Gefühlt alle sind heute gestresst. Gestresst vom übervollen Posteingang, der ständig wegen ankommender Nachrichten bimmelt. Gestresst von neuen Studien, die die Informationsflut ansteigen lässt. Gestresst vom Chef, der seine jüngste Idee in einem kurzfristig einberufenen Meeting vorstellen will.
Laut dem neuen Work Trend Index von Microsoft übersteigt die Flut digitaler Aufgaben wie Meetings, Mails oder Daten die Fähigkeit der Menschen, alles zu verarbeiten. Das Tempo im Büro erhöht sich, Priorisieren wird schwierig; alles scheint wichtig. Angestellte wollen aus dem Stress ausbrechen, aber weil bereits neue Aufgaben warten, drehen sie sich im Kreis und kommen nicht aus dem Rotieren heraus.
Grösster Produktivitätskiller sind Meetings
Laut dem Work Trend mit 31’000 befragten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern geben zwei von drei Personen an, dass sie wegen der Schnelligkeit kaum mehr Zeit und Energie für ihre eigentliche Arbeit finden. Rund 70 Prozent sagen aus, dass sie zu wenig Zeit finden, um sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Noch schwieriger wird es, wenn sie dann innovative und kreative Inputs liefern sollen – wo sie doch im Alltag nur der Routine hinterherhecheln.
Dabei fällt vor allem ein Aspekt ins Auge, der laut der Studie der grösste Produktivitätskiller sein sein: die Flut an Meetings. Die Anzahl Stunden, die wir in Meetings verbringen, hat über die letzten Jahre stets zugenommen. Bei jenen, die Meetings am intensivsten nutzen, sind es im Schnitt siebeneinhalb Stunden die Woche – also praktisch ein Arbeitstag, der durch Meetings entfällt. Dabei zeigen mehrere Studien, dass jedes zweite Meeting als unnötig angesehen und entsprechend weggelassen werden könnte.
«Könnte», denn Meetings haben seit der Pandemie und dem Wechsel ins Homeoffice markant zugenommen. Nie war es einfacher, ein «kurzes Meeting» einzuberufen, um «alle auf den aktuellen Stand» zu bringen. Dabei sind Meetings ein Graus für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer: 58 Prozent finden Brainstorming in einem virtuellen Raum sehr anspruchsvoll.
Diejenigen, die zu spät kommen, haben Mühe, den Rückstand aufzuholen (57 Prozent). Für 55 Prozent ist unklar, wie es nach einem Meeting weitergeht, und 56 Prozent schaffen es nicht, das Geschehene zusammenzufassen.
FOMO im Business-Alltag
Warum also besteht noch immer dieser Drang nach möglichst vielen Meetings? Eine Antwort liefert der Microsoft Report: «Fomo– Fear of missing out.» Also die Angst davor, etwas zu verpassen, wenn man nicht am Meeting teilnimmt.
Von Meetings erwarten Angestellte, Informationen zu erhalten, damit sie ihren Job besser machen können. Nur hat die Pandemie mitunter dazu geführt, dass Meetings nicht mehr zum Informationsaustausch erfolgen, sondern auch zur Kontrolle.
Wechselten Angestellte während der Pandemie ins Homeoffice, mussten Führungspersonen die Verantwortung in die Stuben und Büros ihrer Mitarbeitenden abgeben. Sie mussten darauf vertrauen, dass die Angestellten die Arbeit auch zu Hause gewissenhaft erledigen. Entsprechend wurden auch mehr Meetings aufgesetzt – um einander zu sehen. Gleichzeitig diente das als Vorwand für ein Kontrollelement. Vorgesetzte konnten so auch gleich prüfen, ob die Person wirklich online ist und ihrer Arbeit nachgeht.
Die Lösung für die Meeting-Flut
Diese ständigen Meetings unterbrechen aber die Angestellten in ihrem eigentlichen Tun. Statt also Meetings mit allen Personen einzuberufen oder auf einen Videocall zu pochen, reicht – wenn überhaupt nötig – ein einfacher Telefonanruf. Führungspersonen sollten sich Gedanken machen, wer in welchen Calls dabei ist und welche Meeting-Struktur effektiv Sinn macht. Teilweise kann eine Information auch in einer Mail mitgeteilt werden, während wichtige Entscheidungen in einem grösseren Team diskutiert werden.
Voraussetzung, damit aber auch solche Meetings funktionieren, ist eine kleine, aber feine Auswahl an Teammitgliedern sowie eine Agenda. Wer nichts zum Thema beitragen kann, soll sich seiner Arbeit widmen können. Wer vom Thema betroffen ist, besucht das Meeting, das aber einer klaren Struktur folgt und schnell zum Abschluss findet. Das entlastet Angestellte wie auch Führungspersonen enorm.
