Digital Casual: So funktionieren Apéros per Videokonferenz

Das Paket kommt mit der Post und hat einen überraschenden Inhalt: ein Tütchen Chips sowie zwei kleine Flaschen Bier. Absender ist die neue Kollegin. Da niemand im Büro ist, kann sie sich nicht persönlich vorstellen und lädt stattdessen zum virtuellen Apéro ein – per Videokonferenz. «Dann haben alle ihre Flaschen ausgepackt und sich zugeprostet», berichtet Stefan Vogler, Markenexperte aus Zürich und Teilnehmer an dem Apéro. Dem Unternehmensberater und Verwaltungsrat hat das kontaktlose Kennenlernen gefallen. «Man tut im Grunde alles, was man in der Kneipe tun würde – nur eben vor dem Bildschirm.» Das ist die neue Normalität: Corona hat das Business rasant digitalisiert – und nebenbei auch das Geschäftsessen. Was die Amerikaner «Wine and Dine» nennen, also das gemütliche und geschäftsfördernde Treffen im Restaurant, findet zunehmend im Netz statt. Unternehmen verwöhnen prospektive Kunden nicht mehr im Sterne-Tempel, sondern laden zum Lunch oder Dinner per Videokonferenz ein. Doch bringen solche Treffen wirklich etwas? Und was trägt das virtuelle Geschäftsessen zum Erfolg bei? Neue Verhaltensregeln Statistiken dazu, wie häufig sich Schweizer Manager via Bildschirm zuprosten, gibt es noch nicht, doch Stimmen aus dem E-Commerce bestätigen den Trend. «Wir konnten eine starke Nachfrage nach Weinen für virtuelle Anlässe feststellen», sagt Renzo Schweri, Gründer des Weinversenders Flaschenpost in Zürich. Es handle sich dabei oft um Apéros oder Dinners, die per Zoom-Videokonferenz stattfinden. Die meisten Erfahrungen mit virtuellen Geschäftsessen haben IT-Startups, weil bei ihnen das «Remote»-Arbeiten schon vor Corona stark verbreitet war. Die deutsche Softwarefirma Bright Solutions zum Beispiel hat vor drei Jahren alle festen Büroarbeitsplätze abgeschafft. Seitdem trifft Vertriebsleiter Nico Sonnenberg seine Kollegen fast ausschliesslich per Videokonferenz; den Pausenkaffee oder das Feierabendbier trinkt man ebenfalls gemeinsam vor dem Bildschirm. «Das machen wir auch mit einigen Kunden», berichtet Sonnenberg. Gross vorbereitet werden die Treffen nicht. «Die Gesprächsthemen ergeben sich nach ein paar Minuten von selbst.» Allerdings sei es wichtig, dass alle die Basisregeln kennen, so Sonnenberg. Und die lauten: Bei einer Videokonferenz spricht immer nur eine Person. Wer etwas sagen will, muss virtuell die Hand heben (bei Zoom und Teams gibt es dafür eine Funktion), und wer nicht spricht, schaltet sein Mikro aus, damit er mit seinen Hintergrundgeräuschen nicht die anderen stört. «Ausserdem hat sich eingebürgert, dass man die Kamera aus- beziehungsweise einschaltet, wenn die anderen das auch tun», so der 29-Jährige. Ein wichtiger Tipp von Praktikern: Da für viele ein virtuelles Geschäftsessen Neuland ist, muss der Gastgeber die Erwartungen managen. In seiner Einladungs-E-Mail sollte er nicht nur erklären, wer dabei ist (zu den Linkedin-Profilen der Teilnehmenden verlinken), sondern auch, wie der Event abläuft, wie lange er dauert und welche Software genutzt wird. Start mit einer kurzen Einführungsrunde Generell sollte die Teilnahme so einfach wie möglich gemacht werden; am besten, man greift zu Programmen, die viele kennen und bedienen können – Skype, Zoom oder Microsoft Teams. Kommen Personen zusammen, die sich noch nicht kennen, sollte vorab ein Moderator oder eine Moderatorin festgelegt werden, der das Gespräch steuert. Anders als bei einer Runde am Restauranttisch können in einer Videokonferenz schliesslich nicht alle einfach drauflosplaudern.So klappt virtuelles «Wine and Dine» ♦ Richtige Gästeliste Laden Sie frühzeitig ein. Verschicken Sie Links zu den Linkedin-Profilen aller Teilnehmenden sowie die Agenda. Im Call selbst reicht die Zeit fürs Kennenlernen nicht. ♦ Bekannte Technik Machen Sie die Teilnahme einfach. Nutzen Sie ein Videokonferenzprogramm, das möglichst viele kennen (Skype, Zoom, Microsoft Teams). ♦ Kleine Gruppe Halten Sie die Runde klein. Laden Sie maximal acht Personen ein. ♦ Post vor dem Treffen Schicken Sie vorab ein kleines Geschenk. Wein oder Kaffee bieten sich an, ebenfalls Snacks. Achten Sie dabei auf mögliche Compliance-Vorgaben. ♦ Meeting anleiten Moderieren Sie das Treffen. Starten Sie eine kurze (!) Vorstellungsrunde, stellen Sie danach gezielt Fragen. Lassen Sie unbedingt absolut jede/jeden zu Wort kommen. ♦ Zeitlimit Behalten Sie die Uhr im Blick. Video-Calls sind anstrengend; nach 90 Minuten sollte Schluss sein. Bewährt hat es sich, mit einer kurzen Einführungsrunde zu starten – ein paar Sätze zu beruflicher Position und Hobbys reichen. Danach setzt in der Regel peinliches Schweigen ein, das der Moderator mit ein paar vorbereiteten Fragen überbrücken sollte. Beispiele: «Was haben Sie während des Lockdowns erlebt?» oder «Was war die lustigste Situation in Ihrem Berufsleben?». Noch ein Tipp von Profis: Gerade am Anfang sollte der Moderator einzelne Personen direkt ansprechen. Wer ein Thema in die Runde wirft und auf freiwillige Wortmeldungen hofft, wartet oft vergebens. Nach ein paar Minuten kommt das virtuelle Tischgespräch in der Regel von selbst in Gang. Beim realen Absacker an der Hotelbar wird es am Schluss oft am lustigsten, Treffen am Monitor dagegen ufern selten aus. Schuld ist die Technik: Einer Videokonferenz zu folgen, ist einfach anstrengender, als einem lockeren Tischgespräch zu lauschen. Das Hirn muss sich ständig anstrengen, um die Gesichter der anderen zu deuten. Das ermüdet. Deshalb raten Profis, spätestens nach 90 Minuten die Verabschiedungsrunde einzuläuten – ganz gleich, wie gut das Gespräch läuft. Essen am Bildschirm Worauf viele Unternehmen beim virtuellen Geschäftsessen ironischerweise verzichten, ist das Essen. Es hat sich nämlich gezeigt, dass sich viele Menschen unwohl dabei fühlen, vor ihrem Monitor zu speisen. Sie fürchten sich vor Krümeln am Mund oder Flecken auf dem Businesshemd, gerade in kleiner Runde, wo solche Patzer auffallen. Auch Startup-Gründer Sonnenberg ist kein Fan vom Essen am Bildschirm. «Ins Headset reinzuknuspern, ist nicht so cool.» Deshalb lassen es die meisten virtuellen Gastgeber mit Getränken bewenden. Man lädt die Kunden zum gemeinsamen Frühstückskaffee ein, zur Cocktail-Party oder zur Weinprobe via Zoom. Amerikanische Firmen haben sich besonders schnell auf die kontaktlose Version von «Wine and Dine» eingestellt. Mancherorts existieren sogar schon interne Richtlinien dazu, wie man Kundinnen und Kunden aus der Ferne umgarnt. Standard ist mittlerweile, dem Kunden eine Stunde vor dem Treffen eine Flasche Wein oder eine Tüte Kaffee an die Haustür liefern zu lassen (ein findiger Röster bietet sogar eine Sorte namens «Social Distancing» an). Gläser – am besten mit Firmenlogo – werden dem Gästepaket beigelegt. Überraschungsgäste als Höhepunkt Manche Firmen setzen auch auf die VIP-Behandlung und streuen kleine Überraschungen ein. Okta zum Beispiel, eine Softwarefirma aus San Francisco, überraschte die Gäste bei einem virtuellen Geschäftsessen damit, dass sich der ehemalige Basketballstar Scottie Pippen für einen kurzen Plausch in die Zoom-Unterhaltung einklinkte. Bei einem anderen Anlass wurde ein Michelin-Sterne-Koch zugeschaltet, der den Teilnehmenden zeigte, wie man Lachs mit weisser Buttersauce zubereitet. Viele waren so begeistert, dass sie ihre Familien an den Bildschirm holten, berichtet das Wirtschaftsmagazin «Inc.». Bleibt die Frage: Wie viel Spass macht das virtuelle Geschäftsessen? Vertriebsleiter Sonnenberg ist ein Fan der Online-Variante. «Das ist persönlicher. Man sieht zum Beispiel das Kind auf dem Schoss hüpfen und erfährt viel mehr über die Familie als bei einem realen Treffen.» Markenexperte und Hochschuldozent Vogler ist skeptischer. Zunächst war er von den Distanz-Apéros recht angetan, mittlerweile macht sich bei ihm Ernüchterung breit. Es brauche «eiserne» Disziplin, um die Gespräche am Laufen zu halten, so Vogler. Ausserdem könne man sich – anders als beim Offline-Treffen – nicht mit einem anderen Teilnehmer kurzerhand für eine Eins-zu-eins-Unterhaltung zurückziehen.