Die Nutzungskosten stellen in der Lebenszyklusbetrachtung von Gebäuden einen wichtigen Kostenblock dar. Sie lassen sich während der Planung des Projektes am stärksten beeinflussen und optimieren. Baubegleitendes Facility Management (FM) muss daher in dieser Phase ansetzen, damit die Immobilie nach der Übergabe «funktioniert» und die Aufnahme des Betriebes reibungslos sichergestellt ist. Dabei sind insbesondere die Funktionalitäten, die sich durch die Gebäudelogistik und den Betrieb ergeben, zu definieren und angemessen umzusetzen.

Partner-Inhalte
 
 
 
 
 
 

Betriebsphase vorbereiten

Das baubegleitende FM verfolgt mehrere Ziele. So sollen die notwendigen baulichen Rahmenbedingungen für die spätere Nutzung und den Betrieb geschaffen werden, ohne in die Ästhetik des Gebäudes einzugreifen. Baubegleitendes FM will das Gebäude verbessern. Dies betrifft zum Beispiel die Auswahl der Materialien, den Infrastrukturbedarf und die Gebäudelogistik. Einerseits wird auf die Wirtschaftlichkeit von Bauinvestition und Nutzungskosten, anderseits auf die Funktionalität der Massnahmen geachtet. Dabei fliessen neueste Erkenntnisse hinsichtlich der Energienutzung in die Planung ein.

Ferner ist die Übergabe der Immobilie an Eigentümer, Mieter und Betreiber vorzubereiten. Dies kann durch eine interne oder externe Betriebsorganisation sichergestellt werden, die die Bereiche kaufmännisches, infrastrukturelles und technisches Gebäudemanagement abdeckt Um die Aufgaben in der Betriebsphase des Gebäudes optimal erfüllen zu können, ist es zudem wichtig, die Daten und Dokumente der Projektphase so aufzubereiten, dass aussagekräftige und aktuelle Flächen und Plandaten zur Verfügung stehen.

Der Ablauf bei Bauprojekten kennt nach SIA 112 die Phasen strategische Planung, Vorstudien, Projektierung, Ausschreibung, Realisierung und Bewirtschaftung. Pro Phase ist definiert, welche Leistungen erbracht werden müssen, um die Grundlage für eine gewinnbringende und effiziente Bewirtschaftung zu legen. Diese Leistungen werden in die Bereiche Nutzung (z.B. Erstellung Raumprogramm), Betrieb (z.B. Definition der erforderlichen Betriebskonzepte), Daten- und Dokumentenmanagement (z.B. Festlegen von Vorgaben an Datenformate) und Qualitätssicherung aus Sicht FM (z.B. Aufstellung der Kriterien für die Auswahl und Bewertung der Planer) unterteilt.

Das Grobbetriebskonzept ist die Grundlage für die Ausgestaltung der betrieblich relevanten Aspekte des Bauprojektes. Es wird daher bereits in der Phase der Vorstudie erstellt und in den anschliessenden Projektetappen weiter verfeinert. Das Konzept enthält die strategischen Zielsetzungen in Bezug auf Nutzung, Wirtschaftlichkeit, Betrieb, Marketing und Ökologie sowie die Prozesse und Schnittstellen im Gebäudebetrieb, das Rollenmodell und die betrieblichen Anforderungen. In der Phase der Vorstudie wird der Raum- und Flächenbedarf für den Gebäudebetrieb wie z.B. Betriebsbüro, Werkstätten, Reinigungsräume, Sanität und Sicherheit, Lager- und Abstellflächen definiert.

Energiekosten beachten

Detailkonzepte während der Projektierung konkretisieren spezifische Anforderungen, beispielsweise in den Bereichen Sicherheit und Überwachung, Schliessung, Reinigung der Grossflächen, Gebäudehülle und Umgebung. Ebenfalls während der Projektierung werden Ausführungsvorgaben und Standards festgelegt, etwa zu den technischen Schlüsselanlagen wie Heizung, Lüftung, Klima, Aufzüge, Rolltreppen, Zutrittskontrolle etc.

Ein besonderes Augenmerk sollte auf das Energiekonzept gelegt werden, da die Kosten für Energie einen grossen Teil der Nutzungskosten eines Bauwerks ausmachen. Raum- und Anlagenbezeichnungen sind bei Grossprojekten bereits in der Projektierungsphase von grosser Bedeutung, um Planungsfehler zu vermeiden und den Gebäudebetrieb effizienter zu gestalten.

Während der Projektphasen Vorprojekt und Bauprojekt ist es wichtig, die Nutzungskosten, d.h. Eigentümer- und Nebenkosten, im Griff zu haben. Dies lässt sich durch eine Nutzungskostenprognose erreichen, die periodisch an den Planungsstand angepasst wird. Bauliche Korrekturen können so noch in dieser eher «günstigen» Phase erfolgen.

Basierend auf der Nutzungskostenprognose wird im weiteren Projektverlauf das Abrechnungskonzept für die Nebenkosten erstellt. Dies ist wichtig, da es grundsätzliche Auswirkungen auf die Planung der Zähler für Strom, Wärme, Kälte und Wasser hat.

In der Phase Realisierung beginnt der eigentliche Aufbau des späteren Gebäudebetriebs. Die Betreiberorganisation wird aufgebaut, der Umfang von In- und Outsourcing festgelegt, eigenes Personal rekrutiert, Maschinen und Gerätschaften beschafft sowie FM-Leistungen an externe Anbieter ausgeschrieben. Ziel muss es sein, eigenes Personal und externe Dienstleister rechtzeitig, d.h. einige Monate vor der Abnahme, an Bord zu haben, um die Inbetriebnahmen professionell planen und durchführen sowie die Aufgaben des Hausdienstes detailliert vorbereiten zu können. Nur so ist ein optimaler Start sichergestellt.

Regelmässige Qualitätchecks hinsichtlich der Anforderungen des FM bei Eigentümern, Planern und den ausführenden Unternehmen in allen Projektphasen garantieren die notwendige Qualitätssicherung und runden das Gesamtkonzept des baubegleitenden FM ab.