Rahmen eines Outsourcing sind weitere Vertragspartner, die gepflegt werden müssen, um Wachstum und Geschäftserfolge zu erzielen. Abspaltungen, Verkäufe von Geschäftseinheiten sowie Management Buyouts sind gerade in der aktuellen Wirtschaftssituation häufig anzutreffen (siehe Tabelle).
Oft belastet aber das aktuelle Wirtschaftsumfeld die Geschäftsbeziehungen und führt zu einer Anhäufung von Risiken:
Eingeschränkte Möglichkeit der Vertragsparteien, den vertraglich festgelegten Verpflichtungen aufgrund des wirtschaftlichen Drucks nachzukommen.
Belastung aller Schlüsselpersonen in der «erweiterten Unternehmung» aufgrund von Entlassungen und sich konkurrierender Prioritäten, was zur Vernachlässigung von vertraglichen Pflichten führen kann.
Unklare Zuständigkeiten (Governance) zwischen Verwaltungsrat, Geschäftsleitung und Prozess-management nehmen zu und oft genügen existierende Abstimmungen rund um den Prozess des Vertragsmanagements in harten Wirtschaftszeiten nicht mehr.
Aufgrund sinkender Margen können die Kosten der vereinbarten Güter oder Dienstleistungen überprüft werden und demzufolge zu einem vertragswidrigen Verhalten der Vertragspartner führen.
Fehlende Transparenz bei den vertraglichen Fristen sowie Haftungsklauseln und den damit verbundenen Risiken aufgrund vieler und unterschiedlicher Verträge.
Vertrauen validieren
In einem solchen Umfeld ist es angebracht, das dem Vertragspartner entgegengebrachte Vertrauen zu validieren und Kontrollen aufzubauen. Oftmals ist es nötig, die «erweiterte Unternehmung» aktiv zu führen - zum Beispiel mit einem Contract-Risk- and Compliance-Programm, das auf die Einhaltung von Rechten und Pflichten in bestehenden Verträgen fokussiert.
Mittels eines Contract-Risk- and Compliance-Programms werden bestehende Vertragsbeziehungen auf Risiken analysiert und bei Schwachstellen entsprechend korrigierende Massnahmen ergriffen, um Risiken zu reduzieren oder zu eliminieren. Die regelmässige Kontrolle der umgesetzten Massnahmen soll zudem die erneute Erhöhung des Risikos verhindern.
Ein effektiv und effizient implementiertes Contract-Risk- and Compliance-Programm hilft Unternehmungen Mehrwert zu generieren. So können beispielsweise verlorene Erträge durch korrekte Abrechnung von vertraglich vereinbarten Lizenzgebühren vermieden werden, die Einhaltung von vereinbarten Mengenrabatten lassen sich besser kontrollieren, Anreizsysteme oder Marketingbeiträge lassen sich realisieren. Der Schutz von Vermögenswerten durch Anwendung von Haftungsbegrenzungen und korrekte Versicherungsdeckungen oder die Ertragssteigerung durch die erweiterte Prüfung von Ansprüchen auf Garantiezahlungen sind weitere Vorteile.
Das effektive und effiziente Zusammenspiel zwischen dem Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung in den Bereichen Finanzen, Recht, Risikomanagement, Verkauf, Beschaffung und Operations spart direkt messbare Kosten, erhöht das Vertrauen bei allen Beteiligten in der «erweiterten Unternehmung» und gibt den Verantwortlichen den nötigen Spielraum für den Blick für das Wesentliche zurück.
Das erfolgreich umgesetzte Contract-Risk- and Compliance-Programm führt, basierend auf der Minimierung der Vertragsrisiken und über den im Prozess gewonnenen Dialog mit dem Vertragspartner, zu einer Stärkung der Geschäftsbeziehung und damit zu einem Return on Investment innerhalb kurzer Zeit. Die weitere sichere Navigation durch das heute herausfordernde wirtschaftliche Umfeld geht die Firma bewusster und gelassener an.